Mit den Programmen buchhalter, buchhalter plus, buchhalter pro und buchhalter premium sowie den jeweiligen office-Versionen in denen der buchhalter enthalten ist lässt sich die Buchhaltung recht einfach und unkompliziert im eigenen Unternehmen durchführen. Auf Buchhaltung „inhouse“ setzen immer mehr Unternehmen. Dies hat u.a. den Vorteil, dass man die Daten im Haus hat und so direkt sieht, wie es um das eigene Unternehmen steht und ob man evtl. in dem ein oder anderen Geschäftsfeld o.ä. eingreifen muss, weil die Werte aus dem „Ruder“ laufen.

Viele arbeiten auch mit Buchführungs- oder Steuerbüro zusammen. Daher ist eine der häufigsten Fragen in meinem Support-Alltag die, wie man denn die gebuchten Werte nun zum Buchführungsbüro oder Steuerberater transferieren kann. Einige versuchen dies über eine Datensicherung. Dieser Weg ist zwar denkbar, funktioniert jedoch nur, wenn die Gegenseite ebenfalls ein Lexware-Programm in der gleichen Version und der gleichen Reihe einsetzt. Eine weitere Alternative ist der ASCII-Export, welcher in jedem der Buchhaltungsversionen integriert ist. Der aus meiner Sicht einfachste und praktikabelste Weg ist jedoch der über den DATEV-Export.


Am Ende des Artikels finden Sie eine Anleitung zum DATEV-Export aus Lexware buchhalter auch in Form eines Video-Tutorials.


Die Möglichkeit über einen Datev-Export die Buchhaltungsdaten zu exportieren ist in den Versionen von Lexware buchhalter, buchhalter plus, buchhalter pro und buchhalter premium gegeben. Die Option muss hierzu lediglich in den Firmeneinstellungen aktiviert werden

Ansicht des Firmenassistenten bei pro/premium
Ansicht des Firmenassistenten bei pro/premium

In der obigen Ansicht ist der Teil aus dem Firmenassistenten in einer pro/premium Version dargestellt. Bei buchhalter standard und buchhalter plus ist dies ebenfalls bei den Firmenangaben einstellbar. (über Bearbeiten -> Firma) Hier muss die Datev-Option einfach angehakt werden und dann ggfs. die Felder ausgefüllt werden. Sprecht die einzugebenden Werte am Besten mit Eurem Buchführungs- oder Steuerbüro ab. Die Option „Kontennummernerweiterung (KNE)“ sollte für gewöhnlich angehakt bleiben, da die meisten Buchführungsbüros und Steuerberater mit KNE arbeiten.


Menüansicht "Datei" bei aktivierter Datev-Option
Menüansicht „Datei“ bei aktivierter Datev-Option

In obiger Abbildung ist die Ansicht des Menüs „Datei“ dargestellt, wenn die Datev-Option aktiviert ist. Im buchhalter standard und buchhalter plus findet Ihr die Export Funktion unter Datei -> Export -> Datev.

[Update 13.03.2012] Eine aufmerksame Leserin hat mich auf ein fehlendes Detail hingewiesen (vielen Dank!): Bei buchhalter standard/plus ist es vorab notwendig, die Daten vom Stapel in das Journal zu übertragen. Daten die im Stapel stehen können bei den Versionen standard und plus nicht exportiert werden. In den pro und premium Versionen ist es möglich, auch die Daten aus dem Stapel zu übermitteln. [/]

Datev-Export Verzeichnisauswahl
Datev-Export Verzeichnisauswahl

Wie in der obigen Ansicht dargestellt, legt Ihr beim nächsten Schritt das Exportverzeichnis fest. Hierbei ist zu beachten, dass für jeden Export möglichst ein separater Ordner gewählt werden sollte. Die exportierten Dateien haben immer die gleiche Dateibezeichnung und evtl. bereits bestehende Exportdateien würden somit überschrieben.

Meine Empfehlung: legt Euch einen Ordner „Datev-Exporte“ an und innerhalb dieses Ordners einen Unterordner für den jeweiligen Mandanten (sofern Ihr mit mehreren Mandanten arbeiten) oder einfach Ordner mit der jeweiligen Bezeichnung des exportierten Zeitraumes an. (z.B. Januar, Quartal 1, Periode, Jahr 2009 etc) Diese Ordnerstruktur legt Ihr idealerweise bereits im Vorfeld an. Über den Button „Durchsuchen“ wählt Ihr dieses Verzeichnis dann aus und bestätigt die Auswahl dann mit „OK„.

Angaben zum Datev-Export
Angaben zum Datev-Export

Wie bereits etwas weiter oben erwähnt, fragt bitte bei Eurem Buchführungs- oder Steuerbüro nach, welche Werte Ihr bei den Datev-Angaben hinterlegen sollt.  Bitte beachtet, dass alle Felder gefüllt sein müssen – erst dann wird der „Weiter“ -Button freigegeben.

Datev-Export - Export-Zeitraum
Datev-Export – Export-Zeitraum

Im nächsten Schritt wählt Ihr den zu exportierenden Zeitraum. Ihr habt hierbei die Wahl zwischen Wirtschaftsjahr, Quartal, Quartalsbereich, Monat, Monatsbereich, Periode, Periodenbereich, Datum sowie Datumsbereich.

Datev-Export - Buch- oder Belegdatum
Datev-Export – Buch- oder Belegdatum

Auf der gleichen Seite im Assistenten könnt Ihr nun noch wählen, ob für den Export das Buchungs- oder das Belegdatum genutzt bzw. für den gewählten Exportzeitraum zugrundgelegt werden soll. Das Buchungsdatum meint hiermit das Datum, an dem die Buchung im Programm erfasst wurde. Das Belegdatum meint das Datum, welches Ihr in der Buchungsmaske als Datum angegeben habt.

Ausserdem könnt Ihr bei buchhalter pro/premium wählen, ob die Buchungen aus dem Stapel oder dem Journal exportiert werden sollen. Diese Funktionalität steht im buchhalter standard und buchhalter plus nicht zur Verfügung.

Datev-Export - Liste der Buchungen
Datev-Export – Liste der Buchungen

Im letzten Schritt bekommt Ihr nun die Liste aller Buchungen angezeigt, welche den zuvor ausgewählten Kriterien entsprechen. Ihr habt hier zum Einen die Möglichkeit, diese Liste auf Vollständkeit zu prüfen. Zum Anderen könnt Ihr nun auch einzelne Buchungen vom Export ausschliessen. Hierzu entfernt Ihr einfach das Häkchen in der Spalte „Auswahl“ bei der jeweiligen Buchung.

Mit dem Drücken des „Fertigstellen„-Buttons wird der Export angestossen und es folgt dann eine Meldung, in welcher angegeben wird, wieviele Buchungen exportiert wurden.

[Update] Nachstehend eine Schritt-für-Schritt Anleitung für den DATEV-Export aus Lexware buchhalter in Videoform mit ein paar zusätzlichen Tipps:

Ich freue mich, wenn die Anleitung hilfreich ist. Bei Fragen oder Anregungen steht Euch die Community gern zur Verfügung.


Ab Version 2013 der Lexware buchhalter Programme gab es eine kleine Änderung bzgl. der Export-Formate. Mehr dazu gibt es im dazugehörigen Artikel.


Letzte Bearbeitung: 2022-07-26