Wenn Ihr in der Lohnabrechnung den Monatswechsel durchführen möchtet, kann es vorkommen, dass folgende Hinweismeldung erscheint: „Sie haben Lohnarten verwendet, die noch nicht kontiert wurden, deshalb kann die Buchungsübertragung nicht ausgeführt werden.„
Diese Meldung klingt zunächst nach einem ernsten Problem – lässt sich in der Regel jedoch schnell und unkompliziert zu beheben.
Der Grund ist fast immer derselbe: Eine Lohnart wurde neu angelegt oder erstmals verwendet, ohne dass ihr ein Buchungskonto zugewiesen wurde. Das passiert zum Beispiel, wenn individuelle Lohnarten für bestimmte Zulagen oder Sonderzahlungen eingerichtet werden.
Inhaltsverzeichnis
Warum ist die Kontierung so wichtig?
Ohne ein hinterlegtes Buchungskonto kann das System die entsprechenden Beträge nicht korrekt an die Buchhaltung übergeben. Wer den Monatswechsel trotzdem durchführt – also bei der Rückfrage auf „Ja“ klickt – schliesst den Monat zwar ab, verliert dabei aber die Möglichkeit, die Buchungsliste für diesen Monat nachträglich automatisch nach Lexware buchhaltung zu übertragen. Eine rückwirkende Zuweisung des Kontos ist intern nicht mehr möglich.
Schritt für Schritt: Fehlende Kontierung einrichten
1. Buchungsliste prüfen
Über den Menüpunkt Berichte → Buchungsliste seht Ihr, welcher Betrag ohne Konto geführt wird. In der Vorschau erkennt man die betroffene Position daran, dass anstelle einer Kontonummer vier Nullen angezeigt werden.
2. Lohnart in der FiBu-Kontenverwaltung aufrufen
Über den Menüpunkt Verwaltung → FiBu-Kontenverwaltung könnt Ihr die Liste der vorhandenen Lohnarten aufrufen. Dort seht Ihr alle vorhandenen Lohnarten – sowohl Standardlohnarten als auch selbst angelegte Lohnarten. Lohnarten ohne hinterlegtes Konto werden rot hervorgehoben und sind so sofort erkennbar.
3. Konto zuweisen
Klickt bei der betroffenen Lohnart auf den Auswahl-Button und wählt das passende Buchungskonto aus der Liste. Welches Konto das richtige ist, hängt von der jeweiligen Lohnart ab – im Zweifel am besten kurz mit dem Steuerbüro abstimmen. Wenn Ihr das passende Konto kennt, könnt Ihr es natürlich auch direkt in das Feld eintippen.
4. Speichern und Monatswechsel erneut starten
Nach dem Speichern werden alle Abrechnungsdaten des aktuellen Monats automatisch mit der neuen Kontonummer versehen. Danach kannst du den Monatswechsel wie gewohnt durchführen – die Buchungsliste wird dabei korrekt an die Buchhaltung übertragen.
Wichtig: Änderungen gelten nur für den aktuellen Monat
Die Kontenzuweisung wirkt sich ausschliesslich auf den aktuellen Abrechnungsmonat aus – und nur so lange, wie der Monatswechsel noch nicht durchgeführt wurde. Lediglich über einen manuellen Export der Buchungsliste, die anschliessende Ergänzung des fehlenden Kontos und dem manuellen Import in die Buchhaltung lässt sich das Problem dann noch lösen. Dieser Weg ist deutlich aufwändiger. Daher empfehle ich Euch, bei der Nachfrage mit Nein zu antworten und dann die Konten den Lohnarten, wie im unten stehenden Video erläutert, zuzuweisen.
Einstellungen für die Buchungsübertragung
Unter Extras → Optionen → Buchhaltung lässt sich festlegen, wie die Buchungsliste beim Monatswechsel übertragen werden soll – zum Beispiel ob die Übertragung automatisch erfolgt, welcher Belegnummernkreis verwendet wird und welche Buchungsliste zum Einsatz kommt. Diese Einstellungen können je nach betrieblichen Anforderungen individuell angepasst werden.
Unterschiede basis / plus und pro / premium Versionen
Die Abläufen sind bei den basis und plus Versionen und den pro und premium Versionen an sich gleich. In Video zeige ich es in einem financial office premium. Die Menüpunkte sind gleich. Bei den basis/plus Versionen heisst es nur nicht Extras → FIBU-Kontenverwaltung, sondern einfach nur Extras → Kontenverwaltung. Bei Extras → Optionen → Buchhaltung gibt es bei den basis / plus Versionen auch weniger Möglichkeiten zur Auswahl. Der Rest deckt sich aber mit dem Videotutorial. Ihr solltet also bei allen Schritten im Video vergleichbare Menüpunkte auch bei einer basis oder plus Version finden.
Lexware Lohnarten kontieren – Video-Tutorial
Im nachstehenden Kurzvideo habe ich das Ganze noch als Bewegtbild erstellt, so dass man es Schritt-für-Schritt nachvollziehen kann.
Wie immer freue ich mich, wenn Euch der Artikel und/oder das Video bei dem Thema weitergeholfen haben. Für Fragen und Austausch steht Euch wie gewohnt die lex-forum-Community gern zur Verfügung.
