Viele Nutzer:innen arbeiten mit einem Steuer- oder einem Buchführungsbüro zusammen. So kommt es vor, dass Daten zwischen Mandant:in und Steuerberatung/Dienstleister:in ausgetauscht werden müssen. In einem anderen Artikel hatte ich erläutert, wie man einen DATEV Export aus Lexware buchhaltung erstellt, und somit die Daten dem Steuer- oder Buchführungsbüro zur Verfügung stellt.
Heute werde ich erläutern, wie die Daten, welche man vom Steuer- oder Buchführungsbüro erhält, über einen DATEV Import in Lexware buchhaltung eingespielt werden.
Inhaltsverzeichnis
Die nachstehenden Screenshots zum DATEV Import in Lexware buchhaltung stammen aus einer Lexware financial office premium Version bzw. einer Lexware financial office plus Version. Der Ablauf ist bei den pro-Versionen identisch und bei den basis/plus Versionen bis auf geringe Abweichungen zu Beginn ebenfalls vergleichbar.
Wenn Ihr die Daten als .zip oder .rar Datei erhalten haben, so müsst Ihr diese vorher erst entpacken. Legt die entpackten Dateien in ein Verzeichnis, welches Ihr auch recht schnell wiederfindet. Meine Empfehlung – egal ob Import oder Export – ist: legt Euch ein Verzeichnis „Buchhaltung“ an und in diesem einen Unterordner „DATEV“. Diesen Ordner unterteilt Ihr am besten nach Zeiträumen, so wie Ihr exportiert bzw. importiert. (z.B. nach Monaten, nach Quartal etc.)
DATEV-Unterstützung aktivieren
Wenn Ihr bisher noch keine Daten via DATEV-Schnittstelle importiert habt, prüft zunächst, ob die DATEV-Unterstützung in Eurem Programm aktiviert ist. Um einen DATEV Import in Lexware buchhaltung durchführen zu können, müsst Ihr in den Firmeneinstellungen die DATEV-Unterstützung, durch setzen eines kleinen Häkchens, aktivieren.
Am Ende des Artikels findet Ihr eine Anleitung zum DATEV Import in Lexware buchhaltung auch in Form eines Video-Tutorials.
Als Format sollte im Regelfall DATEV-Format (ASCII csv) passen. Das Postversandformat (KNE) wird seitens DATEV schon seit längerer Zeit nicht mehr unterstützt, kann aber ggf. für Dateien aus anderen Steuerprogrammen relevant sein.
Ist die DATEV Unterstützung aktiviert, so findet Ihr im Menü Datei -> DATEV-Schnittstelle -> DATEV-Import die entsprechende Importfunktion. Bei den basis/plus Versionen findet sich der DATEV-Import unter Datei -> Import -> DATEV.
Import vorbereiten und Datei auswählen
Bevor Ihr den DATEV Import in Lexware buchhaltung startet, stellt bitte sicher, dass evtl. neue Sach- und/oder Personenkonten, welche vom Steuerbüro angelegt wurden auch bei Euch in Lexware buchhaltung existieren. Für Personenkonten lässt sich hierfür ebenfalls der Datev Import nutzen. Ihr benötigt jedoch separate Import-Dateien der Personenkonten, welche Ihr von Eurer/m Dienstleister:in erhaltet. Bitte überprüft zusätzlich, ob im Stapel noch Buchungen vorhanden sind, welche ggfs. bereits ins Journal übertragen werden können. Bei den pro / premium Version nutzt idealerweise die Option für mehrere Stapel.
Wählt nun den Datev-Import durch Klick aus. Es erscheint eine Hinweisseite zum Datev Import in Lexware buchhaltung. Diese Hinweisseite lässt sich durch setzen das Häkchens beim nächsten Aufruf des Assistenten unterdrücken. Auf Seite 2 des Datev-Import-Assistenten findet Ihr die Such- und Auswahlfunktion für die Importdaten.
Wählt das Verzeichnis aus, in welchem Ihr die Importdaten vorab gespeichert habt. Zur Auswahl klickt das entsprechende Verzeichnis mit der linken Maustaste doppelt an. Habt Ihr das entsprechende Verzeichnis ausgewählt, so bestätigt bitte mit dem Button „OK„.
