Viele Nutzer Arbeiten mit einem Steuerberater oder einem Buchführungsbüro zusammen. So kommt es vor, dass Daten zwischen Mandant und Steuerberater/Dienstleister ausgetauscht werden müssen. Vor wenigen Wochen hatte ich erläutert, wie man einen Datev-Export aus Lexware buchhalter erstellt, und somit die Daten dem Steuerberater oder Buchführungsbüro zur Verfügung stellt.

Heute werde ich erläutern, wie die Daten, welche man vom Steuerberater oder Buchführungsdienstleiter erhält, wieder in die Lexware Software eingespielt werden.

Die nachstehenden Screen-Shots stammen aus einer Lexware financial office premium Version. Der Ablauf ist bei den pro-Versionen identisch und bei den standard/plus Versionen bis auf geringe Abweichungen zu Beginn ebenfalls vergleichbar.

Wenn Sie die Daten als .zip oder .rar Datei erhalten haben, so müssen Sie diese vorher erst entpacken. Legen Sie die entpackten Dateien in ein Verzeichnis, welches Sie auch recht schnell wiederfinden. Meine Empfehlung – egal ob Import oder Export – ist: legen Sie sich ein Verzeichnis „Buchhaltung“ an und in diesem einen Unterordner „Datev“. Diesen Ordner unterteilen Sie am besten nach Zeiträumen, so wie Sie exportieren bzw. importieren. (z.B. nach Monaten, nach Quartal etc.) Es gilt zu beachten, dass die Dateien, egal aus welchem Zeitraum sie stammen, immer die gleiche Bezeichnung haben. Dies bedeutet, dass, wenn Sie nur einen Ordner für die Speicherung nutzen, die Dateien bei Ablage neuer Importdaten jedesmal überschrieben werden. Von dieser Vorgehensweise rate ich ab.


Am Ende des Artikels finden Sie eine Anleitung zum DATEV-Import in Lexware buchhalter auch in Form eines Video-Tutorials.


Wenn Sie bisher noch keine Daten via Datev-Schnittstelle exportiert haben, prüfen Sie zunächst, ob die Datev-Unterstützung in Ihrem Programm aktiviert ist. Um einen Datev-Import durchführen zu können, müssen Sie in den Firmeneinstellungen die Datev-Unterstützung, durch setzen eines kleinen Häkchens, aktivieren. Die Auswahl für Kontonummernerweiterung (KNE) sollte ebenfalls aktiviert werden bzw. sofern der Haken hier bereits gesetzt ist, belassen Sie diesen. Die meisten Steuerberater/Buchführungsbüros arbeiten mit KNE. Um sicher zu gehen fragen Sie bei Ihrem Dienstleister nach, ob diese Einstellung benötigt wird.

Ansicht des Firmenassistenten bei pro/premium

Ansicht des Firmenassistenten bei pro/premium

 

Ist die Option aktiviert, so finden Sie im Menü Datei -> DATEV-Schnittstelle -> DATEV-Import die entsprechende Importfunktion. Bei den standard/plus Versionen findet sich der DATEV-Import unter Datei -> Import -> DATEV. Bevor Sie den Import starten, stellen Sie bitte sicher, dass evtl. neue Sach- und/oder Personenkonten, welche von Ihrem Dienstleister angelegt wurden auch bei Ihnen im buchhalter existieren. Für Personenkonten lässt sich hierfür ebenfalls der Datev-Import nutzen. Sie benötigen jedoch separate Import-Dateien der Personenkonten, welche Sie von Ihrem Dienstleister erhalten.  Bitte überprüfen Sie zusätzlich, ob im Stapel noch Buchungen vorhanden sind, welche ggfs. bereits ins Journal übertragen werden können. Warum erläutere ich Ihnen zum Schluss näher.

 

Menüansicht Datei bei aktivierter Datev-Option

Menüansicht Datei bei aktivierter Datev-Option

 

Wählen Sie nun den Datev-Import durch Klick aus. Es erscheint eine Hinweisseite zum Datev-Import. Diese Hinweisseite lässt sich durch setzen das Häkchens beim nächsten Aufruf des Assistenten unterdrücken. Auf Seite 2 des Datev-Import-Assistenten finden Sie die Such- und Auswahlfunktion für die Importdaten.

festlegen des Importverzeichnisses

festlegen des Importverzeichnisses

 

Wählen Sie das Verzeichnis aus, in welchem Sie die Importdaten vorab gespeichert haben. Zur Auswahl klicken Sie das entsprechende Verzeichnis mit der linken Maustaste doppelt an. Haben Sie das entsprechende Verzeichnis ausgewählt, so bestätigen Sie bitte mit dem Button „OK„.

