Die E-Mail ist ohne Frage eines der wichtigsten Kommunikationsmittel unserer Zeit. Natürlich bekommt man auch viel Spam oder Unwichtiges. Mit einem guten Spam-Filter und ein paar Regeln kann man seinen E-Mail-Verkehr jedoch recht einfach organisieren. Aber trotz der negativen Dinge werden wohl die wenigsten Menschen auf die E-Mail wieder verzichten wollen. Wie man der täglichen E-Mail-Flut Herr werden kann und das Mailaufkommen etwas organisierter gestaltet hat die Kollegin Anne Häusler in Ihrem Artikel „Chaos ade! 6 Tipps, wie sich die E-Mail-Flut in den Griff bekommen lässt“ (Artikel leider nicht mehr online verfügbar) erläutert.

E-Mail im Unternehmen

In meiner täglichen Arbeit begegnen mir viele unterschiedliche E-Mail-Accounts, da ich sie teilweise bei Kund:innen einrichte oder eben mit Kund:innenen im E-Mail-Kontakt stehe. Auch wenn ich unterwegs bin und Werbeflyer, Plakate etc. sehe, schaue ich mir die E-Mail-Adressen oder auch die Webadressen meist etwas genauer an.

Was mir dabei auffällt und mich gleichzeitig auch etwas erschreckt, dass sehr viele Unternehmen eine Freemail-Account Adresse nutzten. „Na und?“ wird sich jetzt manche/r fragen, da ist doch nichts dabei. „E-Mail ist E-Mail, wen kümmert es bei welchem Anbieter“. Das ist grundsätzlich auch nicht falsch und als Privatperson mag das tatsächlich eher uninteressant sein.

Als Unternehmen, welches nach Aussen mit Lieferant:innen und Kund:innen kommuniziert ist es meiner Ansicht nach keineswegs egal. Die meisten Firmen haben sicherlich Visitenkarten, Briefpapier, einen Firmenstempel – bei all diesen Dingen, ist es ihnen da egal wie diese aussehen? Überlegen die Unternehmer:innen nicht auch, wenn sie die Erstellung eben dieser Sachen planen, welchen Eindruck es bei Kund:innen macht? Warum werden dann die gleichen Kriterien nicht auch an die Auswahl der E-Mail-Adresse gelegt?

Vor- und Nachteile von Freemail-Accounts

Die Vorteile von Freemail-Accounts wie web.de, gmx.de, googlemail etc. liegen ganz klar auf der Hand. Man hat keine Kosten. Ausserdem bekommt man soweit alles „mundgerecht“ vorgesetzt, gibt nur noch seine persönlichen Daten ein, registrieren, fertig. Schon kann es mit mailen losgehen. Einfach und effizient.

Mehr Vorteile fallen mir hierzu aber auch nicht ein. Die Nachteile überwiegen zudem – meiner Ansicht nach. Was sind die Nachteile?

Freemail-Accounts finanzieren sich in der Regel durch Werbung. D.h. man bekommt von den Anbieter:innen Werbung auf der Seite eingeblendet und in vielen Fällen auch regelmässige Newsletter mit Werbung. Das ist soweit nicht schlimm, aber nervig. Einige Anbieter:innen hängen ausgehenden E-Mails (sofern über die Web-Oberfläche und nicht über ein E-Mail-Programm versandt) auch Werbung an. Dieser Umstand ist meiner Meinung nach ein absolutes No-Go im geschäftlichen E-Mail-Verkehr, zumal die Absender:innen keinen Einfluss darauf haben, für was da geworben wird. Auch nachteilig ist, dass man bei der Anmeldung ggfs. nicht den gewünschten E-Mail-Alias, also den teil vor dem @ frei wählen kann, da der Wunschname evtl. bereits an eine/n andere/n Nutzer:in vergeben ist.

Den meiner Ansicht nach grössten Nachteil sehe ich darin, dass mit jeder E-Mail automatisch „Werbung“ für den jeweiligen Dienst gemacht wird, da ja am Ende der E-Mail-Adresse, also nach dem @, der Dienstname steht. Eine Domain, welche nichts mit dem jeweiligen Absender zu tun hat.

Auch noch zu bedenken: nutzt man z.B. Anbieter:innen wie T-Online auch für den Internetzugang und dies dann in Verbindung mit einer T-Online E-Mail-Adresse, so bindet man sich mehr oder minder an diese/n Anbieter:in. Will man zu einem späteren Zeitpunkt den/die Anbieter:in für Telefon und/oder Internetzugang wechseln, fällt es schwer, da man ungern auf eine bereits im Kund:innenenkreis eingeführte E-Mail-Adresse verzichten möchte. Anbieter:innen ermöglichen in der Regel die Weiternutzung, jedoch oft nur gegen eine Gebühr.

