Bei einem Grossteil der Programme von Lexware gibt es die Aufteilung in standard, plus, professional und premium. Wie diese Bezeichnungen schon suggerieren, wächst hiermit der Funktionsumfang und natürlich auch der Preis.
Viele Nutzer:innen steigen mit einer standard- oder plus-Version ein und beginnen ihre Arbeit damit. Im Laufe der Zeit wachsen die Ansprüche und Anforderungen, so dass es immer wieder vorkommt, dass Anwender:innen einen Lexware Wechsel von einer standard/plus Variante auf die professional/premium Lösung durchführen möchten. Wichtig ist natürlich, dass die Daten der bestehenden Version weitestgehend übernommen werden können.
Nachstehend beschreibe ich Euch den Prozess des Umstiegs von einer standard- oder plus-Version auf eine pro- bzw. premium-Version. Gegen Ende des Artikels gibt es das Ganze auch noch einmal in Videoform.
Übergabe Daten aus standard/plus Programm
Eine Übernahme mit einer einfachen Datensicherung ist in den meisten Fällen so nicht möglich, da die Version in der Regel auf einer unterschiedlichen Datenbank basieren. Um die Daten übernehmen zu können gibt es den Menüpunkt Übergabe an Lexware Programme.
Auf diesem Wege wird eine spezielle Datensicherung erstellt, welche die Daten zu aufbereitet, um sie in der professional oder premium Lösung einzulesen.
Das Ganze ist, wie bei Lexware gewohnt, assistentengestützt. Man klickt sich hier also Schritt für Schritt durch. Als erster Schritt wird eine „normale“ Datensicherung erstellt. Sicher ist sicher. 🙂
Direkt im Anschluss startet der Assistent zur Erstellung der Übergabedatei. Auf der ersten Seite des Assistenten gibt noch ein paar Hinweise zum Ablauf.
Übernommen werden können die Daten in
- Programme der Lexware professional / premium Produktlinie
- Lexware handwerk plus
- Lexware financial office plus handwerk
- Lexware business plus
Als nächster Schritt folgt die Auswahl der enthaltenen Firmen, welche übernommen werden sollen.
Dann werden die Daten der ausgewählten Firmen geprüft und im Anschluss ein Ergebnisbericht angezeigt. Dieser gibt an, ob die Daten insoweit in Ordnung sind um übernommen zu werden, oder ob Probleme vorliegen, welche einer Übernahme im Wege stehen.
Sollten Fehler vorliegen, werden diese in der Regel recht gut näher erläutert, so dass man weiss, wo man ansetzen muss, um die Übernahme voranzubringen. Schaut Euch im Fall des Falles einfach den Bericht genau an.
Als nächster Schritt erfolgt die eigentliche Erstellung der Übergabedatei. Ihr habt die Möglichkeit, einen Speicherort für diese Datei zu wählen und könnt danach die Komprimierung und Speicherung starten
Je nach Umfang der Daten in Eurem Programm können diese einzelnen Schritte auch etwas Zeit in Anspruch nehmen. Nehmt Euch diese Zeit und versucht es nicht mal eben zwischendurch.
Übernahme Daten in pro/premium Programm
Die erzeugte Datei übertragt Ihr dann auf den anderen PC bzw. wenn es der gleiche PC bleibt, notiert Euch den Speicherort und startet im professional bzw. premium Programm die Datenübernahme. Ich empfehle vorab auch von der pro bzw. premium zunächst eine Datensicherung zu erstellen. Ist die Version noch jungfräulich, also sind noch keine Firmen enthalten kann man ggf. auch darauf verzichten, ich persönlich mache dennoch immer eine Sicherung.
Über Datei -> Datenübernahme startet Ihr die Übernahme der Daten in der pro bzw. premium Version. Dieser Menüpunkt wird Euch nur angeboten, wenn Ihr in der Zentrale steht. Also nicht direkt in ein Modul wechseln sondern in der Zentrale verbleiben. Ausserdem müsst Ihr als Supervisor angemeldet sein, um den Prozess der Datenübernahme auszuführen.
Zu Beginn wird der Versionstand Eures pro- bzw. premium-Programmes geprüft sowie der weitere Ablauf dargestellt.
Ist die Prüfung erfolgreich könnte Ihr zur Seite 2 des Assistenten wechseln und dort dann den Pfad der in der standard/plus Version erzeugten Übernahme-Datei auswählen.
Im nächsten Schritt werden dann alle enthaltenen Firmen angezeigt, welche sich in der Übernahme-Datei befinden. Sollte es in Eurem pro- bzw- premium-Datenbestand eine Firma geben, welche identisch heisst, werden diese in der separaten Liste aufgeführt. Eine Zusammenführung ist so zwar nicht möglich (Firma wird separat angelegt mit Zahlensuffix), die Ansicht hilft aber z.B. evtl. Doppelimporte zu vermeiden.
