Viele Nutzer Arbeiten mit einem Steuer- oder einem Buchführungsbüro zusammen. So kommt es vor, dass Daten zwischen Mandant:in und Steuerberatung/Dienstleister:in ausgetauscht werden müssen. Vor wenigen Wochen hatte ich erläutert, wie man einen Datev-Export aus Lexware buchhalter erstellt, und somit die Daten dem Steuer- oder Buchführungsbüro zur Verfügung stellt.

Heute werde ich erläutern, wie die Daten, welche man vom Steuerbüro oder Buchführungsdienstleiter:innen erhält, wieder in die Lexware Software eingespielt werden.

Die nachstehenden Screen-Shots stammen aus einer Lexware financial office premium Version. Der Ablauf ist bei den pro-Versionen identisch und bei den standard/plus Versionen bis auf geringe Abweichungen zu Beginn ebenfalls vergleichbar.

Wenn Ihr die Daten als .zip oder .rar Datei erhalten haben, so müsst Ihr diese vorher erst entpacken. Legt die entpackten Dateien in ein Verzeichnis, welches Ihr auch recht schnell wiederfinden. Meine Empfehlung – egal ob Import oder Export – ist: legt Euch sich ein Verzeichnis „Buchhaltung“ an und in diesem einen Unterordner „Datev“. Diesen Ordner unterteilt Ihr am besten nach Zeiträumen, so wie Ihr exportiert bzw. importiert. (z.B. nach Monaten, nach Quartal etc.) Es gilt zu beachten, dass die Dateien, egal aus welchem Zeitraum sie stammen, immer die gleiche Bezeichnung haben. Dies bedeutet, dass, wenn Ihr nur einen Ordner für die Speicherung nutzt, die Dateien bei Ablage neuer Importdaten jedesmal überschrieben werden. Von dieser Vorgehensweise rate ich ab.


Am Ende des Artikels finden Sie eine Anleitung zum DATEV-Import in Lexware buchhalter auch in Form eines Video-Tutorials.


Wenn Ihr bisher noch keine Daten via Datev-Schnittstelle exportiert habt, prüft zunächst, ob die Datev-Unterstützung in Eurem Programm aktiviert ist. Um einen Datev-Import durchführen zu können, müsst Ihr in den Firmeneinstellungen die Datev-Unterstützung, durch setzen eines kleinen Häkchens, aktivieren. Die Auswahl für Kontonummernerweiterung (KNE) sollte ebenfalls aktiviert werden bzw. sofern der Haken hier bereits gesetzt ist, belasst diesen. Die meisten Steuer-/Buchführungsbüros arbeiten mit KNE. Um sicher zu gehen fragt bei Eurer Dienstleister:in nach, ob diese Einstellung benötigt wird.

Ansicht des Firmenassistenten bei pro/premium
Ansicht des Firmenassistenten bei pro/premium

Ist die Option aktiviert, so findet Ihr im Menü Datei -> DATEV-Schnittstelle -> DATEV-Import die entsprechende Importfunktion. Bei den standard/plus Versionen findet sich der DATEV-Import unter Datei -> Import -> DATEV. Bevor Ihr den Import startet, stellt bitte sicher, dass evtl. neue Sach- und/oder Personenkonten, welche von Eurer Dienstleister:in angelegt wurden auch bei Euch im buchhalter existieren. Für Personenkonten lässt sich hierfür ebenfalls der Datev-Import nutzen. Ihr benötigt jedoch separate Import-Dateien der Personenkonten, welche Ihr von Eurer Dienstleister:in erhaltet.  Bitte überprüft zusätzlich, ob im Stapel noch Buchungen vorhanden sind, welche ggfs. bereits ins Journal übertragen werden können. Warum erläutere ich Euch zum Schluss näher. 

Menüansicht Datei bei aktivierter Datev-Option
Menüansicht Datei bei aktivierter Datev-Option

Wählt nun den Datev-Import durch Klick aus. Es erscheint eine Hinweisseite zum Datev-Import. Diese Hinweisseite lässt sich durch setzen das Häkchens beim nächsten Aufruf des Assistenten unterdrücken. Auf Seite 2 des Datev-Import-Assistenten findet Ihr die Such- und Auswahlfunktion für die Importdaten.

festlegen des Importverzeichnisses
festlegen des Importverzeichnisses

Wählt das Verzeichnis aus, in welchem Ihr die Importdaten vorab gespeichert habt. Zur Auswahl klickt das entsprechende Verzeichnis mit der linken Maustaste doppelt an. Habt Ihr das entsprechende Verzeichnis ausgewählt, so bestätigt bitte mit dem Button „OK„.

