Seit Anfang des Jahre 2025 sind E-Rechnungen unter bestimmten Bedingungen verpflichtend. Bereits ab der Hälfte des Vorjahres war zu dem Thema relativ viel „Panik“ unter den Unternehmer:innen und es gab einige Fragen. In meinem relativ ausführlichen Tutorial zum Thema E-Rechnung mit Lexware habe ich viele davon versucht zu beantworten und auch etwas „Angst“ aus diesem Themenbereich zu nehmen. Da der XML-Teil der steuerrechtlich relevante Teil ist, kam sehr häufig die Nachfrage, wie man denn eine E-Rechnung in Lexware bequem prüfen kann.
Dafür hat Lexware mit dem Update Januar 2025 einen Document-Viewer in die Programme faktura+auftrag sowie warenwirtschaft integriert. Damit ist es möglich, sich den Teil aus der XML-Datei optisch besser lesbar darzustellen.
E-Rechnung in Lexware bequem prüfen
Neben der Integration des Document-Viewers in den Fakturierungs- bzw. Warenwirtschaftslösungen, kann man die Prüfung natürlich auch im Bereich Buchhaltung erledigen. Wenn man die XML-Datei direkt aus dem PDF der ZUGFeRD-Rechnung öffnet, ist im Grunde schon etwas erkennbar, aber für eine schnelle und vernünftige Prüfung eben doch relativ schwer zu überblicken. Daher hilft so ein Viewer, die Bereiche des XML-Files so auszulesen und darzustellen, dass es für eine Prüfung übersichtlicher dargestellt wird.
Nachstehend einmal als Gegenüberstellung XML vs. der Ansicht im Document-Viewer:
Wie man sieht, ist die rechte Option doch deutlich einfacher und besser zu lesen. Im unten stehenden Video zeige ich, wie Ihr das in den Lexware Programmen durchführen könnt. Ebenso behandle ich auch kurz das Thema Anhänge beim E-Rechnungsversand, da auch diese Frage häufiger kam.
Wie im Video erklärt, werden die Daten nicht validiert, also sollten Angaben fehlen, wird das nicht als fehlerhaft angeteigt, da es sich „nur“ um einen Viewer handelt. Dazu braucht es dann einen Validator. Manche DMS-System haben so etwas integriert (so auch ecoDMS). Andersfalls findet sich über eine Internetsuche sicherlich auch die ein oder andere Möglichkeit. Es gibt auch alternative E-Rechnung Viewer Software, wie z.B. Quba, welche Ihr Euch herunterladen könnt um dann Eure E-Rechnungen zu überprüfen.
Ich freue mich, wenn Euch das Video weiterhilft, um eine E-Rechnung in Lexware bequem prüfen zu können. Sollten doch noch Fragen offen sein, meldet Euch dazu sehr gern in der Community und wir versuchen das dann zu beantworten bzw. zu klären.
