Ab und an kann es vorkommen, dann man bei Belegen wie Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen etc. zusätzliche Informationen hinterlegen möchte. Dies können die unterschiedlichsten Dinge sein. Nicht selten sind dies Angaben, die sich bei vielen oder gar allen Aufträgen wiederholen. Auch lexoffice bietet hierfür Möglichkeiten, einmal als Einleitungstext und einmal als Nachbemerkung. In diesem Artikel beschreibe ich kurz, wie Ihr hier Standardtexte nach Euren Vorgaben anlegt und bei einem Auftrag auswählt.

lexoffice Logo

Als ersten Schritt bitte den Bereich Belege öffnen und einen neuen Beleg erstellen.

neuer Beleg - lexoffice

Innerhalb des neuen Beleges scrollt Ihr bitte zum Kopfbereich, wenn es um Einleitungstexte oder zum Fussbereich, wenn es um Nachbemerkungen geht.

Kopf-/Fussbereich - lexoffice

Im Kopfbereich gibt es ein Dropdownfeld für den Einleitungstext

Einleitungstext verwalten - lexoffice

und im Fussbereich ein Dropdownfeld für die Nachbemerkung.

Nachbemerkungen verwalten - lexoffice

Im jeweiligen Bereich findet Ihr nach Klick auf das jeweilige Dropdownhäkchen die Auswahl der zur Verfügung stehen Textvorlagen sowie einen Button Einleitungstexte verwalten bzw. Nachbemerkungen verwalten. Wenn Ihr den jeweiligen Button anklickt, öffnet sich die Verwaltung, in welcher sich die entsprechenden Vorlagen hinterlegen lassen.

Verwaltung Einleitungstext - lexoffice
Verwaltung Nachbemerkungen - lexoffice

Es lassen sich nun hier die unterschiedlichsten Vorlagentext anlegen. Im Auftrag könnt Ihr dann aus diesen auswählen und den festlegen, der idealerweise für diesen Beleg passt. Solltet Ihr für den Grossteil Eurer Belege immer wieder die gleichen Texte benötigen, so wählt Ihr den passenden Text aus und finden dann rechts unterhalb des Feldes die Option, diesen als Standardtext für den Auftrag festzulegen. Das Ganze ist sogar für die jeweilige Auftragsart individuell machbar, sprich: es lässt sich für ein Angebot ein anderer Standardtext als Vorgabe festlegen wie für Rechnungen etc.

Standardtext festlegen - lexoffice

Und wie Ihr im obigen Beispiel seht, muss so ein Standardtext auch nicht Fliesstext oder einzeilig sein, sondern es lassen sich auch Absätze mit erfassen, so dass es etwas übersichtlicher aussieht.

Ich freue mich, wenn die Einleitung für Euch hilfreich ist. Weiteren Fragen dazu, oder anderen Thema, steht Euch die Community gern zur Verfügung.

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