Warum eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain besser ist?

Viel besser finde ich es, wenn man als Unternehmen eine eigene Domain besitzt. Eine solche zu beantragen ist nicht kompliziert und kostet auch keine Unsummen. Die Vorteile liegen ganz klar auf der Hand. Man hat als Unternehmen die volle Kontrolle über die Domain, kann also auch den E-Mail-Alias je E-Mail-Adresse frei wählen.

Ich bin auch der Meinung, dass jedes (!) Unternehmen, vollkommen gleich welcher Grösse, eine eigene Webseite haben sollte. Somit ist eine Domain vorhanden und man kann auch entsprechende E-Mail-Adressen für die Mitarbeiter:innen einrichten.

Immer wieder belustigend sind dann Werbemittel von Firmen, welche zwar eine eigene Domain enthalten, jedoch die E-Mail-Adresse von einem Freemail-Anbieter ist. Besonders oft sieht man dies auf Autobahnen an den Planen der vielen LKW. 😉

Es muss für den Anfang auch kein grosses Webseitenprojekt werden. Aber auch wenn man keine mega Webseite haben möchte, sollte man auch bei kleinen Projekten Expert:innen oder eine Agentur hinzuziehen. Das kostet ein paar Euro, ja, aber hier darf man nicht am falschen Ende sparen. Ihr kennt ja den Spruch: „Für einen ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance“. Und eine schlechte, unübersichtliche und optisch auch nicht sehr attraktive Seite, wird wohl eher kein zweites Mal besucht und erst recht nicht weiterempfohlen bzw. verlinkt.

Es reicht oft auch schon eine Art „Visitenkarte“ für das Internet. Also eine Webseite, aus der Anschrift, Kontaktmöglichkeit und ggfs. noch angebotene Dienstleistungen hervorgehen. Dafür muss man keine Unsummen ausgeben hat aber mit einfachen Mitteln die Grundlage geschaffen, von potentiellen Kund:innen gefunden zu werden. Nutzt man nun noch konsequent E-Mail-Adressen mit der eigenen Domain wird die Sache rund und der erste Eindruck bei den Empfänger:innen wird oft ein anderer, ein seriöserer sein.

Fazit

Ich weiss wie schwer es ist, gewohnte Muster zu druchbrechen. Aber wenn Du selbstständig bist oder auch eine grösserer Firma hast bzw. in einer selbigen arbeitest und Freemail-Accounts nutzt (oder noch schlimmer bezahlte Accounts mit einer unternehmensfremden Domain) – wage den Schritt. Nimm Dir die Zeit und beantrage eine eigene Domain, welche zu Deinem Unternehmen passt, seriös klingt und möglichst auch nicht zu lang ist. Beauftrage ein Agentur in Ihrer Region, welche Dir eine kleine Visitenkarte im Internet erstellt und richte Dir eine oder mehrere E-Mail-Adressen mit dieser Domain ein.

Bestehende E-Mail-Adressen von Freemail-Anbietern kannst Du eine Zeit über parallel betreiben, um eingehende E-Mails nicht zu verpassen. Antworte aber immer (!) mit der neuen E-Mail-Adresse, welche Deine Domain enthält. Somit wird diese neue E-Mail-Adresse bei Deinen Kund:innen und Lieferant:innen bekannt und die „alte“ mit der Zeit überflüssig. Erstelle am Besten auch einen Newsletter oder lege Rechnungen und/oder Anschreiben eine Info zu Deiner Webseite und den neuen E-Mail-Adressen bei. Eine solche Neuigkeit kann auch ein guter Anlass ein, etwas weniger aktive Kund:innen anzuschreiben oder anzusprechen und somit ggfs. wieder zu „aktivieren“. 😉

Weiterhin stelle ich oft fest, dass sehr lange oder auch von der Bezeichnung her eher unvorteilhafte E-Mail-Aliase gewählt werden. E-Mail- und auch Webadressen sollten möglichst klar und verständlich sein und nicht zu lang und somit leicht zu merken. Zudem empfiehlt sich ein strukturierter Aufbau, so dass die E-Mail-Adressen im Unternehmen möglichst alle gleich aufgebaut sind.

Was im Arbeitsalltag beim Schreiben bzw. Antworten auf E-Mails zu beachten ist erläutert Euch der Kollege Jürgen Christ vom Blog meine-firma-und-ich.de in seinem Artikel „5 Regeln für E-Mail im Firmenalltag“ (Artikel leider nicht mehr online verfügbar).

Wie seht Ihr das? Nutzt Ihr E-Mail-Adressen mit eigener Domain oder doch eher Freemail-Dienste?

letzte Bearbeitung: 2022-08-04