Der Grossteil der Unternehmen hat Briefpapier, auf welchem die geschäftliche Post, aber auch Rechnungen etc. gedruckt und an Kunden gesandt werden. Die Darstellung sollte hierbei möglichst einheitlich sein, so dass Kunden auch gleich erkennen, vom wem die Post, das Angebot, die Rechnung etc. stammen. In der Regel wird das Papier mit den Firmendaten und dem Logo vorgedruckt und man legt dieses Papier dann in den Drucker. 

Was aber, wenn man direkt aus der Auftragsverwaltung Angebote, Auftragsbestätigungen oder auch Rechnungen elektronisch an den Kunden senden möchte? Da wäre es schon praktisch, wenn auch hier das Logo oder noch besser, das Briefpapier direkt integriert wäre.

Logo / Briefpapier in Auftragsformular

In den Lexware faktura+auftrag, handwerk und auch warenwirtschaft Versionen lässt sich dies relativ einfach umsetzen. Wie man hierbei vorgeht habe ich Schritt für Schritt im nachstehenden Video demonstriert:

Einige wichtige Punkte nochmal zusammengefasst:

  • bei einzelnen Logo-Dateien sollten die Abmessungen zumindest im Verhältnis stimmen, so dass die Darstellung korrekt ist
  • wenn ganzes Briefpapier, dann Vorlage im DIN A4 Format
  • Dateigrösse so gering wie möglich bei noch ausreichend guter Druckqualität
  • als Dateiformat empfehle ich .jpg / .jpeg
  • Erstellung nicht in CMYK sondern in RGB

Wenn Ihr bereits vorgedrucktes Briefpapier nutzt, kontaktiert einfach mal die Firma, welche Euch das erstellt hat und bitte daraum, dass man Euch einen entsprechende Bilddatei dieses Briefpapiers zukommen lässt. Die Vorgaben habe ich ja oben vermerkt.

Somit können nun Angebote oder auch jedwede andere Auftragsarten in Lexware, als PDF-Datei erstellt und problemlos via E-Mail an den Kunden versandt werden. Dies nun auch immer inkl. dem bekannten und einheitlichen Briefpapier bzw. Logo.

Ist dieses Tutorial verständlich und ist der Ablauf nachvollziehbar?



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geschrieben von Steve Rückwardt
Ich bin Steve, Gründer und "Hausmeister" von lex-blog.de. Mit dem Blog möchte ich AnwenderInnen bei ihrer Arbeit mit den Produkten weiterhelfen. Neben dem Blog bin ich auch viel in Foren und sozialen Netzwerken unterwegs. mehr über mich


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Kommentare 22


  • Hallo Herr Rückwardt,

    vielen Dank für das Tutorial dies war ziemlich hilfreich!
    Ich hätte da noch eine Frage:
    Undzwar ist es möglich das Briefpapier ohne Seitenrändern irgenwie hinzubekommen?
    Den ich habe nämlich am linken Rand eine Schwarzen Strich was eigentlich am Rand sein sollte und von oben nach unten verlaufen sollte.
    Wenn ich es randlos drucke ist unten noch eine deutlich sichtbare Lücke zwischen dem schwarzen Strich und dem unteren Rand.
    Könnten sie mir da bitte helfen?

    Mfg Salin Acar

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Salin,

      hier hilft es, etwas mit den Abmessung der Logos/Bilddateien zu “spielen” und so den besten Weg herausfinden. Bei PDF Druck ist das nicht ganz so einfach, da hilft oft nur der Einsatz eines alternativen PDF-Programmes.


  • Hallo, vielen Dank für die Infos, somit ist mein Problem gelöst.

    Antworten

  • Hallo,
    die Anleitung ist super und leicht verständlich.
    Leider bekomme ich immer diese Fehlermeldung:
    “Fehler bei Ausgabe einer Grafikdatei: Nicht unterstützes Format”
    Ich habe sicher eine jpg. Datei / Größe 2,5MB und ich verwende Lexware faktura und auftrag plus Version 16.02
    Woran kann das liegen?
    Danke und Gruß

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Nicole,

      zunächst danke für das Lob. :)

      Was die Meldung angeht: ich empfehle, das Bild ersteinmal deutlich zu verkleinern. 2,50 MB klingt vllt. nicht viel, jedoch wird z.B. ein Angebot, welches über 3 Seiten geht dann mind. 7,5MB gross sein und den Empfänger sicherlich nicht sehr erfreuen. Zielgrössung/Orientierungsgrösse sollte so um die 100-200kb sein.

