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Automatische PDF für Belege
Mehr als einmal hatte ich E-Mails von Anwender:innen der Lexware faktura+auftrag bzw. warenwirtschaft vorliegen, dass die Lexware Datensicherungen von Mal zu Mal länger dauern und auch die zu sichernde Datenmenge stetig anwächst.
An sich ist dies „normal“, da durch die Arbeit mit dem Programm auch immer wieder Daten hinzukommen, welche dann auch mit gesichert werden wollen. Mehr Daten bedeutet am Ende auch mehr Zeitaufwand, welchen die Datensicherung benötigt.
Es gibt aber auch einen „Umstand“, welcher Datensicherungen recht schnell wachsen lässt und geändert werden kann. Die Rede ist von einer aktivierten Option automatische PDF für Belege für die Erzeugung von PDF-Dateien bei Druck der Auftragsbelege bzw. bei Versand selbiger via E-Mail.
Die obige Abbildung zeigt das entsprechende Auswahlmenü im Programm am Beispiel einer pro/premium-Version. In den standard/plus Versionen gibt es diese Möglichkeit in ähnlicher Form ebenso.
Wo finde ich diese Option im Programm?
Um die Option aufzurufen, geht Ihr in den standard/plus Versionen über Extras – Optionen – Kundenmappe. In den pro/premium Versionen wählt Ihr Verwaltung – Einstellungen – Kundenoptionen – PDF.
Wozu ist diese Option gedacht?
Durch Aktivierung der Auswahlfelder wird bei Druck bzw. E-Mail Versand eines Auftragsbeleges automatisch im Hintergrund durch Lexware ein PDF dieses Beleges erzeugt und abgespeichert.
Ist die automatische PDF-Erzeugung sinnvoll?
Ist es sinnvoll, beim Druck oder E-Mail-Versand im Hintergrund automatisch immer ein PDF zu erzeugen und abzuspeichern? An sich ist die Idee dahinter nicht schlecht. Man hat so die Auftragsbelege automatisch elektronisch vorliegen und kann diese ggfs. über ein Dokumentenmanagment-System (DMS) archivieren oder die Möglichkeit der einfachen Suche nutzen.
Leider ist anhand des erzeugten Dateinamens nicht auf Anhieb erkennbar, um welche Auftragsart und welchen Auftrag es sich handelt. Zudem werden die PDF-Dateien auch in die Lexware Datensicherung mit eingeschlossen. Auch dies ist natürlich gut und richtig. Jedoch kann bei entsprechendem Auftragsvolumen die Datensicherung hierdurch recht schnell anwachsen. Habt Ihr im Auftragsformular zudem Euer Briefpapier als Logo eingebunden, erhöht dies bei jedem Beleg die benötigte Speichermenge.
Die Folge: die Datensicherung wächst hinsichtlich Grösse und benötigt dadurch natürlich auch mehr Zeit. In den meisten Fällen weiss die/der Anwender:in nichts davon oder hat es irgendwann mal aktiviert, nutzt die PDF-Belege aber überhaupt nicht.
Zwischenzeitlich ist es in aktuellen Programmversionen der pro/premium Reihe möglich, die Dateibezeichnung hilfreicher zu gestalten:
Damit ist es auf jeden Fall leichter lesbar und kann auch besser gesucht werden.
Dass die Datensicherung anwächst kann man natürlich nicht ändern, aber auch das kann man in Kauf nehmen, wenn die Belege für bestimmte Zwecke hilfreich sind und genutzt werden. Gerade die Buchung mit digitalen Belegen und Übertrag dieser an die Buchhaltung, wenn man eine Paketversion hat, ist hier ein hilfreicher Anwendungszweck.
Automatische PDF für Belege – Ja oder Nein?
Ob Ihr die automatische Erzeugung von PDF-Dateien der Auftragsbelege aktiviert, müsst Ihr letztlich für Euch selbst entscheiden. Ich persönlich fand die Option lange Zeit nicht sinnvoll, da diese selten bis gar nicht benötigt werden und sich die Datensicherung dadurch auch unnötig aufgebläht. Aber im Zuge der Buchung mit digitalen Belegen bei den Paketversion ist es für die Buchhaltung hilfreich. Ggf. nutzt Ihr ein Dokumentenmanagementsystem und auch da könnte man diese Belegen dann als Grundlage für die Archivierung im DMS nutzen.
