Never change a running system heisst es ja so schön. Im Bereich der Lohnsoftware ist dies nahezu unmöglich, da der Gesetzgeber mindestens einmal jährlich für Neuigkeiten sorgt, welche über Aktualisierungen und Updates integriert werden.

Im Bereich der Buchhaltung gibt es auch mal Änderungen, meist aber nicht ganz so gravierend und hier lassen Anwender:innen schon gern mal das ein oder andere Update aus. Bei den Produkten rund um faktura+auftrag bzw. warenwirtschaft ist der Drang, die Software aktuell zu halten, wohl am geringsten.

Irgendwann kommt dann aber der Moment, in dem z.B. ein neuer PC angeschafft wird und auch die Software aktualisiert werden soll. Zwischenzeitlich sind ein paar Jahre seit dem letzten Update vergangen und man stellt dann erschrocken fest, dass ein direktes Update gar nicht mehr so einfach machbar ist.

Die Frage, wie man denn hier genau vorgeht, um bestehende Daten auch weiterhin nutzen zu können und diese aus der „Lexware Altversion“ in die aktuelle Version bekommt, taucht daher immer wieder in den Foren auf. In diesem Artikel will ich die Abläufe daher einmal zusammenfassen.

Allgemeines zu Lexware Altversion -> Neuversion

Grob lässt sich festhalten, dass die Aktualisierung einer bestehenden „Altversion“ nicht direkt möglich ist, wenn zwischen dieser und der neueren Version mehr als 2 Versionen liegen. Also eine faktura+auftrag aus 2009 z.B. lässt sich nicht direkt mit einer faktura+auftrag aus 2012 oder 2015 updaten. Die pro/premium Versionen sehen das nicht ganz so eng, hier sind oftmals auch grössere Sprünge möglich, dennoch geht es in verschiedenen Konstellationen auch nicht direkt.

Um die bestehenden Daten dennoch weiternutzen zu können werden sogenannte Zwischenversionen benötigt, um die „Altdaten“ für die neueren Versionen kompatibel zu machen. Die Technik verändert sich im Laufe der Jahre und so werden von Version zu Version auch technische Komponenten wie z.B. Datenbanken aktualisiert und sind nicht in jedem Fall mit älteren Komponenten kompatibel.

Zwischenversionen – Woher nehmen?

In der Vergangenheit war es so, dass Lexware erforderliche Zwischenversionen kostenfrei zur Verfügung gestellt hat. Zwischenversionen sind im Grunde nichts anderes als verschiedene Jahresversionen, welche von Anwender:innen ausgelassen wurden.

Aktuell werden diese auch weiterhin durch Lexware zur Verfügung gestellt, gegen eine Pauschale, welche von der jeweils genutzten Version abhängt.

Zum 31.10.2017 stellt Lexware die kostenfreie Bereitstellung der Zwischenversionen ein und bietet diese nur noch gegen ein pauschales Entgelt an. Fakt ist: den Kund:innen gegenüber, welche jährlich die Updates erwerben, war die bisherige Praxis nicht ganz fair. Immerhin haben diese die Versionen bezahlt und andere bekamen sie kostenfrei. Klar, nur um die Daten zu aktualisieren, dennoch nicht ganz so schön.

[Update 2017-06-14] Mittlerweile ist zumindest die Konvertierung durch Lexware von einer Lexware Altversion auf die jeweils aktuelle Version kostenpflichtig. Optional könnt Ihr dies auch über uns durchführen lassen.

Optional besteht natürlich auch die Möglichkeit sich bei der Hotline oder im Forum schlau zu machen, welche Zwischenversionen für Euren Fall benötigt werden und diese dann über die einschlägigen Plattformen wie amazon, ebay etc. zu organisieren. Dort gibt es nicht immer alle benötigten Versionen, aber hier und da passt es und die Preise sind in der Regel moderat.

Zwischenversionen da – Und nun?

Das Thema erforderliche Zwischenversionen ist nun geklärt, diese liegen Euch vor. Und wie geht es nun weiter?

Als erster Schritt: Datensicherung! Wenn etwas schief läuft kommt Ihr wenigstens auf den Anfangsstand zurück. Danach beginnt Ihr mit der Installation der Zwischenversion in chronoligischer Reihenfolge, also von „alt“ nach „neu“.

Wichtig ist, dass Ihr nach jeder Version das Programm öffnet, die Datenbankaktualisierung durchführen lasst und – sofern vorhanden – auch mal jede/n Mandant:in öffnet und bei den office-Versionen auch mal jedes Modul startet. Klappt das alles ohne Fehlermeldung, geht es mit der nächsten Version weiter. Auch danach wieder Programm starten, Datenbankaktualisierung, Mandant:innen und Module öffnen, weiter mit der nächsten Version. Das Ganze so lange fortführen, bis Ihr bei der aktuellen Version angekommen seid.

Abhängig vom Alter der bisherigen Version kann der ganze Spass schon etwas Zeit in Anspruch nehmen. Danach sind die Daten aber in der entsprechend aktuellen Version vorhanden und Ihr könnt bequem weiterarbeiten. (vorausgesetzt es gibt zwischendrin keine Fehler oder Komplikationen)

Datenkonvertierung von Fachleuten durchführen lassen

Wem dieser Ablauf zu aufwändig erscheint oder wer sich auch einfach nicht mit so einem Prozess befassen möchte und etwaige Fehler und Probleme bei den einzelnen Zwischenschritten komplett ausschliessen bzw. umgehen möchte, kann den Prozess der Zwischeninstallationen und Datenkonvertierung auch an Fachleute abgeben. In den letzten Jahren haben sich ein paar Lexware Partner:innen auf solche Dinge spezialisiert. Ihr sendet auf Anforderung Eure aktuelle Datensicherung des „Altprogramms“ ein und bekommt dann eine Sicherung der aktuellen Version zurück. Der ganze Prozess dazwischen ist dann nicht Euer Thema.

Einfach unter regio.lex-partner.eu Eure Partner:innen vor Ort anfragen, ob diese soetwas anbieten. Optional könnt Ihr auch über das Kontaktformular ein entsprechendes Angebot anfordern und unterstützt mit einem späteren Auftrag auch den Fortbestand dieses Blogs hier. 

Fazit

Ich bin niemand der Anwender:innen darauf drängt, unbedingt jedes Update zu kaufen. Seit Version 2017 ist es bei der neuen Lexware Lizenzierung gar nicht mehr anderes möglich. Auf der anderen Seite solltet Ihr bedenken, dass es nicht irgendeine Software ist, sondern eine mit der Ihr Eure Aufträge oder Buchhaltung etc. verwaltet. Da sind Investitionen in Aktualisierungen schon sinnvoll. Wie erwähnt ist es bei aktuellen Version nicht mehr möglich, Jahresversionen auszulassen, wenn produktiv mit dem Programm gearbeitet werden soll.

Der Ablauf „Altversion“ zu „Neuversion“ mit Datenübernahme ist oben hoffentlich verständlich erläutert und egal ob Ihr es selbst durchführt oder an Spezialist:innenen abgebt, ist die Übernahme der bestehenden Daten in die aktuelle Version möglich.