Der Grossteil der Unternehmen hat Briefpapier, auf welchem die geschäftliche Post, aber auch Rechnungen etc. gedruckt und an Kund:innen gesandt werden. Die Darstellung sollte hierbei möglichst einheitlich sein, so dass Kund:innen auch gleich erkennen, vom wem die Post, das Angebot, die Rechnung etc. stammen. In der Regel wird das Papier mit den Firmendaten und dem Logo vorgedruckt und man legt dieses Papier dann in den Drucker.
Was aber, wenn man direkt aus der Auftragsverwaltung Angebote, Auftragsbestätigungen oder auch Rechnungen elektronisch an die Kund:innen senden möchte? Da wäre es schon praktisch, wenn auch hier das Logo oder noch besser, das Briefpapier direkt integriert wäre. Wie also kann man das Logo bzw. Briefpapier in Lexware hinterlegen?
In den Lexware faktura+auftrag, handwerk und auch warenwirtschaft Versionen lässt sich dies relativ einfach umsetzen. Sowohl in den standard-, plus-, pro wie auch premium-Version gibt es im Formularassistenten die Option das Logo oder Briefpapier in Lexware zu hinterlegen. Es gibt hier ein paar Dinge zu beachten was die Grafikdatei betrifft, aber auch den Ablauf.
Logo / Briefpapier in Lexware hinterlegen
Wie man hierbei vorgeht habe ich Schritt für Schritt im nachstehenden Video demonstriert:
Einige wichtige Punkte nochmal zusammengefasst:
- bei einzelnen Logo-Dateien sollten die Abmessungen zumindest im Verhältnis stimmen, so dass die Darstellung korrekt ist
- wenn ganzes Briefpapier, dann Vorlage im DIN A4 Format
- Dateigrösse so gering wie möglich bei noch ausreichend guter Druckqualität
- als Dateiformat empfehle ich .jpg / .jpeg
- Erstellung nicht in CMYK sondern in RGB
Wenn Ihr bereits vorgedrucktes Briefpapier nutzt, kontaktiert einfach mal die Firma, welche Euch das erstellt hat und bittet daraum, dass man Euch einen entsprechende Bilddatei dieses Briefpapiers zukommen lässt. Die Vorgaben habe ich ja oben vermerkt.
Somit können nun Angebote oder auch jedwede andere Auftragsarten in Lexware, als PDF-Datei erstellt und problemlos via E-Mail an die Kunde:innen versandt werden. Dies nun auch immer inkl. dem bekannten und einheitlichen Briefpapier bzw. Logo.
Ist dieses Tutorial verständlich und ist der Ablauf nachvollziehbar, um könnt Ihr damit Euer Logo / Briefpapier in Lexware hinterlegen?
letzte Bearbeitung: 2022-08-24
