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Mit den Programmen buchhalter, buchhalter plus, buchhalter pro und buchhalter premium sowie den jeweiligen office Versionen in denen der buchhalter enthalten ist lässt sich die Buchhaltung recht einfach und unkompliziert im eigenen Unternehmen durchführen. Auf Buchhaltung “inhouse” setzen immer mehr Unternehmen. Dies hat u.a. den Vorteil, dass man die Daten im Haus hat und so direkt sieht, wie es um das eigene Unternehmen steht und ob man evtl. in dem ein oder anderen Geschäftsfeld o.ä. eingreifen muss, weil die Werte aus dem “Ruder” laufen.

Viele arbeiten auch mit Buchführungsbüros oder dem Steuerberater zusammen. Daher ist eine der häufigsten Fragen in meinem Support-Alltag die, wie man denn die gebuchten Werte nun zum Buchführungsbüro oder Steuerberater transferieren kann. Einige versuchen dies über eine Datensicherung. Dieser Weg ist zwar denkbar, funktioniert jedoch nur, wenn die Gegenseite ebenfalls ein Lexware-Programm in der gleichen Version und der gleichen Reihe einsetzt. Eine weitere Alternative ist der ASCII-Export, welcher in jedem der Buchhaltungsversionen integriert ist. Der aus meiner Sicht einfachste und praktikabelste Weg ist jedoch der über den DATEV-Export.

Die Möglichkeit über einen Datev-Export die Buchhaltungsdaten zu exportieren ist in den Versionen von Lexware buchhalter, buchhalter plus, buchhalter pro und buchhalter premium gegeben. Die Option muss hierzu lediglich in den Firmeneinstellungen aktiviert werden

Ansicht des Firmenassistenten bei pro/premium

In der obigen Ansicht ist der Teil aus dem Firmenassistenten in einer pro/premium Version dargestellt. Bei buchhalter standard und buchhalter plus ist dies ebenfalls bei den Firmenangaben einstellbar. (über Bearbeiten -> Firma) Hier muss die Datev-Option einfach angehakt werden und dann ggfs. die Felder ausgefüllt werden. Sprechen Sie die einzugebenden Werte am Besten mit Ihrem Buchführungsbüro oder Steuerberater ab. Die Option “Kontennummernerweiterung (KNE)” sollte für gewöhnlich angehakt bleiben, da die meisten Buchführungsbüros und Steuerberater mit KNE arbeiten.

Menüansicht "Datei" bei aktivierter Datev-Option

In obiger Abbildung ist die Ansicht des Menüs “Datei” dargestellt, wenn die Datev-Option aktiviert ist. Im buchhalter standard und buchhalter plus finden Sie die Export Funktion unter Datei -> Export -> Datev.

Datev-Export Verzeichnisauswahl

Wie in der obigen Ansicht dargestellt, legen Sie beim nächsten Schritt das Exportverzeichnis fest. Hierbei ist zu beachten, dass für jeden Export möglichst ein separater Ordner gewählt werden sollte. Die exportierten Dateien haben immer die gleiche Dateibezeichnung und evtl. bereits bestehende Exportdateien würden somit überschrieben.

Meine Empfehlung: legen Sie sich einen Ordner “Datev-Exporte” an und innerhalb dieses Ordners legen Sie Unterordner für den jeweiligen Mandanten (sofern Sie mit mehreren Mandanten arbeiten) oder einfach Ordner mit der jeweiligen Bezeichnung des exportierten Zeitraumes an. (z.B. Januar, Quartal 1, Periode, Jahr 2009 etc) Diese Ordnerstruktur legen Sie idealerweise bereits im Vorfeld an. Über den Button “Durchsuchen” wählen Sie dieses Verzeichnis dann aus und bestätigen Sie die Auswahl dann mit “OK“.

Angaben zum Datev-Export

Wie bereits etwas weiter oben erwähnt, fragen Sie bitte bei Ihrem Buchführungsbüro oder Steuerberater nach, welche Werte Sie bei den Datev-Angaben hinterlegen sollen.  Bitte beachten Sie, dass alle Felder gefüllt sein müssen – erst dann wird der “Weiter” -Button freigegeben.

Datev-Export - Export-Zeitraum

Im nächsten Schritt wählen Sie den zu exportierenden Zeitraum. Sie haben hierbei die Wahl zwischen Wirtschaftsjahr, Quartal, Quartalsbereich, Monat, Monatsbereich, Periode, Periodenbereich, Datum sowie Datumsbereich.

Datev-Export - Buch- oder Belegdatum

Auf der gleichen Seite im Assistenten können Sie nun noch wählen, ab für den Export das Buchungs- oder das Belegdatum genutzt bzw. für den gewählten Exportzeitraum zugrundgelegt werden soll. Das Buchungsdatum meint hiermit das Datum, an dem Sie die Buchung im Programm erfasst haben. Das Belegdatum meint das Datum, welches Sie in der Buchungsmaske als Datum angegeben haben.

Ausserdem können Sie bei buchhalter pro/premium wählen, ob die Buchungen aus dem Stapel oder dem Journal exportiert werden sollen. Diese Funktionalität steht im buchhalter standard und buchhalter plus nicht zur Verfügung.

Datev-Export - Liste der Buchungen

Im letzten Schritt bekommen Sie nun die Liste aller Buchungen angezeigt, welche den zuvor ausgewählten Kriterien entsprechen. Sie haben hier zum Einen die Möglichkeit, diese Liste auf Vollständkeit zu prüfen. Zum Anderen können Sie nun auch einzelne Buchungen vom Export ausschliessen. Hierzu entfernen Sie einfach das Häkchen in der Spalte “Auswahl” bei der jeweiligen Buchung.

Mit dem Drücken des “Fertigstellen“-Buttons wird der Export angestossen und es folgt dann eine Meldung, in welcher angegeben wird, wieviele Buchungen exportiert wurden.

Ich freue mich, wenn die Anleitung hilfreich ist. Bei Fragen oder Anregungen steht Ihnen das Kommentarfeld oder die Kontaktmöglichkeit gern zur Verfügung.

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