Befinden sich in dem ausgewählten Verzeichnis Dateien im kompatiblen DATEV-Format, so werden die entsprechenden Datensätze in der Liste aufgeführt. Markiert den gewünschten Eintrag in der Liste, bzw. sollte es mehrere geben, die gewünschten Einträge, indem Ihr ihn einmal mit der linken Maustaste anklickt bzw. vor den Haken setzt. Geht über den Button „Weiter“ zum nächsten Schritt.
Einstellungen für Import festlegen
Auf der Seite „Einstellungen“ des Import-Assistenten muss in der Regel nichts verändert werden. Um sicher zu gehen, kontaktiert Euer Steuer- bzw. Buchführungsbüro. Gerade wenn Ihr mit Personenkonten bucht, ist das Thema OP-Erzeugung beim Import oder eben keine OP-Erzeugung nicht ganz unwichtig. Über den Button „Importieren“ wird dann der Import gestartet.
Daten prüfen / Fehler beheben
Abhängig von der Menge der zu importierenden Buchungen kann dieser Prozess etwas Zeit in Anspruch nehmen. Sind alle Daten importiert, landet Ihr automatisch in der „Zwischenstation“ für die zu importierenden Buchungen:
In dieser Liste kann man nun abschliessend prüfen, ob die importierten Daten alles korrekt sind oder es ggf. Fehler wie fehlende Konten o.ä. gibt. Sollte es Fehler geben, sind diese in der entsprechenden Spalte aufgeführt und beschrieben, so dass man im Regelfall gleich weiss, was zu tun ist, um diesen Fehler zu beseitigen.
Die fehlerfreien Buchungen kann man direkt wahlweise in das Journal oder den Stapel importieren. Bei fehlerhaften Buchungen muss erst die Fehlerursache beseitigt werden, vorher sind diese Daten nicht für den Import freigegeben.
Import in Stapel oder Journal
Ob Ihr die Daten werden in den Buchungsstapel oder das Journal importiert ist Euch überlassen. Sollte der Datensatz, welchen Ihr erhaltet, bereits festgeschriebene Buchungen enthalten, empfehle ich immer, den Imports direkt ins Journal durchzuführen.
Es kommt – sollte man den Import der festgeschriebenen Importdaten in den Stapel wählen – die obige Meldung, welche man das explizit noch einmal bestätigen muss. Da dies im Regelfall, wie in der Meldung auch erwähnt, Probleme bzgl. der GoBD bringen kann, gilt meine oben erwähnte Empfehlung.
Bei den pro bzw. premium Versionen kann man in den Programmoptionen eine Einstellung für das Buchen mit mehreren Stapeln aktivieren.
Ist diese Option aktiv, wird oberhalb der Liste ein kleines Feld angeblendet, bei der man eine frei wählbare Bezeichnung des Stapels eintragen kann. Wenn man dann anschliessend den Import buchen (Stapel) wählt, wird der entsprechende Stapel erzeugt und die gewählten Buchungen darin abgelegt.
Sollte es bereits einen Stapel geben, kann man auch über das Dropdown einen bestehenden Stapel auswählen. Ich persönlich empfehle jedoch, jedem Import auch einen eigenen Stapel zu verpassen. So kann man im Fall des Falles über Buchen -> Stapel löschen den Buchungsstapel komplett wieder löschen. Andere Stapel bleiben dann davon unberührt. Auch kann man bei Bedarf über Buchen -> Stapel ausbuchen gezielt Stapel ausbuchen und andere bestehen lassen.
DATEV Import in Lexware buchhaltung Video Tutorial
Nachstehend die Erläuterungen und der Ablauf zum DATEV-Import in Lexware buchhalter in Videoform:
Im Video beschreibe ich die einzelnen Schritte und gebe hier und da auch Hinweise zu manchen Punkten. Ich zeige zudem auch die Unterschiede beim DATEV Import in Lexware buchhaltung zwischen den basis / plus Versionen und den pro / premium Versionen, da wo es Unterschiede gibt.
Ich freue mich, wenn die Anleitung hilfreich ist. Bei Fragen oder Anregungen steht Euch das Kommentarfeld bzw. die Community zur Verfügung.
