In der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware lohn+gehalt ist die Erstellung von Beitragsnachweisen eine der monatlichen Aufgaben. Eine relativ häufig gestellte Frage bei mir im Support ist es, wie man denn diese Beitragsnachweise korrigieren bzw. stornieren kann, um etwaige Korrekturen und Änderungen durchzuführen und dann einen korrigierten Beitragsnachweis zu erstellen und zu versenden.
Beitragsnachweise korrigieren
Die Antwort auf diese Frage bzw. diese Thematik ist recht kurz: es geht nicht. Ein einmal erstellter Beitragsnachweis lässt sich nicht mehr ändern oder stornieren. Erstellt ist erstellt und muss dann auch genauso versendet werden.
„Ja, aber was ist denn dann mit Fehlern, die man bemerkt oder Daten die vergessen wurden. Ich muss doch einen korrekten Beitragsnachweis abgeben…“ – Natürlich sollte man bemüht sein, die Beitragsnachweis so stimmig und korrekt wie möglich zu erstellen und abzugeben. Es handelt sich hierbei jedoch eh „nur“ um eine Schätzung, welche zudem zu einem Zeitpunkt erstellt wird, zudem die finalen Monatsabrechnungsdaten noch gar nicht bestimmbar sind. Aus diesem Grund sind Abweichungen oder auch mal fehlende Daten grundlegend nicht problematisch. Man braucht hier auch nicht mit Konsequenzen oder Strafen zu rechnen.
Restbeitragsschuld
Die Lexware lohn+gehalt Programme unterstützen Euch hierbei sogar, da sie beim Monatswechsel abgleichen, was zum Zeitpunkt des Monatswechsels für Werte hinterlegt sind und welche Werte es bei Erstellung des Beitragsnachweises gab. Die sich daraus (eventuell) ergebenden Differenzen werden dann berechnet und mit dem Monatswechsel in den Folgemonat übergeben.
Im Folgemonat kann man dann über Berichte -> Ermittlung Restbeitragsschuld diese evtl. entstehenden Differenzen einsehen. Die Übersicht zeigt die Werte aus dem Beitragsnachweis und die tatsächlichen Werte zum Monatswechsel an und auch die sich daraus ergebenden Summen der Differenzen. Darüber kann man dann oftmals auch etwaige Differenzen aus den Zahlungen an die Krankenkassen und den Zahlen der Buchungsliste ermitteln. Zumindest ist dies nach meinen Erfahrungen häufig der Grund für Abweichungen in der Buchhaltung.
Tutorial-Video
Im nachstehenden Video erläutere und zeige ich Euch die Abläufe und wo sich die Restbeitragsschuld ermitteln lässt. Wie bei meinen Videos üblich ist es nicht knapp, sondern eher ausführlich gehalten. 🙂
Auch wenn ich im Video etwas umfassender erläutere hoffe ich, dass ich damit verständlich aufzeigen konnte, wie es sich mit der Korrektur von Beitragsnachweisen bzw. der Ermittlung der Restbeitragsschuld verhält.
Fazit
Es kann immer mal passieren, dass man nicht alle Werte im Programm korrekt erfasst, neue Mitarbeiter:innen erst nach Erstellung der Beitragsnachweise angelegt werden können oder man eben Unstimmigkeiten erst später feststellt. Das ist kein Problem und da braucht man sich auch nicht „verrückt“ machen. Rechnet die fehlenden, falschen oder unstimmigen Daten einfach nach Erstellung der Beitragsnachweise normal ab. Das Programm kümmert sich im Regelfall um den Rest. Über den Bericht „Ermittlung Restbeitragsschuld“ können die Differenzen dargestellt und ermittelt werden. Es gehen keine Beiträge verloren und die Kassen bekommen in der Regel die passenden Daten übertragen, manche im aktuellen Monat, andere dann erst mit der Meldung im Folgemonat.
Wenn Ihr noch Fragen zu dem Thema Korrektur von Beitragsnachweisen habt oder auch Frage zu anderen Themen, steht Euch die lex-forum Community gern zur Verfügung.
