Als Unternehmensinhaber ist es eine meiner Aufgaben, die Prozesse im Unternehmen im Blick zu behalten. Dabei ist mir seit einigen Jahren wichtig, dass es möglichst effizient ist. Zu Beginn meiner Selbständigkeit hatte ich da ehrlich gesagt nicht so den Fokus darauf, aber das hat sich glücklicherweise irgendwann einmal geändert und seither ist es einer der relevantesten Punkte, wenn ich mir Abläufe bei uns anschaue. Für unsere Angebots- und Vertragsabwicklung arbeiten wir mit einem Signaturdienstleister und ich berichte im Artikel von meinen Skribble Erfahrungen.
Inhaltsverzeichnis
Verträge, Verträge, Verträge
Etwas, dass bei vielen Unternehmen nicht ausbleibt, ist das Thema Angebote und Verträge. Das können die unterschiedlichsten Arten von Verträgen sein. Bei uns sind Angebote und Verträge relativ regelmässig an der Tagesordnung. Früher haben wir das per Post versendet, irgendwann sind wir dazu übergangen, die Dokumente als PDF zu erstellen und per E-Mail zu versenden oder als ausfüllbares PDF bereizustellen.
Gerade der letzte Schritt war für uns wie auch unsere Partner:Innen und Kund:innen ein super Fortschritt. Man konnte das Dokument so direkt am PC ausfüllen, was den Vorteil hatte, dass alles klar lesbar ist. Dennoch blieb eine Hürde: die Person, die es ausgefüllt hat, musste es ausdrucken, unterschreiben und dann wieder einscannen. Das war für viele unserer Partner:innen und Kund:innen kein grosses Problem, aber mir gefiel dieser Umstand so leider gar nicht.
komplett digitaler Prozess
Ich wollte den Abwicklungsprozess so digital wie möglich und keine Medienbrüche mehr haben. Das Ausdrucken und wieder Einscannen sollte der Vergangenheit angehören. Ich benötigte also für den Teil der Unterschrift eine Lösung. Dafür gibt es einige Möglichkeiten, wichtig ist im Zuge von Verträgen natürlich auch, dass es rechtlich sicher ist. Nach etwas Recherche war klar, dass wir hierfür ein Signaturdienstleistungsunternehmen nutzen können. Ich kannte dies schon, von 2-3 Verträgen, die ich über soetwas unterzeichnen durfte.
Es gibt einige Anbieter auf dem Markt, am bekannsten dürfte hier vermutlich DocuSign sein. Das war auch der Anbieter, über den ich die Verträge unterzeichnet hatte. Es handelt sich hierbei um ein US-Unternehmen, was grundlegend nicht schlimm ist, aber ich wollte in diesem speziellen Bereich ganz gern eine möglichst innereuropäische Lösung haben.
Nachdem ich hierzu etwas recherchiert und verglichen hatte, bin ich schliesslich bei Skribble gelandet. Skribble ist ein Unternehmen, was in der Schweiz gegründet wurde und auch dort noch seinen Hauptsitz hat. Mittlerweile gibt es aber auch eine deutsche Tochtergesellschaft.
Wir sind seit 2023 bei Skribble und nutzen es für all unsere Angebote und Vertragsabwicklungen. Hier und da hat es anfangs immer mal wieder „geholpert“, aber mittlerweile funktioniert es zuverlässig und für mich war es ja wichtig, dass ich den Prozess möglichst komplett digital abwickeln kann. Das ist erfüllt.
Wir erstellen das Dokument, laden es in Skribble hoch, fügen die Personen hinzu, die unterzeichnen müssen, verfassen einen Text dazu und senden das Ganze dann ab. Die unterzeichnende Seite erhält eine Mail mit einem Link zum Dokument, kann dieses prüfen und dann mit nur einem Klick digital unterzeichnen. Dann erhalten wir per E-Mail das unterzeichnete Dokument inkl. der digitalen Signatur für unsere Ablage, welche wir direkt über unser Dokumenten-Management archivieren.
