Mit dem heutigen Artikel möchte ich ein Tool bzw. eine Anwendung vorstellen, welche in erster Linie nichts mit Lexware zu tun hat. Dennoch passt es meiner Ansicht nach ganz gut zum Thema meines Blogs, da die Zielgruppe von Lexware überwiegend Selbstständige sowie kleine und mittelständige Unternehmen sind.

Von diesen höre ich sehr oft die Frage, wie man denn relativ einfach und vor allem kostengünstig Daten (Worddateien, Exceldokumente, Bilder etc.) auf verschiedenen Systemen synchron hält, also z.B. die Daten aus dem Büro bei Bedarf auch zu Hause weiter bearbeiten kann oder umgekehrt. Gerade bei Einzelnunternehmern oder kleinen Gesellschaften ist dies geschäftlicher Alltag, da Chef:innen viele Dinge noch selber machen müssen oder selbst machen wollen, dafür aber nicht bis in die Nacht im Büro sitzen möchten.

Bisher konnte ich hier mit nicht vielen, wirklich praktischen Ideen dienen. Sicherlich gäbe es die Möglichkeit, sich Daten via Email nach Hause bzw. ins Büro zu senden oder mit FTP Verzeichnissen zu arbeiten. Bei der ein oder anderen Datei war aus Gründen der Dateigrösse Email nicht mehr möglich und das Thema FTP erschien vielen Kund:innen doch recht umständlich und unpraktisch.

Vor ein paar Tagen habe ich nun jedoch ein Tool entdeckt, was genau hier den Ansatz findet. Mehr noch, es geht weit darüber hinaus. Dropbox heisst diese interessante Idee.

Die Dropbox ist an sich nichts neues. Es wird im Web ein Speicherplatz von 2 GB für das ablegen von Dokumenten angeboten – kostenfrei. Das ganze kann in Ordnern nahezu beliebig organisiert werden. Man kann somit – Internetzugang vorausgesetzt – von überall auf seine Dropbox zugreifen. Das Interessante: mit dem optionalen Download der „Dropbox“ wird ein Ordner auf dem System des Nutzers angelegt.

my dropbox

„My Dropbox“ ist ein „normaler“ Systemordner, welcher beliebig mit Unterordnern strukturiert werden kann. Alle Daten, die unterhalb von „My Dropbox“ liegen, werden dann ganz einfach mit dem Online-Account synchronisiert.

Bearbeitet man z.B. im Büro ein Dokument, kann dieses aber nicht fertigstellen, so legt man es in der Dropbox ab und es wird automatisch mit dem Onlinespeicher synchronisiert. Der kleine grünen Haken (siehe Abbildung oben) besagt, dass dieser Ordner bzw. diese Datei mit dem Server synchronisiert wurde. Hat man die Dropbox dann z.B auch auf dem PC oder dem Notebook zu Hause, so beginnt automatisch nach dessen Start die Synchronisisation und man hat die ganzen Daten 1zu1 auf seinem PC zu Hause. Man kann diese nun weiter bearbeiten und das Ergebis in die Dropbox legen. Damit steht es dann auch im Büro zur Verfügung. Dies kann man auf beliebigen PCs/Notebooks weiterführen – es bedarf hierzu lediglich der Installation der Dropbox und Eingabe der entsprechenden Zugangsdaten. Mit nur einem Account auf x-beliebigen PCs und Notebooks synchron.

Dies alles ist auch noch nicht weiter spektakulär. Innerhalb von einem Account Daten verwalten ist nicht wirklich neu. 🙂

Richtig interessant wird es aber mit dem teilen von Daten. Man kann einzelne Ordner auch für andere Nutzer:innen freigeben. Einfach die Email-Adresse von Nutzer:innen eingeben und ggfs. noch eine kleine Notiz vermerken und die Kolleg:innen o.ä. erhält eine Info, dass Du den Ordner XY mit ihr/ihm teilen möchten. Gibt das Gegenüber die Bestätigung für den gemeinsamen Ordner, so ist dieser ab dann auch direkt in deren Dropbox vorhanden. Alle Dateien, die in diesen Ordner abgelegt werden, sind dann automatisch bei beiden Partner:innen verfügbar. Die Anzahl der Nutzer:innen, welche Zugriff auf den oder die entsprechenden Ordner haben, sind meinem Wissen nach nicht begrenzt. Man kann hiermit z.B. auch Niederlassungen oder Home-Office-Kolleg:innen recht praktikabel einbinden.

Vom Start an sind 2 GB Speicherplatz inklusive. Es gibt unterschiedliche Pakete, welche z.B. 50 GB oder 100 GB Datenspeicher beinhalten. Diese sind jedoch kostenpflichtig. Die Basis-Dropbox ist kostenfrei. Lädt man seine Freund:innen über das interne Tool ein, so erhält man für jede Registrierung 250 MB zusätzlichen Speicherplatz. Dauerhaft und kostenfrei. Dies kann bis zur maximalen Ausbaustufe von derzeit 8 GB führen.

Wer Besitzer:in eines iPhones oder iPads ist, kann die Dropbox auch ganz bequem als App nutzen. Auch für Besitzer:innen eines Blackberry sowie für Geräte mit Android-OS steht eine entsprechende Anwendung bereit.

Fazit

Die Dropbox ist aus meiner Sicht ein recht praktikables Tool um Dateien über verschiedene PCs, Notebooks und/oder Partner:innen synchron zu halten. Mit bis zu 8 GB Datenspeicher kostenfrei ist dies eine recht risikoarme Möglichkeit, Daten „auszulagern“. Wer die Dropbox intensiver nutzen möchte kann diese problemlos kostenpflichtig erweitern. Die Preise ab 9,99 $/Monat bzw. 99,00 $/pro Jahr sind recht moderat.

Die Online-Oberfläche ist übersichtlich, nahezu etwas schlicht und gut bedienbar. Bei Nutzung der installierbaren Dropbox integriert sich die Anwendung nahtlos in das bestehende System als „normaler“ Ordner und Nutzer:innen können wie gewohnt mit dem PC arbeiten. Auch Freund:innen eines Mac-OS oder Linux kommen nicht zu kurz, da auch für diese Betriebssysteme eine Installation möglich ist.

Hier gehts zur Dropbox!

Einfach ausprobieren – ich freue mich über Feedback. 😉

Letzte Bearbeitung: 2022-07-29