Die Abrechnung regelmässiger Leistungen kommt in vielen Unternehmer immer wieder mal vor. Egal ob Wartungsverträge, Mietangelegenheiten etc. – aufgrund der Regelmässigkeit ist die manuelle Erfassung zu aufwändig bzw. ist das Risiko gross, dass es im Alltag vergessen wird.

Abovariablen Auftragsbeschreibung

Dafür gibt es in den Lexware faktura+auftrag bzw. warenwirtschaft die Aboaufträge. Hierüber lassen sich recht flexibel für die meisten Auftragsarten der Verkaufs- bzw. bei den pro/premium-Lösungen auch der Einkaufsseite automatische Aufträge hinterlegen, welche dann mit einem Klick zum Fälligkeitstag (oder ggf. auch früher) erzeugt werden können.

Auf Rechnungen ist der Leistungszeitpunkt mit anzugeben – aber auch für andere Auftragsarten kann es Gründe für die Angabe von Zeiträumen geben. Bei Abo-Verträgen ist dies meistens ein Zeitraum, also monatlich, quartalsweise, jährlich etc. Ein Leistungszeitraum lässt sich direkt nicht hinterlegen. Dafür hat Lexware aber bestimmte Variablen im Programm hinterlegt, welche sich in die Auftragsbeschreibung hinterlegen lassen.

Im Beispiel des obigen Screenshots ist 

Leistungszeitraum / Abrechnung von [&AMW] bis [&AMW(+5)] [&AJ4]

hinterlegt. Im Druck würde dann auf allen Aufträgen dieser Abovorlage in der Auftragsbeschreibung 

Leistungszeitraum / Abrechnung von Januar bis Juni 2015

erscheinen. Voraussetzung: der Aboauftrag wird im Januar 2015 ausgeführt. Wollt Ihr den Zeitraum individuell je Abovorlage hinterlegen, tragt Ihr den Text und die Variablen nicht in der Auftragsbeschreibung des Vorgangs sondern in der Auftragsbeschreibung der jeweiligen Abovorlage ein.

Folgende Variablen stehen zur Verfügung:

Variable Funktion Beispiel
(Abolauf 01.01.2015)
[&AT] aktueller Tag 1
[&AA] letzter Tag aktueller Monat 31
[&VA] letzter Tag Vormonat 31
[&LDAM(+1)] letzter Tag aktueller Monat plus 1 (…n) 28
[&LDAM(-1)] letzter Tag aktueller Monat minus 1 (…n) 31
[&AMD] aktueller Monat Zahl 1
[&AMW] aktueller Monat Wort Januar
[&AMK] aktueller Monat Wort (gekürzt) Jan
[&VMD] Vormonat Zahl 12
[&VMW] Vormonat Wort Dezember
[&VMK] Vormonat Wort (gekürzt) Dez
[&AMD(+1)] aktueller Monat plus 1 (…n) Zahl 2
[&AMW(+1)] aktueller Monat plus 1 (…n) Wort Februar
[&AMK(+1)] aktueller Monat plus 1 (…n) Wort (gekürzt) Feb
[&AMD(-1)] aktueller Monat minus 1 (…n) Zahl 12
[&AMW(-1)] aktueller Monat minus 1 (…n) Wort Dezember
[&AMK(-1)] aktueller Monat minus 1 (…n) Wort (gekürzt) Dez
[&AQ] aktuelles Quartal 1
[&VQ] vorheriges Quartal 4
[&AQ+1] aktuelles Quartal plus 1 (…n) 2
[&AQ-1] aktuelles Quartal minus 1 (…n) 4
[&VJ2] Jahr Vormonat, 2stellig 14
[&VJ4] Jahr Vormonats, 4stellig 2014
[&J2AMD(+1)] Jahr aktueller Monats plus 1 (…n), 2stellig 15
[&J4AMD(+1)] Jahr aktueller Monat plus 1 (…n), 4stellig 2015
[&J2AMD(-1)] Jahr aktueller Monat minus 1 (…n), 2stellig 14
[&J4AMD(-1]] Jahr aktueller Monat minus 1 (…n), 4stellig 2014
[&VJQ2] Jahr Vorquartal, 2stellig 14
[&VJQ4] Jahr Vorquartal, 4stellig 2014
[&J2AQ(+1)] Jahr aktuelles Quartal plus 1, 2stellig 15
[&J4AQ(+1]] Jahr aktuelles Quartals plus 1, 4stellig 2015
[&J2AQ(-1)] Jahr aktuelles Quartal minus 1, 2stellig 14
[&J4AQ(-1)] Jahr aktuelles Quartals minus 1, 4stellig 2014
[&AJ2] aktuelles Jahr, 2stellig 15
[&AJ4] aktuelles Jahr, 4stellig 2015
[&AJ2(+1)] aktuelles Jahr plus 1 (…n), 2stellig 16
[&AJ4(+1)] aktuelles Jahr plus 1 (…n), 4stellig 2016
[&AJ2(-1)] aktuelles Jahr minus 1 (…n), 2stellig 14
[&AJ4(-1)] aktuelles Jahr minus 1 (…n), 4stellig 2014
     

Die Zahl 1 in der Variable lässt sich mit einem Wert von 1 bis 99 variieren. Somit kann man nahezu beliebige Zeiträume abbilden. Dabei wird bei jeder erneuten Erstellung des Aboauftrages zum jeweiligen Abolauf der Zeitraum passend erstellt, ohne dass Ihr hier manuell eingreifen müsst.

Die Variablen funktionieren leider nur in der Auftragsbeschreibung und nur bei Aboaufträgen. Ihr könnt sie also aktuell nicht in den “normalen” Aufträgen verwenden. Sicherlich ist es bei den allgemeinen Aufträgen nicht so häufig notwendig. Jedoch spricht aus meiner Sicht auch nichts dagegen, wenn es die Variablen schon gibt, sie für alle Aufträge sowie für die Nutzung in der Nachbemerkung freizugeben.

Davon aber nicht abschrecken lassen und jetzt viel Spass bei der Erstellung Eurer Abo-Aufträge inkl. Variablen. :)


Quelle: Lexware


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geschrieben von Steve Rückwardt
Ich bin Steve, Gründer und "Hausmeister" von lex-blog.de. Mit dem Blog möchte ich AnwenderInnen bei ihrer Arbeit mit den Produkten weiterhelfen. Neben dem Blog bin ich auch viel in Foren und sozialen Netzwerken unterwegs. mehr über mich


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Kommentare 2


  • Nice to have, viel mehr würd ich mir wünschen das die Fußtexte ähnliches mitbekommen. Bsp Hätte gerne ein Platzhalter für die Angebotsnr.

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Waldemar,

      die Liste wäre wohl nahezu beliebig erweiterbar. :) Aktuell müssen wir leider das nehmen, was möglich ist.

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