Die Abrechnung regelmässiger Leistungen kommt in vielen Unternehmen immer wieder mal vor. Egal ob Wartungsverträge, Mietangelegenheiten etc. – aufgrund der Regelmässigkeit ist die manuelle Erfassung zu aufwändig bzw. ist das Risiko gross, dass es im Alltag vergessen wird.

Abovariablen Auftragsbeschreibung

Dafür gibt es in den Lexware faktura+auftrag bzw. warenwirtschaft die Aboaufträge. Hierüber lassen sich recht flexibel für die meisten Auftragsarten der Verkaufs- bzw. bei den pro/premium-Lösungen auch der Einkaufsseite automatische Aufträge hinterlegen, welche dann mit einem Klick zum Fälligkeitstag (oder ggf. auch früher) erzeugt werden können.

Auf Rechnungen ist der Leistungszeitpunkt mit anzugeben – aber auch für andere Auftragsarten kann es Gründe für die Angabe von Zeiträumen geben. Bei Abo-Verträgen ist dies meistens ein Zeitraum, also monatlich, quartalsweise, jährlich etc. Ein Leistungszeitraum lässt sich direkt nicht hinterlegen. Dafür hat Lexware aber bestimmte Variablen im Programm hinterlegt, welche sich in die Auftragsbeschreibung hinterlegen lassen.

Im Beispiel des obigen Screenshots ist 

Leistungszeitraum / Abrechnung von [&AMW] bis [&AMW(+5)] [&AJ4]

hinterlegt. Im Druck würde dann auf allen Aufträgen dieser Abovorlage in der Auftragsbeschreibung 

Leistungszeitraum / Abrechnung von Januar bis Juni 2015

erscheinen. Voraussetzung: der Aboauftrag wird im Januar 2015 ausgeführt. Wollt Ihr den Zeitraum individuell je Abovorlage hinterlegen, tragt Ihr den Text und die Variablen nicht in der Auftragsbeschreibung des Vorgangs sondern in der Auftragsbeschreibung der jeweiligen Abovorlage ein.

Folgende Datum Variablen stehen zur Verfügung:

VariableFunktionBeispiel
(Abolauf 01.01.2015)
[&AT]aktueller Tag1
[&AA]letzter Tag aktueller Monat31
[&VA]letzter Tag Vormonat31
[&LDAM(+1)]letzter Tag aktueller Monat plus 1 (…n)28
[&LDAM(-1)]letzter Tag aktueller Monat minus 1 (…n)31
[&AMD]aktueller Monat Zahl1
[&AMW]aktueller Monat WortJanuar
[&AMK]aktueller Monat Wort (gekürzt)Jan
[&VMD]Vormonat Zahl12
[&VMW]Vormonat WortDezember
[&VMK]Vormonat Wort (gekürzt)Dez
[&AMD(+1)]aktueller Monat plus 1 (…n) Zahl2
[&AMW(+1)]aktueller Monat plus 1 (…n) WortFebruar
[&AMK(+1)]aktueller Monat plus 1 (…n) Wort (gekürzt)Feb
[&AMD(-1)]aktueller Monat minus 1 (…n) Zahl12
[&AMW(-1)]aktueller Monat minus 1 (…n) WortDezember
[&AMK(-1)]aktueller Monat minus 1 (…n) Wort (gekürzt)Dez
[&AQ]aktuelles Quartal1
[&VQ]vorheriges Quartal4
[&AQ+1]aktuelles Quartal plus 1 (…n)2
[&AQ-1]aktuelles Quartal minus 1 (…n)4
[&VJ2]Jahr Vormonat, 2stellig14
[&VJ4]Jahr Vormonats, 4stellig2014
[&J2AMD(+1)]Jahr aktueller Monats plus 1 (…n), 2stellig15
[&J4AMD(+1)]Jahr aktueller Monat plus 1 (…n), 4stellig2015
[&J2AMD(-1)]Jahr aktueller Monat minus 1 (…n), 2stellig14
[&J4AMD(-1]]Jahr aktueller Monat minus 1 (…n), 4stellig2014
[&VJQ2]Jahr Vorquartal, 2stellig14
[&VJQ4]Jahr Vorquartal, 4stellig2014
[&J2AQ(+1)]Jahr aktuelles Quartal plus 1, 2stellig15
[&J4AQ(+1]]Jahr aktuelles Quartals plus 1, 4stellig2015
[&J2AQ(-1)]Jahr aktuelles Quartal minus 1, 2stellig14
[&J4AQ(-1)]Jahr aktuelles Quartals minus 1, 4stellig2014
[&AJ2]aktuelles Jahr, 2stellig15
[&AJ4]aktuelles Jahr, 4stellig2015
[&AJ2(+1)]aktuelles Jahr plus 1 (…n), 2stellig16
[&AJ4(+1)]aktuelles Jahr plus 1 (…n), 4stellig2016
[&AJ2(-1)]aktuelles Jahr minus 1 (…n), 2stellig14
[&AJ4(-1)]aktuelles Jahr minus 1 (…n), 4stellig2014
   

Die Zahl 1 in der Variable lässt sich mit einem Wert von 1 bis 99 variieren. Somit kann man nahezu beliebige Zeiträume abbilden. Dabei wird bei jeder erneuten Erstellung des Aboauftrages zum jeweiligen Abolauf der Zeitraum passend erstellt, ohne dass Ihr hier manuell eingreifen müsst.

Die Variablen funktionieren leider nur in der Auftragsbeschreibung und nur bei Aboaufträgen. Ihr könnt sie also aktuell nicht in den „normalen“ Aufträgen verwenden. Sicherlich ist es bei den allgemeinen Aufträgen nicht so häufig notwendig. Jedoch spricht aus meiner Sicht auch nichts dagegen, wenn es die Variablen schon gibt, sie für alle Aufträge sowie für die Nutzung in der Nachbemerkung freizugeben.

Davon aber nicht abschrecken lassen und jetzt viel Spass bei der Erstellung Eurer Abo-Aufträge inkl. Variablen. 🙂

Quelle: Lexware