Wenn Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführt kennt Ihr das: kurz vor dem Jahreswechsel kommt ein Schreiben der Berufsgenossenschaft mit der Bitte um Meldung der Stunden und Entgelte Eurer Mitarbeiter:innen. Dieses Verfahren bleibt auch wie bekannt bestehen. Zusätzlich ist jedoch ab 01.01.2017 auch ein digitaler Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaften zu übermitteln.
In diesem Zusammenhang hat sich auch etwas im Bereich der Verwaltung der Berufsgenossenschaften im Programm verändert. Es gibt ab Version 2017 der Lexware lohn+gehalt Programme eine neue BG-Verwaltung, ähnlich der Krankenkassenverwaltung, wie Ihr sie bereits seit einigen Jahren kennt.
Die allgemeinen Informationen zur jeweiligen Berufsgenossenschaft finden sich unter Berufsgenossenschaft allgemein und diese sind firmenübergreifend. Unter Berufsgenossenschaft aktuelle Firma erfolgen die Einstellungen für den jeweiligen Mandant inkl. der Hinterlegung der Mitgliedsnummer sowie der ab 2017 erforderlichen PIN für den Abruf der Daten.
Einmal jährlich – in der Regel zum Januar – sind dann die Lohnnachweise direkt über dakota zu übermitteln. Grundlegend besteht natürlich auch die Option, solltet Ihr dakota nicht nutzen (wollen), die Daten über svnet zu senden und auch abzurufen. Das bedeutet für Euch dann aber etwas mehr Arbeit, da Ihr alles manuell pflegen und verarbeiten müsst.
Wichtig: Wenn Ihr bereits vor dem 01.01.2017 bzw. vor der Version 2017 mit lohn+gehalt gearbeitet habt, prüft bitte Eure bestehenden Berufsgenossenschaften. Es gibt Konstellationen, in denen eine BG mehrfach zugeordnet ist. Das war bisher nicht weiter problematisch, führt in dem neuen Verfahren jedoch zu Schwierigkeiten. Je Firma darf es jede Berufsgenossenschaft auch nur einmal geben und nicht mehrfach mit unterschiedlichen Zuordnungen der Mitarbeiter:innen. Sollte bei Euch eine BG mehrfach auftauchen, bitte die entsprechenden Mitarbeiter:innen alle auf eine „verschieben“ und die anderen BGs dann deaktivieren (diese Option steht ab dem Januar Service-Pack zur Verfügung).
Bevor Ihr den Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaften senden könnt, ist der Abruf der Stammdaten notwendig. Auch dies erfolgt bequem über dakota. Die Rückmeldung landet dann in der Antwortzentrale und kann von dort in Lexware lohn+gehalt übernommen werden.
Damit stehen die Daten dann im Programm zur Verfügung. Die stimmigen Gefahrtarifstellen können dann überprüft werden und in den Stammdaten den Mitarbeiter:innen zugewiesen werden.
Nachstehend findet Ihr noch ein Infovideo zur neuen Verwaltung der Berufsgenossenschaften und zum UV-Stammdatendienst. Hier wird der Ablauf auch noch einmal schematisch erläutert.
Video zwischenzeitlich leider nicht mehr verfügbar, daher entfernt
Das Ganze ist meiner Ansicht nach nicht wirklich kompliziert. Wichtig ist, dass Ihr aktuell sowohl die direkte Meldung in Papierform (manche BGs bieten auch einen Login auf deren Webseite an, um die Daten zu melden) durchführt sowie die Meldung direkt aus dem Lohnprogramm. Start ist der 01.01.2017, Ihr ruft also die erforderlichen Stammdaten im Idealfall im Januar ab, übernehmt sie ins Programm und könnt dann zum Jahreswechsel 2017/2018 erstmalig die Lohnnachweise elektronisch an die Berurfsgenossenschaft melden.
Bitte achtet auch auf die Schreiben, welche Ihr bereits von Euer BG erhalten habt bzw. welche in den nächsten Tagen eintreffen. Hier muss Euch eine PIN für das neue Verfahren mitgeteilt werden. Diese ist nicht mit der PIN für einen etwaigen Online-Login für die Webseite der BG zu verwechseln.
Sollte doch noch etwas unklar sein oder Schwierigkeiten in diesem Bereich auftreten, steht Euch natürlich die Community gern für Fragen zur Verfügung.
