Gedanken zu Dokumenten-Management

Als Unternehmer:in hat man täglich immer wieder mit unterschiedlichen Unterlagen und Dokumenten zu tun. Man prüft sie, hat aus ihnen Folgeaufgaben und packt sie irgendwann in Hefter und stellt sie ins Regal. So war das schon seit Jahrzehnten und so wird es auch heute noch viel gemacht.

Falsch ist dies natürlich nicht, mir persönlich war das alles irgendwann irgendwie zu viel Papier in zu vielen Ordnern, in zu vielen Regalen. Ich wollte das direkt am Arbeitsplatz verfügbar haben, ohne viel Herumsucherei. Ein Google für die eigenen Unterlagen, wenn man so will. Bei der Recherche zu Optionen und Möglichkeiten wurde schnell klar: ein DMS, also ein Dokumenten-Management, muss her.

Dokumenten-Management

Den Gedanken dazu hatte ich erstmalig vor ca. 10 Jahren, vielleicht sogar noch früher. So genau weiss ich das leider nicht mehr. Habe damals auch ein paar Lösungen ausprobiert aber so richtig rund war dies für mich leider nicht und dann habe ich es wieder etwas hinten angestellt. Vor ein paar Jahren kam der Gedanke wieder und ich habe erneut recherchiert und auch verschiedene Lösungen angeschaut. Letztlich „hängengeblieben“ bin ich bei ecoDMS.

Seither arbeiten wir damit und es ist eine enorme Erleichterung für viele Aufgaben in unserem Arbeitsalltag, aber auch für die privaten Dokumente. In wenigen Sekunden habe ich Dokumente zur Verfügung, wenn ich sie benötige und ich habe nicht mehr zig Ordner in den Regalen herumstehen. Ausserdem haben wir auch diverse interne Prozesse auf die neue digitale Bearbeitung umgestellt.

Getan werden muss in dem Bereich von (fast) jedem Unternehmen etwas, denn digital erhaltene Belege sind auch digital aufzubewahren und dies revisionssicher. Ich persönlich finde die digitale Handhabung wesentlich angenehmer, das ist sicherlich aber auch eine eigene Sichtweise, die man nicht pauschalisieren kann. Vorgaben zur Aufbewahrung und Archivierung finden sich in den GoBD, im UStG, in der AO und wenn zutreffend auch im HGB.

Im nachstehenden Video versuche ich einen kurzen Überblick und Einblick in ecoDMS zu geben und spreche allgemein über diese Thematik bzgl. Dokumenten-Management.

Das ist kein Tutorial im klassischen Sinne, wie ich es sonst mache. Es geht mir hierbei tatsächlich mehr darum, die – aus meiner Sicht – doch oftmals vorhandene Scheu vor dem Thema zu nehmen. Einen Einblick zu geben, wie so eine Dokumenten-Management-Lösung aussieht, einen groben Überblick zu geben, was damit machbar ist und meine Gedanken dazu zu schildern.

Versteht den Artikel und auch das Video als Anregung, um über das Thema nachzudenken und sich damit eingehender zu befassen. Ich habe das Video ohne grössere Vorbereitung erstellt und teile einfach meine Gedanken. Dies mag etwas ungeordnet wirken, sind aber eben einfach die Gedanken zum Zeitpunkt der Aufnahme.

Viele, gerade kleinere Unternehmen, tun in diesem Bereich leider noch sehr wenig bis gar nichts. Die Gründe dafür sind vielfältig. Ich glaube jedoch, dass hier viel Unsicherheit bzgl. dem Umgang mit solchen Systemen besteht, es eine gewisse Angst gibt, was die Kosten betrifft und eine Scheu dem „Neuen“ gegenüber auch nicht ganz so selten ist.

Das Video stellt in keinem Fall alles dar, was ecoDMS ist und kann. Mir geht es hierbei auch nicht zwingend alleinig um ecoDMS, sondern um das Thema und DMS allgemein. Es gibt jede Menge unterschiedliche Lösungen um die Unterlagen und Belege digital zu archivieren und den rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden. Auch Lexware bietet hier ja mit Lexware archivierung eine Anwendung dafür.

Letztlich spielt die Anwendung nicht die tragende Rolle, wichtig finde ich, dass man sich überhaupt mit dem Themen Digitalisierung und digitale Prozesse befasst, sich Gedanken um die eigenen Prozesse macht und wie man diese mit neuen Ansätzen und digitalen Lösungen optimieren kann. Wir haben uns für ecoDMS entschieden für unseren Anwendungsbereich und ich kam so gut damit zurecht und finde die Lösung so gut in der Handhabung, dass ich mich auch für eine langfristige Kooperation entschieden habe und nun auch Qualified Premium Reseller für ecoDMS bin. Ich bin fest davon überzeugt, dass eine Einführung und Nutzung eines solchen Systems viele Vorteile für ein Unternehmen schafft.

Wenn Ihr Fragen dazu habt und Euch dazu austauschen möchtet, gibt es auf lex-forum.net auch ein Unterforum zum ecoDMS. Nutzt gern diese Möglichkeit, ich freue mich immer über Fragen, andere Sichtweisen und konstruktiven Austausch. Anderen Mitgliedern der Community geht es hier sicherlich ähnlich.