Speziell für die diese Option der Mahnung kann es auf jeden Fall sinnvoll sein, da bei einer gewöhnlichen Arbeitsweise die Mahnbelege nach Druck nicht erneut aufrufbar sind, kann man die PDF-Belege hierfür nutzen.
Meine Empfehlung lautet mittlerweile deswegen, die automatische PDF für Belege auf jeden Fall für Mahnung zu aktivieren und wenn Ihr andere Nutzungszwecke habt, auch für andere Belegarten und den Haken bei den restlichen Auftragsarten, mit denen Ihr nichts anfangen könnt, zu entfernen.
Wo werden diese PDF-Belege abgespeichert?
Den Speicherpfad der erzeugten PDF-Dateien findet Ihr recht einfach. Klickt im oberen Menü auf ? – Info und dort auf den Link, welcher bei Daten-Pfad hinterlegt ist. Es öffnet sich nun der Daten-Ordner Eurer Lexware Installation. Bei den standard/plus Versionen gibt es darin einen Ordner pcfk, bei den pro/premium Versionen heisst der Ordner faktura pro.
In diesem Ordner befinden sich 1 oder mehrere Ordner mit der Bezeichnung 0000000x (standard/plus) bzw. Fx (pro/premium). Das x steht hierbei für die Nummer der jeweiligen Mandant:in im Lexware Programm. Je nachdem wie viele Mandant:innen Ihr mit Eurem Lexware Programm verwaltet, so viele Unterordner sind vorhanden. Öffnet Ihr den jeweiligen Mandant:innenordner findet Ihr darin einen Unterordner mit der Bezeichnung Dokument. Dieser Dokument-Ordner enthält u.a. die automatisch erzeugten PDF-Belege, sollte diese Option im Programm aktiviert sein.
Wie gehe ich mit bereits erzeugten PDF-Belegen um?
Wenn Ihr die automatische PDF für Belege nicht wünscht und diese aber im Programm schon einmal aktiviert war, so wurden über diesen Zeitraum bereits PDF-Dateien erzeugt. Um Eure Lexware-Datensicherung zu entlasten, könnt Ihr diese Belege nun in einen anderen Ordner auf Eurem PC verschieben. Dieser Ordner sollte möglichst ausserhalb der Lexware Programm- und Datenpfade liegen.
Benötigt Ihr diese erzeugten PDF-Dateien nicht mehr, könnt Ihr sie auch löschen. Bitte achtet darauf, sowohl beim verschieben der Dateien als auch beim Löschen nur die Dateien zu verschieben bzw. zu löschen. Den Dokument-Ordner lasst Ihr bitte als solchen im Ursprungspfad.
Bitte beachten: mit der Löschung wir die Verknüpfung des Dokument aus Lexware heraus entfernt. Das Symbol, sofern in der Listenansicht eingeblendet, wird weiterhin angezeigt, bei Klick darauf bekommt Ihr jedoch eine Fehlermeldung, dass es diese Datei nicht mehr gibt.
Videoanleitung
Im nachstehenden Video zeige ich die einzelnen Schritte, wo man automatische PDF für Belege als Option in den standard/plus bzw. pro/premium Versionen findet. Ausserdem erläutere ich Vor- und Nachteile und gebe ein paar Tipps:
Das Video ist schon etwas älter und zu dieser Zeit habe ich die Belegerzeugung als nicht so hilfreich und sinnvoll erachtet. Mittlerweile haben wir einige Nutzungszwecke dafür und ich nutze es für Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Mahnungen.
Fazit
Die Grundidee, automatische PDF für Belege zu erzeugen ist sicherlich gut. Aus meiner Erfahrung heraus, nutzen es nicht alle Anwender:innen aktiv. Ist die Erzeugung für eine oder mehrere Belegarten aktiv, kann dies die Datensicherung unnötig aufblähen und den Zeitaufwand für selbige spürbar erhöhen.
Ohne weitere Anwendungsszenarien kann diese Option deaktiviert werden. Gibt es Anwendungszwecke, kann die Option hilfreich und nützlich sein. Für Mahnungen halte ich es in jedem Fall für hilfreich bzw. nützlich.
