digital Signieren | Prozessablauf

Wir haben viele unserer Prozesse und Abläufe digitalisiert. Dazu gehört auch nahezu alles, was sich mit dem Thema Auftragsfreigabe, Unterzeichnung, Angebotsannahme etc. befasst. Dokumente, die hierfür unterschrieben werden müssen, laufen komplett über einen digitalen Prozess.

Einladung zur Signatur

Angebote, Verträge, Vereinbarungen etc. versenden wir über unseren Signaturdienstleister. Die Personen, die unterzeichnen sollen, erhalten darufhin eine E-Mail mit einer Einladung zur Signatur.

In dieser E-Mail steht meistens noch einmal ein Einladungstext, worum genau es geht und darunter befindet sich ein Button mit der Bezeichnung „Dokument anzeigen“.

Klickt man diesen Button, dann öffnet sich eine Seite, auf welcher dann dass zu unterzeichnende Dokument zur Prüfung dargestellt wird. Rechts gibt es eine Seitenleiste, in der verschiedene Funktionen verfügbar sind.

Nachstehend eine kurze Erläuterung, welcher Abschnitt für was „zuständig“ ist. Die eingeblendeten Nummern sind von uns hinzugefügt und im realen Prozess so nicht zu sehen.

Dokument signieren

1) Mit Klick auf den Button „Jetzt unterschreiben“ wird das vorliegende Dokument digital signiert, also mit der digitalen Unterschrift versehen.

2) Der Bereich „Visuelle Signatur anpassen“ dient dazu, die visuelle Darstellung der Signatur zu individualisieren. Dieser Punkt ist optional.

3) Hier steht, vom wem die Einladung erfolgt ist. Dies sind in der Regel wir, bzw. findet sich dort unsere E-Mail-Adresse und der Name.

4) Hier steht, wann die Einladung erstellt wurde.

5) Hier ist der Text der Einladung, der sich bereits in der Einladungsmail befunden hat, nocheinmal ersichtlich.

6) Hier sind die E-Mail-Adressen aufgeführt, die zur Signatur eingeladen wurden. In den meisten Fällen ist dies eine. Sollten mehrere Personen unterzeichnen müssen, sind hier ggf. auch mehrere E-Mail-Adressen aufgeführt. Es müssen alle (!) signieren, damit das Dokument finalisiert werden kann und die Bestätigung bei uns angezeigt wird.