Rechnungen schreiben in Lexware ist nicht sonderlich kompliziert. Kund:in auswählen, Artikel hinzufügen, ggf. noch Preise eintragen, fertig. Dies ist wohl der Standardweg, der am häufigsten praktiziert wird. Aber es gibt auch davon abweichende Konstellationen wie z.B. nicht steuerbare Lieferung ins Ausland.

nicht steuerbare Rechnung

Da es heute im http://lex-forum.net die Frage einer Anwenderin war, wie Lexware Aufträge bei Lieferung ins Ausland erstellt werden können, nehme ich dies zum Anlass, einen kleinen Artikel inkl. Video dazu zu machen.

Es geht hierbei explizit um Lieferungen von Deutschland ins Ausland. Bei Leistungen, also erbrachten Arbeiten im Ausland, sieht das alles ein klein wenig anders aus, was aber nicht Inhalt dieses Artikels sein soll.

Besteuerung über Warengruppe

Die Besteuerung der Artikel erfolgt in Lexware faktura+auftrag bzw. warenwirtschaft über die Warengruppe. In dieser wird der Steuersatz bzw. das Buchungskonto hinterlegt und bei Auswahl der enthaltenen Artikel werden diese entsprechend besteuert.

Durch Rechtsklick auf die jeweilige Warengruppe und dann Bearbeiten öffnet sich die Bearbeitungsmaske. In faktura+auftrag sieht dies so aus:

Wwarengruppe faktura+auftrag

In den warenwirtschaft pro bzw. premium Versionen ist die Ansicht wie folgt:

Warengruppe warenwirtschaft

Während die Buchungskonten in faktura+auftrag (Einzelversion) noch optional sind und hier ein Steuersatz gewählt wird, muss bei warenwirtschaft pro bzw. premium ein Buchungskonto hinterlegt werden. Etwas abweichend wie im Video erläutert, so ist es so, dass bei faktura+auftrag in Verbindung mit financial office bzw. der Anbindung an den Lexware buchhalter, auch hier Angaben zu den Buchungskonten hinterlegt werden sollten, da dass Feld Steuersatz nicht bearbeitbar ist.

Die Standardkonten werden in der Regel bei Neuanlage einer Warengruppe automatisch befüllt. Für die manuelle Eingabe lauten diese:

im SKR03

  • Inland steuerpflichtig USt19%: 8400
  • Inland steuerpflichtig USt7%: 8300
  • Inland steuerfrei: 8100
  • Ausland steuerfrei: 8120
  • EG steuerfrei: 8125

im SKR04

  • Inland steuerpflichtig USt19%: 4400
  • Inland steuerpflichtig USt7%: 4300
  • Inland steuerfrei: 4100
  • Ausland steuerfrei: 4120
  • EG steuerfrei: 4125

Die Kontierung ist ggf. mit dem Steuerbüro abzusprechen. Evtl. sind für bestimmte Warengruppen andere Konten gewünscht oder das Steuerbüro hat andere Gründe für abweichende Konten. Hier ist dann auf die entsprechende Schlüsselung der gewählten Konten zu achten.

wichtige Angaben in Kund:innenstammdaten

Noch etwas wichtiger als die Einstellungen in den Warengruppen sind die Einstellungen in den Kund:innenstammdaten. In den Adressdaten sollte das Feld Land möglichst befüllt werden.

Weiterhin gibt es unter dem Bereich Rechnungsstellung ein Feld für die Umsatzsteuer-ID (für Kund:innen im EU-Ausland) sowie den Punkt steuerbare Umsätze. In das Feld Umsatzsteuer-ID tragt Ihr die Nummer ein, sofern Euch diese bekannt ist. Im Zweifel bitte bei Auftraggeber:innen erfragen.

Kundendaten USt-ID und steuerbare Umsätze

Die Nummer kann bzw. sollte auch beim Bundeszentralamt für Steuern auf Validität geprüft werden. Dies kann direkt über die Prüfen Schaltfläche durchgeführt werden. Faktisch dürft Ihr innereuropäische Lieferungen nur dann nicht steuerbar ausweisen, wenn die Korrektheit der USt-ID bestätigt wurde. Die Prüfung hat vor Ausführung der Lieferung und Leistung zu erfolgen. Wichtig: den Bestätigungsbeleg bitte aufbewahren und gut sortiert abheften.

Ausländische Kund:innen ohne USt-ID sind Kund:innen im Inland gleichgestellt. Lieferungen sind in diesem Falle also steuerbar.

Der Punkt Steuerbare Umsätze ist für gewöhnlich angehakt. Bei Kund:innen im Ausland (egal ob EU- oder Drittland) ist dieser Haken zu entfernen und im Feld Steuerbefreiung der Grund anzugeben (z.B. innergemeintschaftliche Lieferung).

Sind all diese Punkte erfüllt wird der in Lexware erstellte Auftrag korrekt besteuert bzw. als nicht steuerbar ausgewiesen.

Zusammenfassung in Videoform

Das Ganze hier nun nochmal als Video zusammengefasst und im Programm erläutert.

Bei Zweifeln zum Thema Besteuerung bitte immer das Steuerbüro konsultieren. Entsprechende Auskünfte empfehle ich in schriftlicher Form zu verlangen und diese auch abzuheften.