Im geschäftlichen Alltag entstehen jede Menge Unterlagen wie Lieferscheine, Rechnungen, Quittungen etc. Alles was steuerrechtlich relevant ist, muss in Deutschland für eine gewisse Frist aufbewahrt und für etwaige Prüfungen vorgehalten werden.

Paragraphen

Die Aufbewahrungsfristen werden in §257 HGB geregelt und betragen 6 bzw. 10 Jahre. Das kann auch schon bei kleinen Unternehmen Regale oder Schränke voll mit Dokumenten und Ordnern bedeuten. Viele Dinge werden heute jedoch immer mehr digitalisiert und dies wird in Zukunft ziemlich sicher weiterhin zunehmen.

Wie ist nun mit Dokumenten, Büchern, Unterlagen etc. aus dem betrieblichen Ablauf umzugehen, wenn diese teilweise oder gar vollständig digital vorliegen? Hierfür gelten die Grundsätze ordnungmässiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD).

Das 37seitige Dokument, welches Ihr nachstehend als PDF zum Download findet, umfasst die 13 Hauptbereiche

  • Allgemeines
  • Verantwortlichkeit
  • allgemeine Anforderungen
  • Belegwesen (Belegfunktion)
  • Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung
  • Internes Kontrollsystem (IKS)
  • Datensicherheit
  • Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
  • Aufbewahrung
  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Datenzugriff
  • Zertifizierung und Software-Testate
  • Anwendungsregelung

Dieses Dokument und die dort hinterlegten Grundsätze sollte sich jede_r UnternehmerIn durchlesen und mit den eigenen betrieblichen Abläufen und Gegebenheiten vergleichen. Ich bin sicher, Ihr findet Dinge, die Ihr so bisher noch nicht wusstet oder evtl. auch unterschätzt habt.

  GoBD (DOK 2014/0353090) (233,7 KiB, 540 hits)

Gerade in der digitalen Welt sind die Wandlungen im Verhältnis recht schnell und die Systeme und Möglichkeiten entwickeln sich rasant. In diesem Zusammenhang wirken Zeiträume wie 6 oder 10 Jahre ewig lang. Einige der Vorgaben sind in der Praxis aufgrund der Schnelligkeit der technischen Entwicklungen auch teils unpraktisch, bedenkt man z.B. den Wechsel einer Software und der Pflicht die mit ihr erstellten Daten in der erstellten Form entsprechend aufzubewahren.

Dennoch bringt die neue Technologie auch Vorteile, da bisherige Berge von Papier und Schränke voll Ordner z.B. auf viel handlichere und weniger raumfüllende Datenträger komprimierbar und auch viel schneller und effizienter durchsuchbar sind.

Alles in allem sind es aber Grundsätze, an die wir uns im geschäftlichen Bereich halten müssen, egal ob manche davon Sinn machen oder eben nicht.


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