      Ganz wichtig ist: diese darf NICHT im CMYK-Format vorliegen sondern muss im RGB Format vorliegen. Also anders ausgedrückt: nicht vierfarb, sondern dreifarb als Grundlage. Hier ggfs. mit dem Grafiker/Werbebüro sprechen und die Dateien entsprechend geändert zukommen lassen.


  • Sehr hilfreich, vielen Dank!

    Antworten

  • Echt Top mit der Video Anleitung……..

    Antworten

  • Hallo,
    wie kann ich meine Briefpapiereinstellungen von Lexware faktura 17 auf die aktuelle Version 19 “mitnehmen”? Die Datenrücksicherung übernimmt zwar alle Rechnungen, aber leide rnicht die Formulare. Google hat mir leider nicht weitegeholfen…

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Peter,

      schau dazu mal hier.


    2. Sensationell. Vielen Dank für die Info und Frohe Weihnachten.
      Sehr gute Hilfeseite!


  • Hallo, ich habe ein Briefbogen, genau wie beschrieben eingefügt. Wenn ich auf Vorschau gehe, sehe ich mein Briefbogen. So, jetzt speicher ich das unter neuen Namen und wenn ich dann einen Auftrag damit versenden will, bekomme ich ein völlig anderes Formular angezeigt, ohne Brieflogo und auch nicht im Ansatz so, wie ich das Formular angelegt habe….Können Sie mir helfen? Ich habe bereits sooo viele neue Dokumentnamen gespeichert, hilft alles nichts.

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Simone,

      dann ist für den E-Mail Versand das falsche Standard-Formular hinterlegt. :) (Extras – Optionen – E-Mail Versand)

      Bitte bei solchen Themen bitte in Forum unter http://lex-forum.net wechseln. Dafür ist das gemacht. :)


  • Nein , das hat leider auch nichts gebracht, jetzt ist zwar mein Standard,Kopf,Fuß Formular da, aber kein Briefkopf.
    Ich probiere weiter

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Simone,

      wie geschrieben: bitte http://lex-forum.net, dort können wir uns ausführlich Deinem Sachverhalt widmen.

      Danke.


  • Hallo,

    ich habe das Problem, dass mein Logo nicht angezeigt wird.
    Es kommt eine Fehlermeldung “… falsches Format”.
    Ich habe das Bild als .jpg und als .bmp ausprobiert, aber es kommt immer wieder die Anzeige.
    Was mache ich falsch?
    Vielen Dank im Voraus.

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Michelle,

      könnte daran liegen, dass es nicht als RGB gespeichert wurde sondern als CMYK, wie im Artikel beschrieben? Es muss RGB-Farbraum sein.

      Bitte Supportfragen zukünftig immer ins die Community: http://lex-forum.net

      Danke.


  • Hallo,

    ich habe erst danach gelesen, dass jemand das gleiche Problem hat, sorry.
    Aber ich habe keinen Grafiker der mir das Bild gemacht hat, sondern ich habe einen Screen von unserer Visitenkarte gemacht für das Logo.
    Wie kriege ich als normaler Mensch das Logo so eingestellt, dass es nicht so viel MB hat und im RGB Format ist?

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Mit einem Grafikprogramm oder eben an einen Bekannten oder einen Profi geben, der dies für Dich übernimmt.

      Die Visitenkarte hat doch z.B. irgendjemand erstellt, also sollte das Logo davon ja auch als Datei vorhanden sein. :)


  • Hi. Danke für diesen tollen Beitrag.

    Ich hab jetzt noch ein weiterführendes Problem, da ich Randlos PDF´s erstellen möchte da mein Briefpapier einen Grünen streichen links am Rand hat.

    Leider kann der Lexware integriert PDF Creator nicht Randlos drucken und man kann ihm das auch nirgends mitgeben.

    Welche Möglichkeiten gibt es das PDF automatisiert auch randlos zu “drucken”?
    Danke,
    Liebe Grüße,
    Roland

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Roland,

      solche Themen bitte drüben im Forum platzieren -> http://lex-forum.net

      Danke.

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