Updates, Updates, Updates… Gerade bei Programmen für die betrieblichen Finanzangelegenheiten wie die Buchhaltung etc. ist es ratsam, diese immer wieder den aktuellen Gegebenheiten durch ein Update anzupassen.
Es gibt hierbei immer wieder Fragen, Probleme und Unklarheiten, welche ich gern mit diesem Artikel versuchen möchte aufzuklären bzw. zu vermeiden.
Über den Turnus von Lexware Updates schreibe ich evtl. noch einmal einen extra Artikel. Der Fokus soll in diesem Beitrag auf dem Ablauf eines Updates Euer Lexware Software liegen.
Inhaltsverzeichnis
Zeitpunkt vom Lexware Update
In der Regel erhältst Du Dein Update mittlerweile direkt über das Lexware bereitgestellt, sobald dieses verfügbar ist. Zumindest ist dies der Fall, wenn Du den Aktualisierungsservice von Lexware bzw. Deiner/m Lexware Partner:in in nutzt.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass man nicht unmittelbar nach Erhalt des Updates die Installation durchführen sollte. Auch vor „wichtigen“ Ereignissen wie einer anstehenden Lohnabrechnung, dem Abgabetermin für die Umsatzsteuermeldung oder internen Aufgaben wie dem wöchentlichen oder monatlichen Rechnungslauf etc. sollte man die Installation besser auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.
Warte mit der Installation, bis diese Aufgaben erledigt sind und somit kein zeitlicher Druck vorhanden bzw. selbiger deutlich geringer ist. Gerade beim Update zum Jahreswechsel kann ich empfehlen, lieber ein paar Tage zu warten, da es dann bereits erste Service-Packs gibt, welche noch kleinere Bugs und Fehler beheben. (siehe auch Punkt 5)
Datensicherung
Datensicherung ist natürlich ein generelles Thema, nimmt im Zuge eines Updates jedoch nochmals einen besonderen Stellenwert ein. Auch bei aller Sorgfalt und einer guten Vorbereitung kann immer mal etwas schief laufen. Als simples Beispiel nehme ich hiebei gern einen Stromausfall während eines Updates. Da kann niemand etwas für und dennoch kann hierdurch z.B. der bestehende Datensatz beschädigt werden.
Hat man eine Datensicherung unmittelbar vor dem Update durchgeführt, so kann – im Fall der Fälle – genau auf diesen Stand zurückgegriffen werden. Nimm Dir also diese Zeit und erstelle eine Sicherung, bevor Du mit dem eigentlichen Update beginnst. Sofern Du eine Lexware pro oder premium Version nutzt, kannst Du hierfür z.B. auch BackupLX Pro nutzen.
Virenscanner, Firewalls & Co.
Schutzprogramme wie z.B. Virenscanner, Firewall oder ähnliche Software sind wichtig und sollten natürlich auf jedem PC eingesetzt werden. Im Zuge eines Updates bzw. einer Installation allgemein können diese jedoch in manchen Fällen hinderlich sein. Hinderlich inwiefern? Es kann z.B. passieren, dass ein Virenscanner Dateien, welche im Installationsprozess auf den PC kopiert werden, als schädlich einstuft und z.B. in Quarantäne schiebt u.ä. Daher empfehle ich die Deaktivierung für den Zeitraum der Installation.
Natürlich ist hiermit ein gewisses Risiko gegeben, welches meiner Ansicht nach jedoch im überschaubaren Rahmen liegt. Nach dem Abschluss der Updateinstallation und Installation etwaiger Service-Packs sowie der Datenbankaktualisierung, kannst Du diese Programme wieder aktivieren. Viele solcher Softwareanwendungen verfügen auch über eine Art „Zeitschaltuhr“ für eine Deaktivierung. Nutze diese, aber achte darauf, einen ausreichenden Zeitrahmen hierbei zu wählen.
Arbeitsspeicher schonen
Wenn ein Update durchgeführt wird, so sollten möglichst wenige andere Programme und Anwendungen geöffnet sein. Jedes geöffnete Programm beansprucht Resourcen des Arbeitsspeichers und nimmt sie somit dem Updateprozess. Dies kann den Zeitaufwand für das Update verlängern. Weiterhin können laufende bzw. geöffnete Programme Prozesse und/oder Dateien blockieren, welche im Zuge des Updateprozesses ebenfalls aktualisiert werden müssen.
Daher die Empfehlung, alle anderen Anwendungen und Programme für die Zeit des Updates zu schliessen bzw. zu beenden.
Updateinstallation & Service-Packs
Nachdem Du Schritt 1-3 erledigt hast, kannst Du nun mit dem eigentlichen Update beginnen. Ist der eigentliche Installationsprozess des Updates erledigt, so starte das Programm bitte nicht gleich. Schaue bitte zunächst, ob es Service-Packs und Updates zum Download gibt. Hierzu rufst Du LISA auf und prüfst auf eine evtl. Updateverfügbarkeit.
Warum Du nicht gleich das Programm nach dem Update starten sollst? In vielen Fällen ist nach dem Update eine Datenbankaktualisierung notwendig. Diese benötigt Zeit und es besteht natürlich auch das Risiko, dass hierbei etwas schief läuft (siehe Beispiel Stromausfall). Auch nach der Installation von Service-Packs kann es vorkommen, dass eine weitere Aktualisierung der Datenbank notwendig ist.
Startest Du nun also direkt nach dem Update das Programm, wird die Datenbankaktualisierung durchgeführt. Suchst Du dann nach Service-Packs und erfordern diese eine weitere Datenbankaktualisierung, so benötigst Du nochmals diesen Zeitaufwand und erhöhst zudem die Möglichkeit für etwaige Probleme.
Natürlich können durch Service-Packs und Aktualisierungen auch etwaige Fehler und Probleme behoben werden, welche sich ggf. eingeschlichen hatten.
Prüfst Du hingegen nach dem Update auf Service-Packs und installierst all diese, sparst Du Zeit, vermeidest etwaige Fehler/Probleme und senkst die Risiken.
Datensicherung
Wie jetzt? Schon wieder? Habe ich doch erst unter Punkt 1 gefordert… Ja, schon wieder. Ich weiss, dass Datensicherungen in den meisten Fällen ein lästiges Übel sind und man sich gern davor drückt.
Warum nun aber noch eine Datensicherung? Wie unter Punkt 4 erwähnt, so wird in der Regel nach einem Update auch eine Aktualisierung der Datenbank innerhalb von Lexware durchgeführt. Sollte nun nach dem Update einmal etwas passieren, was eine Datenrücksicherung erfordert, so kannst Du auf eine Sicherung zurückgreifen, welche bereits die Datenbankaktualisierung „hinter sich“ hat. Dies spart wieder Zeit und Nerven und Du kannst schneller zur eigentlichen Arbeit zurückkehren.
Zusammenfassung
Die oben erwähnten Schritte und Hinweise mögen Dir nervig, lästig und aufwändig erscheinen. Wenn Du diese beherzigst, senkst Du jedoch die Wahrscheinlichkeit von etwaigen Problemen und sparst Dir – im Fall der Fälle – auch viel Zeit.
Letztlich sind es „nur“ Tipps und Hinweise, welche auf meiner jahrelangen Erfahrung beruhen. Es besteht also keine Pflicht für Dich, dies in Deinem Updateprozess zu beherzigen. Der tatsächliche Mehraufwand für diese Arbeitsweise hält sich im Rahmen, sorgt aber letztlich dafür, dass Du sicherer und beruhigter auf ein Update zugehen können.
Wenn es Fragen oder Austauschbedarf zu dem Thema gibt, gern in der Community dazu melden.