Datev Import-Datensatz wählen

Datev Import-Datensatz wählen

 

Befinden sich in dem ausgewählten Verzeichnis Dateien im kompatiblen Datev-Format, so werden die entsprechenden Datensätze in der Liste aufgeführt. Im Normalfall wird hier nur ein Eintrag angezeigt. Markieren Sie diesen Eintrag, indem Sie ihn einmal mit der linken Maustaste anklicken. Gehen Sie über den Button „Weiter“ zum nächsten Schritt.

Datev Import-Einstellung

Datev Import-Einstellung

 

Auf der Seite „Einstellungen“ des Import-Assistenten muss in der Regel nichts verändert werden.  Um sicher zu gehen, kontaktieren Sie Ihren Steuerberater oder Buchführungsdienstleister. Über den Button „Weiter“ kommen Sie zur nächsten Seite des Assistenten.

Auflistung der Buchungsdaten

Auflistung der Buchungsdaten

 

Im letzten Fenster werden Ihnen nun die einzelnen Buchungsdaten angezeigt. Sie können diese nun auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüfen und auch einzelne Buchungen vom Import ausschliessen. Mit Klick auf „Fertigstellen“ wird der Import gestartet und die Daten in den buchhalter importiert.

Bestätigung des Importes

Bestätigung des Importes

 

Nachdem alle Daten eingelesen wurden erhalten Sie eine Meldung, welche Ihnen den erfolgreichen Import bestätigt. Bei vielen Buchungen bzw. einem längeren Zeitraum, welcher importiert wird, kann der Import etwas länger dauern. Gedulden Sie sich daher ein wenig. 🙂

Die in der Meldung angegebene Zahl der importierten Buchungen sollte mit der Anzahl der Datensätze, welche in der Import-Datei vorhanden sind, übereinstimmen. Weicht diese ab, so fehlen in Ihrem Kontenrahmen* wahrscheinlich entsprechende Buchungskonten. In diesem Fall bleibt das Fenster des Assistenten offen und die entsprechenden Buchungen werden am linken Rand der Liste mit einem schwarzen Ausrufezeichen markiert. Klicken Sie diese Buchungen an, so erhalten Sie eine Info, was genau bei dieser Buchung nicht korrekt ist.

Die Daten werden in den Buchungsstapel importiert. Sollte es der Fall sein, dass Buchungen nicht mit importiert wurden, da Buchungskonten fehlen o.ä. finden Sie ausschliesslich die korrekten Buchungen im Stapel wieder. Wenn Sie – wie oben erwähnt – nun keine weiteren Buchungen im Stapel haben, können Sie über Buchen -> Stapel löschen den Buchungsstapel komplett wieder löschen. Dann legen Sie die fehlenden Konten an bzw. beheben die entsprechenden Fehler und importieren die komplette Datei nochmals. Haben sie noch andere Buchungen im Stapel vorliegen, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, beim einzelnen Löschen der Buchungen sorgfältig aufzupassen, um nicht die falsche Buchung zu entfernen. Alternativ können Sie auch die fehlenden Buchungssätze manuell buchen oder aber bei einem erneuten Import, in der Liste auf der letzten Seite des Importassistenten, alle bereits vorliegenden Buchungen, durch entfernen das Häkchens, abwählen und nur die noch fehlenden Buchungen importieren.

Sind nun alle gewünschten Buchungen erfolgreich importiert, empfehle ich, diese nochmals im Stapel durchzugehen und auf Korrektheit und Vollständigkeit zu überprüfen. Ist alles in Ordnung, können Sie die Daten ins Journal übertragen.

Nachstehend die Erläuterungen und der Ablauf zum DATEV-Import in Lexware buchhalter in Videoform:

Ich freue mich, wenn die Anleitung hilfreich ist. Bei Fragen oder Anregungen steht Ihnen das Kommentarfeld oder die Kontaktmöglichkeit zur Verfügung.


Ab Version 2013 der Lexware buchhalter Programme gab es eine kleine Änderung bzgl. des Imports. Mehr dazu gibt es im dazugehörigen Artikel.



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Letzte Bearbeitung: 2017-08-08

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