Datev Import-Datensatz wählen
Datev Import-Datensatz wählen

Befinden sich in dem ausgewählten Verzeichnis Dateien im kompatiblen Datev-Format, so werden die entsprechenden Datensätze in der Liste aufgeführt. Im Normalfall wird hier nur ein Eintrag angezeigt. Markiert diesen Eintrag, indem Ihr ihn einmal mit der linken Maustaste anklickt. Geht über den Button „Weiter“ zum nächsten Schritt.

Datev Import-Einstellung
Datev Import-Einstellung

Auf der Seite „Einstellungen“ des Import-Assistenten muss in der Regel nichts verändert werden.  Um sicher zu gehen, kontaktiert Euer Steuer- bzw. Buchführungsbüro. Über den Button „Weiter“ kommt Ihr zur nächsten Seite des Assistenten.

Auflistung der Buchungsdaten
Auflistung der Buchungsdaten

Im letzten Fenster werden Euch nun die einzelnen Buchungsdaten angezeigt. Ihr könnt diese nun auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüfen und auch einzelne Buchungen vom Import ausschliessen. Mit Klick auf „Fertigstellen“ wird der Import gestartet und die Daten in den buchhalter importiert.

Bestätigung des Importes
Bestätigung des Importes

Nachdem alle Daten eingelesen wurden erhaltet Ihr eine Meldung, welche Euch den erfolgreichen Import bestätigt. Bei vielen Buchungen bzw. einem längeren Zeitraum, welcher importiert wird, kann der Import etwas länger dauern. Geduldet Euch daher ein wenig. 🙂

Die in der Meldung angegebene Zahl der importierten Buchungen sollte mit der Anzahl der Datensätze, welche in der Import-Datei vorhanden sind, übereinstimmen. Weicht diese ab, so fehlen in Eurem Kontenrahmen wahrscheinlich entsprechende Buchungskonten. In diesem Fall bleibt das Fenster des Assistenten offen und die entsprechenden Buchungen werden am linken Rand der Liste mit einem schwarzen Ausrufezeichen markiert. Klickt diese Buchungen an, so erhaltet Ihr eine Info, was genau bei dieser Buchung nicht korrekt ist.

Die Daten werden in den Buchungsstapel importiert. Sollte es der Fall sein, dass Buchungen nicht mit importiert wurden, da Buchungskonten fehlen o.ä. findet Ihr ausschliesslich die korrekten Buchungen im Stapel wieder. Wenn Ihr – wie oben erwähnt – nun keine weiteren Buchungen im Stapel habt, könnt Ihr über Buchen -> Stapel löschen den Buchungsstapel komplett wieder löschen. Dann legt die fehlenden Konten an bzw. behebt die entsprechenden Fehler und importiert die komplette Datei nochmals. Habt Ihr noch andere Buchungen im Stapel vorliegen, bleibt Euch nichts anderes übrig, beim einzelnen Löschen der Buchungen sorgfältig aufzupassen, um nicht die falsche Buchung zu entfernen. Alternativ könnt Ihr auch die fehlenden Buchungssätze manuell buchen oder aber bei einem erneuten Import, in der Liste auf der letzten Seite des Importassistenten, alle bereits vorliegenden Buchungen, durch entfernen das Häkchens, abwählen und nur die noch fehlenden Buchungen importieren.

Sind nun alle gewünschten Buchungen erfolgreich importiert, empfehle ich, diese nochmals im Stapel durchzugehen und auf Korrektheit und Vollständigkeit zu überprüfen. Ist alles in Ordnung, könnt Ihr die Daten ins Journal übertragen.

Nachstehend die Erläuterungen und der Ablauf zum DATEV-Import in Lexware buchhalter in Videoform:

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Ich freue mich, wenn die Anleitung hilfreich ist. Bei Fragen oder Anregungen steht Euch das Kommentarfeld bzw. die Community zur Verfügung.


Ab Version 2013 der Lexware buchhalter Programme gab es eine kleine Änderung bzgl. des Imports. Mehr dazu gibt es im dazugehörigen Artikel.


Letzte Bearbeitung: 2022-07-29