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Dass E-Rechnung seit dem 01.01.2025 ein Thema ist, haben sicherlich schon viele Unternehmer:innen mitbekommen. Viele Fragen werden in meinem Artikel inkl. ausführlichem Videotutorial beantwortet. In der Praxis gibt es aber hier und da noch die ein oder andere Frage oder so manches Problem. So auch die Meldung beim Versand von E-Rechnung, SPF validation failed.
Was ist ein SPF Record?
Wenn E-Mails versendet werden, prüfen die empfangenden Server, ob die eingehende E-Mail auch korrekt ist und bestimmte Details der Mail mit dem sendenden Server übereinstimmen. Wenn der Versand z.B. über Server X erfolgt, prüft der empfangende Server, ob die Domain zu diesem Server passt. Passt es nicht, werden die empfangenden Server im Regelfall die Mails als Spam werten und erst gar nicht „durchstellen“.
Wenn ein Versand von einem externen Dienst (Newsletterversand o.ä.) über dessen Server erlaubt werden soll, ohne dass die empfangenden Server die Mails als Spam werten, dann sind beim Originalserver der Mailadresse Angaben zu hinterlegen, dass der externe Server die Erlaubnis hat, auch Mails zu senden. Dafür braucht es den SPF Record.
Einstellungen beim Versand der E-Rechnung
Beim Versand der E-Rechnungen aus Lexware kann man im Versandassistent den Haken setzen, dass der Versand der E-Rechnung mit der gewünschten, eigenen E-Mail-Adresse erfolgen soll. Ist der Haken nicht gesetzt, werden die Belege mit [email protected] versendet.
Das wirkt evtl. nicht immer besonders professionell und irritiert ggf. auch die Kund:innen. Daher kann man den Haken setzen, dass die eigene E-Mail-Adresse als Absenderadresse verwendet werden soll. Im obigen Screenshot wird der Versanddialog von den Lexware warenwirtschaft pro / premium Versionen dargestellt. Bei faktura+auftrag basis / plus sieht es optisch etwas anders aus, die Option für einen solchen Haken zur eigenen Absenderadresse ist jedoch ebenso vorhanden. Daher bitte nicht allein auf diese Ansicht fokussieren.
Fehler SPF validation failed
Wenn Ihr nun den Haken gesetzt habt und die Rechnung versendet, aber bei Eurem Server gibt es nicht den passenden SPF Eintrag, werden die Mails mit ziemlich hoher Wahrscheinlichkeit nicht ankommen und Ihr bekommt bei Aktualisierung des Status in Lexware ggf. die Fehlermeldung SPF validation failed.
Daher müsst Ihr nachstehenden SPF Eintrag auf Eurem Server hinzufügen:
include:_spf-e.cegedim.fr include:_spf-i.cegedim.fr
Der Eintrag ist in der Regel in den DNS-Einstellungen der Domain zu finden. Ihr benötigt also die Möglichkeit, auf diese Einstellungen zugreifen zu können. Das geht für gewöhnlich nur dann, wenn Ihr eine eigene Domain habt und auch für die E-Mail-Adresse nutzt. Dies bedeutet aber im Umkehrschluss auch: wenn Ihr eine E-Mail-Adresse von einem Dienst verwendet wie t-online.de, web.de, gmx.de etc. kann diese E-Mail-Adresse nicht für den Versand als eigene Absenderadresse genutzt werden.
Bitte beachtet, dass nach setzen der Einstellung bzw. des SPF Eintrages bis zu 24 Stunden vergehen können, bis diese Einstellung auch tatsächlich greift.
Ich persönlich empfehle bereits seit Jahren, dass ein Unternehmen eine eigene Domain und damit auch E-Mail-Adresse haben sollte, weil es aus meiner Sicht sehr viele Vorteile bietet. Und auch diese Thematik ist ein weiterer Grund dafür.
DKIM / DMARC
Wenn Euer Server bereits DKIM / DMARC unterstützen bzw. nutzen sollte, gibt es einen wichtigen Hinweis: im Moment gibt Lexware bzw. der Versanddienstleister für die E-Rechnungen noch keine DKIM-Signatur mit. Sollte es einen DMARC Eintrag bei Euch geben, kann es zu Problemen bei der Zustellungen der E-Rechnungen geben. Somit müsste der DMARC Eintrag bis auf Weiteres leider entfernt werden, so dass der Versand korrekt erfolgen kann. Evtl. kommt es unter diesen Umständen trotz korrektem SPF Eintrag zur Meldung SPF validation failed.
Nach meiner Kenntnis ist aber bereits angekündigt, dass auch DKIM zukünftig unterstützt werden soll. Ein genaues Datum ist mir bisher nicht bekannt.
Solltet Ihr noch Fragen zu diesem Thema haben oder etwas unklar sein, nutzt gern die Community für den Austausch.
