In den letzten Tagen erhielt ich vermehrt Anrufe und E-Mails, dass Kund:innen Probleme mit der Abholung von Verarbeitungsprotokollen über dakota haben. Es erscheint im Laufe des Abholprozesses meist die Fehlermeldung „#009a001b – Die Abholung konnte aus technischen Gründen nicht durchgeführt werden. Über Details informiert Sie das Kurzprotokoll von dakota.

Wer sich dann das Kurzprotokoll anschaut, wird darin leider nicht wirklich aussagekräftige Hinweise zum Fehler finden.

Die Ursachen

Was sind nun aber die Ursachen für dieses Problem? Folgende Punkte können der Grund sein:

  • Wartungsarbeiten bei der ZSS oder GKV
  • Annahmestellen sind nicht aktuell
  • nicht korrekte Proxy-Einstellungen
  • Fremddaten in den dakota Verzeichnissen
  • Firewall-Einstellungen nicht korrekt
  • Internetverbindung nicht aktiv

Wartungsarbeiten bei ZSS oder GKV

Die verschiedenen Server, welche für den Abruf von Protokollen und die Annahme von Sendungen notwendig sind, werden in regelmässigen Abständen gewartet. Aktuell gelten folgende Wartungsintervalle (Stand 25.08.2010):

Zentrale Speicherstelle (ZSS):

  • jeden Dienstag 10:00 Uhr – 12:00 Uhr

GKV-Server:

  • jeder 1. Freitag im Monat von 15:00 Uhr – 17:00 Uhr

Es kann jedoch auch vorkommen, dass die Wartungsarbeiten länger dauern wie vorgesehen. Versucht es daher möglichst an einem anderen Tag.

Annahmestellen nicht aktuell

Zu den häufigsten Gründen, warum es beim Versand oder der Abholung zu Problemen kommt, sind nicht aktuelle Annahmestellen. Wie Ihr die Annahmestellen aktualisiert habe ich bereits in einem früheren Artikel, zu einem anderen Thema, ausführlich beschrieben. Bitte entnehmt diese Anleitung daher dort.

Um die Annahmestellen immer auf dem aktuallen Stand zu halten, empfehle ich, das Stammdatenupdate automatisch durchführen zu lassen. Um die Automatik zu aktivieren, geht Ihr wie folgt vor:

Geht über Start -> Programme -> dakota.ag und startet die dakota-Software.

Klickt dann auf Extras -> Optionen.

Wählt in dem sich neu öffnenden Fenster bitte den Reiter „Stammdatenupdate„.

Wenn bei Euch auch, wie in obiger Abbildung, die Auswahl auf „Hinweis auf Stammdatenupdate deaktivieren“ gesetzt ist, ändert dies bitte auf den Punkt „Automatisch ausführen„.  Es sollte nun bei Euch, wie im nachfolgenden Bild dargestellt aussehen.

Bestätigt die Änderungen mit Klick auf den Button „Übernehmen„. Die Updates der Stammdaten sollten nun ab sofort automatisch erfolgen.

nicht korrekte Proxy-Einstellungen

Ein weiterer Grund können nicht korrekte Proxyeinstellungen in der dakota-Anwendung sein. Meine persönliche Erfahrung hat gezeigt, dass dieser Grund bisher eher selten die Ursache war, der Vollständigkeit halber führe ich es dennoch mit auf.

Um die Proxy-Einstellung in dakota zu prüfen öffnet über Start -> Programme -> dakota.ag die dakota Software. Danach klickt Ihr über „Stammdaten“ auf „Stammdatenupdate„. Es öffnet sich ein neues Fenster mit dem dakota-Assistenten. Klickt hier auf den Button „Verbindungseinstellungen„. Auf Eurem Bildschirm sollte sich dies wie folgt darstellen:

Sofern notwendig, könnt Ihr nun die erforderlichen Daten in die entsprechenden Felder eintragen. Wenn Ihr nicht wisst, was Ihr eintragen müsst, so kontaktiert Euren EDV-Beauftragte:n bzw. Systemadministrator:in. Dieser kann Euch sicherlich weiterhelfen.

Fremddaten in den dakota-Verzeichnissen

Der, in meinem täglichlichen Support-Alltag, dreitthäufigste Grund sind Fremddateien in den dakota-Arbeitsverzeichnissen. Um das zu überprüfen schliesst bitte zunächst alle Lexware Programme auf Eurem PC. Startet dann den Windows-Explorer (Tastenkombination WindowsTaste+E). Sucht das dakota-Stammverzeichnis. Dieses befindet sich bei einer Standardinstallation unter „C:\dakota„. Hier sollte es die Ordner „Eingang verschlüsselt“ und „Ausgang verschlüsselt“ geben. Beide Ordner müssen leer sein.

Befindet sich, wider Erwarten, dennoch etwas in diesen Ordnern, so empfehle ich, auf dem Desktop einen neuen, leeren Ordner anzulegen und diese Dateien in den neu angelegten Ordner zu kopieren. Danach löscht Ihr die Daten aus den Ordnern „Eingang verschlüsselt“ und „Ausgang verschlüsselt„. Bitte NICHT die beiden Ordner löschen, sondern ausschliesslich die Inhalte.

Startet nun Eure Lexware-Software und versucht den Abruf der Versandprotokolle erneut.

Firewall-Einstellungen nicht korrekt

Die Einstellungen der Firewall waren – zumindest in den Fällen, welche ich im Support hatte – bisher noch nie der Grund für den Fehler beim Versand oder Abruf von SV-Daten, Protokollen etc. Sofern Ihr aber die bisher aufgeführten Hinweise durchgeführt habt, und immer noch Probleme beim Abruf der Protokolle auftreten, prüft die Firewall-Einstellungen, ob hier ggfs. der Internetverkehr und/oder die Anwendung dakota blockiert sind.

Internetverbindung nicht aktiv

Dies ist natürlich ein sehr plausibler Grund. 🙂 Um zu prüfen, ob Eure Internetverbindung aktiv ist, startet bitte Euren Internetbrowser (Firefox, Safari, Internet-Explorer, Opera etc) und ruft bitte eine Webseite auf, welche Ihr bisher noch nicht aufgerufen habt (z.B. Indianer-Wiki) oder ruft Google oder Bing auf und gebt einen Suchbegriff ein, nach dem Ihr bisher noch nicht gesucht habt. Beim Aufruf von bekannten Seiten, also Seiten, welche Ihr bereits an diesem PC aufgerufen habt, besteht die Möglichkeit, dass diese aus dem Cache des Browsers geladen werden und nicht direkt aus dem Web. Die Prüfung ist somit natürlich nicht möglich bzw. nicht erfolgsführend. Wenn Ihr diesen Artikel mit der Anleitung, welche Ihr soeben lest, auf dem PC aufgerufen habt, bei dem das Abrufproblem besteht, scheint die Internetverbindung funktional zu sein. 😉

Ich freue mich, wenn Euch einer der obigen Tipps weitergeholfen hat, und Ihr die Problematik damit gelöst haben. Sofern keiner der Tipps zu einer Lösung geführt hat, kontaktiert mich, idealerweise über die Community, und ich werde gemeinsam mit Euch versuchen eine Lösung zu finden.

[Update vom 27.01.2011] – Wenn Ihr bei der Protokollabholung als Ergebnis die Meldung „liegt (noch) nicht vor“ erhaltet, ist der Artikel zu dakota Protokollabholung für Euch evtl. hilfreich und interessant.

letzte Bearbeitung: 2022-07-31