Kosten
Wenn man einen externen Anbieter verwendet, bedeutet dies natürlich auch zusätzliche Kosten. Dies schreckt manche von Euch evtl. zunächst einmal ab. Aber wenn man bedenkt, dass durch einen solchen Prozess bei Euch auch Zeit gespart wird und Eure Kundschaft nicht genervt ist von einem Ausdrucken-Unterschreiben-Einscannen-Prozess, lohnt sich diese Investition meiner Ansicht nach auf jeden Fall.
Skribble bietet unterschiedliche Tarife, die bei 0,00 EUR monatlichen bzw. jährlichen Grundpreisen starten. Beim Starter hat man keinen Grundpreis, zahlt dann eben nur je Signatur. Das lohnt sich für die Unternehmen, die wenige Angebote oder Verträge haben. Bei den anderen Tarifen wie Team oder Pro, die einen monatlichen bzw. jährlichen Grundpreis haben und auch als Team bzw. mit mehreren Nutzer:innen genutzt werden können, gibt es z.B. unbegrenzte einfache elektronische Signaturen (EES) und eine begrenzte Anzahl von fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (FES) bzw. qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) inklusive.
Ob EES, FES oder QES für den jeweiligen Sachverhalt passend ist, entscheidet die Thematik, um die es im Dokument, dass es zu unterzeichnen gilt, geht. Das sollte man vorab klären. Also grobe allgemeine Übersicht:
- EES – Einfache Elektronische Signatur niedrigste Stufe; lein Identitätsnachweis erforderlich; geeignet für interne Dokumente, Angebote, Bestellungen oder alles, wo es keine besonderen rechtlichen Anforderungen gibt
- FES – Fortgeschrittene Elektronische Signatur mittlere Stufe; Identität wird z. B. per Zwei-Faktor-Authentifizierung verifiziert; geeignet für Mietverträge, Lieferantenverträge, NDAs oder allgemeine Geschäftsverträge
- QES – Qualifizierte Elektronische Signatur höchste Stufe; einmalige Identitätsprüfung per Ausweis notwendig; rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (gemäß eIDAS/BGB); geeignet für Arbeitsverträge, Kreditverträge, notarielle Dokumente – alles mit gesetzlichem Schriftformerfordernis.
Das ist keine rechtliche Einschätzung oder BEratung, sondern lediglich das, was ich über die unterschiedlichen Signaturarten recherchieren konnte und Euch als Info hier bereitstelle.
Fazit – meine Skribble Erfahrungen
Ich bin mit meiner Entscheidung für Skribble sehr zufrieden. Einige Dinge, die am Anfang noch etwas suboptimal waren, wurden in der Zwischenzeit vereinfacht bzw. optimiert. Für uns ist diese Lösung optimal und spart uns wie auch unseren Partner:innen und Kund:innen Zeit und damit auch Geld. Hin und wieder nimmt man das noch etwas verwundert zur Kenntnis, aber wir geben immer eine Anleitung zum Ablauf mit und mittlerweile sind es viele Personen auch einfach gewohnt. Bei unserem Volumen an Angeboten, Verträgen und Co. lohnt sich auch der von uns gewählte kostenpflichtige Tarif.
Wenn Ihr nach einer Lösung für die Bestätigung Eurer Angebote und Verträge sucht, kann ich Euch Skribble ohne Bedenken empfehlen. Dieser ganze Prozess lässt sich auch unkompliziert für interne Zwecke wie z.B. Arbeitverträge nutzen.
Wenn Du auch mit Skribble arbeiten möchtest, kannst Du Dir über unsere Empfehlung 10% Nachlass auf die ersten 12 Monate sichern.
Welche Lösungen nutzt Ihr um die Angebots- und Vertragsprozesse möglichst digital und dennoch rechtlicher sicher zu halten? Für weiteren Austausch zum Thema steht Euch gern die Community wie immer gern zur Verfügung.