Ihr wählt die gewünschten zu importierenden Firmen aus und mit Klick auf Weiter gelangt Ihr zur Seite Datenimport. Nach einer Sicherheitabfrage, ob denn die Übernahme tatsächlich durchgeführt werden solle, startet diese bei Bestätigung mit Ja auch direkt.
Im Anschluss kommt ein Ergebnisbericht, welcher im besten Falle ein OK bei jeder importierten Firma ausgibt.
Die Seite Zusammenfassung, welche als nächster Schritt im Assistenten folgt, gibt nochmal an, ob die Übernahme erfolgreich war (oder eben nicht).
Als letzter Schritt könnt Ihr entscheiden, ob Ihr Lexware ein anonymisiertes Protokoll der Übernahme zukommen lasst, so das Lexware den Prozess ggf. weiter optimieren kann.
Damit ist der Prozess abgeschlossen und die Firma bzw. die Firmen stehen Euch in der pro- bzw. premium-Version zur Verfügung.
Datenübergabe zu pro/premium Video-Tutorial
Nachstehend der Prozess der Datenübergabe von standard/plus zu pro/premium als Video-Tutorial:
Voraussetzungen und Tipps
Um die Daten übernehmen zu können darf das Ausgangsprogramm maximal eine Jahresversion kleiner sein als das Zielprodukt. In aktuellen Versionen kann das teilweise auch anders sein, da sich zwischenzeitlich bestimmte Voraussetzungen geändert haben. Im Zweifel vorab ggf. über die Community oder auf anderen Supportwegen dazu informieren. Also wenn Ihr in eine pro/premium Version 2023 Daten übernehmen wollt, solltet Ihr die standard/plus Version ebenfalls in 2023 oder wenigstens 2022 vorliegen haben.
Ist Eure standard/plus Version älter, besteht die Möglichkeit über entsprechende Zwischenversionen das Programm zu aktualisieren und auf den aktuellen Stand zu bringen. Die notwendigen Versionen bekommt Ihr über Lexware direkt oder einen der regionalen Lexware Partner:innen.
Ausnahme ist die anlagenverwaltung standard. Hier wird aktuell nur die Version des Vorjahres zur Übernahme unterstützt. Möchtet Ihr die Daten von einem buchhalter, faktura+auftrag oder lohn+gehalt mit Daten aus anlagenverwaltung zusammenführen ist dies über die Datenübergabe nicht möglich. Es würden zwei unterschiedliche Mandanten entstehen.
Auch wenn Ihr z.B. einen buchhalter standard und ein lohn+gehalt standard als jeweilige Einzelprogramme in ein financial office pro zusammenführen wollt und die Daten am Ende in einem Mandant zusammenlaufen sollen, ist die nicht ohne Umwege möglich. Ihr müsstet zunächst die beiden standard-Programme in ein financial office standard zusammenführen, so dass dort dann 1 Mandant existiert und dann erst die Datenübergabe in die pro- bzw. premium-Version starten.
Welche Daten werden nicht mit übernommen?
Die nachstehend aufgeführten Punkte können leider nicht übernommen werden und müssten von Euch in der pro/premium Version neu angelegt bzw. eingerichtet werden.
- individuell von Euch angepasste Formulare
- Benutzer, Gruppen, Passwörter und Benutzer- und Programmrechte
- diverse Programmeinstellungen wie z.B. Listeneinstellungen, Position von Fenstern etc.
- Einstellungen aus dem Menüpunkt Extras – Optionen
- Elster Historie
Einschränkung bei lohn+gehalt
Bei dem Programmteil lohn+gehalt gibt es eine nicht ganz unwesentliche Einschränkung. Hier können leider nicht alle Abrechnungsjahre vollständig übernommen werden. Ausgehend davon, dass Ihr in eine 2023er pro/premium übernehmen wollt, gilt:
- lohn+gehalt standard/plus 2021 – keine Übernahme möglich
- lohn+gehalt standard/plus 2022 – keine Übernahme möglich
- lohn+gehalt standard/plus 2023 – Abrechnungsjahre 2023 und 2022 werden übernommen
Voraussetzung ist, dass das Abrechnungsjahr im lohn+gehalt Programm dem maximal möglichen Abrechnungsjahr entspricht, welches in dieser Version einstellbar ist. Weiterhin gilt zu beachten, dass der Versionsstand mindestens 23.01 in der pro Version sein muss. In die 23.00 kann auch keine Übernahme durchgeführt werden.
Ich freue mich wenn die Erläuterungen für Euch verständlich sind. Einem Umstieg zu pro/premium steht nun nichts mehr im Wege. 🙂
Bei etwaigen Unklarheiten, Fragen oder Austausch zu dem Thema steht Euch natürlich das Forum, wie immer, gern zur Verfügung.
