Digitalisierung & Dokumentenmanagement

Ein papierloses Büro wird bereits seit einigen Jahrzehnten thematisiert. Wirklich erreicht haben es bisher die wenigsten Unternehmen. Denn machen wir uns nichts vor: ganz so leicht, wie es sich anhört, ist es nicht.

Aber die Digitalisierung bleibt nicht stehen und viele Bereiche und Prozesse werden digitaler. Auch wenn sich manche Unternehmen noch etwas scheuen, kann man sich dem nur schwer entziehen. Denn die Digitalisierung von Prozessen und Verwaltung von Dokumenten in digitaler Form, bieten auch etliche Vorteile.

Neben dem, was aus gesetzlichen Gründen in diesem Bereich berücksichtigt werden muss, kann man durch digitale Prozesse und Dokumentenverwaltung auch viel Zeit und Kosten einsparen.

Der ortsunabhängige Zugriff auf Daten und Informationen ist spätestens seit 2020 und der Corona-Pandemie sehr relevant. Auch hier können die digitale Verwaltung von Dokumenten und digitale Prozesse helfen, effizient und komfortabel zu arbeiten.

Digitalisierung - DMS

ecoDMS

Informationen und Dokumente im Unternehmen digital ablegen und archivieren, verwalten und rechtssicher aufbewahren lässt sich mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) durchführen.

Für eine einfache, langfristige, plattformunabhängige und revisionskonforme Archivierung aller Dokumente setzen wir für unsere Kund:innen auf die Lösungen von ecoDMS.

ecoDMS vereint alle Dokumente und Daten zentral in einem elektronischen Archiv. Die Dokumente lassen sich dabei bequem und einfach verwalten und auch wiederfinden.

Bei Bedarf kann der Zugriff standortunabhängig angelegt werden. So kann auf die bestehenden Daten direkt am Arbeitsplatz, aber auch von unterwegs oder im Homeoffice zugegriffen werden.

Die intuitive Bedienbarkeit erleichert hierbei die Nutzung, egal ob Desktop-Client, Internetbrowser, Smartphone oder Tablet.

Der ecoDMS Server bildet die Grundlage der gesamten Archivlösung. Server meint bei ecoDMS aber keine Hardware, sondern Software. Dieser komponentenbasierte Process Server von ecoDMS ermöglicht die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit des Systems.

ecoDMS kann mit den eigenen Strukturen, Berechtigungen und Konfigurationen ausgerichtet werden. Die Daten, Dokumente und Informationen werden dabei revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank und in Containern gespeichert.

Es findet keine Speicherung von Daten und Informatioinen auf fremden Servern statt, sondern dort, wie Du es installiert hast. Es gibt keine Speicherlimits, ausser die, welche Deine genutzte Hardware vorgibt.

Nachstehend ein Auszug der viele Funktionen, welche die Lösungen von ecoDMS bieten:

  • Aktivitäten und Historie
  • Anzeige, Download, Export, Mailversand der Dokumente
  • bei Bedarf automatische Archivierung + Zuordnung
  • Benutzer- und Gruppenverwaltung
  • Datensicherung und Wiederherstellung
  • Dokumente löschen, scannen (Inbox), teilen
  • ecoDMS API
  • Intuitive Benutzeroberfläche
  • Klassifizierung
  • LDAP / Active Directory Anschluss
  • Microsoft-, Libre- und OpenOffice Plugin
  • Notizen
  • Offline Client
  • PDF/A Drucker
  • Snapshot 2 Archive
  • Suche, Filter und Favoriten
  • Thunderbird Plugin
  • Versionsverwaltung
  • Webclient
ecoDMS Logo
ecoDMS QPR Logo

Warum ecoDMS auch Deine Lösung ist

  • Daten liegen sicher in Deiner Datenbank und nicht extern auf fremden Rechnern
  • keine zeitliche Beschränkung bei der Lizenznutzung
  • ohne Begrenzung der Dokumentenanzahl
  • einfach und intuitiv bedienbar
  • branchenunabhängige Nutzung
  • Lizenzpreisgarantie

Was wir Dir bieten

  • umfassende und kompetente Beratung
  • Lizenzbezug
  • Installation
  • Konfiguration
  • Einweisung & Produktschulungen
  • Betreuung und Support

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    Du bist noch unschlüssig? Dann teste ecoDMS einfach, wir stellen Dir eine Testversion kostenfrei für 30 Tage zur Verfügung.

    Wähle einfach im Kontaktformular als Bereich Testversion und schildere uns im Nachrichtenbereich grob, in welchem Bereich Du es einsetzen möchtest. 

    Jetzt Beratung anfragen

    Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems gilt es ein paar Dinge zu beachten, dass das System am Ende auch effektiv und für Deine Belange optimiert läuft.

    Daher empfehlen wir eine passende Beratung.