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Mehr als einmal hatte ich E-Mails von Anwender:innen der Lexware faktura+auftrag bzw. warenwirtschaft vorliegen, dass die Lexware Datensicherungen von Mal zu Mal länger dauern und auch die zu sichernde Datenmenge stetig anwächst.
An sich ist dies „normal“, da durch die Arbeit mit dem Programm auch immer wieder Daten hinzukommen, welche dann auch mit gesichert werden wollen. Mehr Daten bedeutet am Ende auch mehr Zeitaufwand, welchen die Datensicherung benötigt.
Es gibt aber auch einen „Umstand“, welcher Datensicherungen recht schnell wachsen lässt und geändert werden kann. Die Rede ist von einer aktivierten Automatik für die Erzeugung von PDF-Dateien bei Druck der Auftragsbelege bzw. bei Versand selbiger via E-Mail.
Die obige Abbildung zeigt das entsprechende Auswahlmenü im Programm am Beispiel einer pro/premium-Version. In den standard/plus Versionen gibt es diese Möglichkeit in ähnlicher Form ebenso.
Wo finde ich diese Option im Programm?
Um die Option aufzurufen, geht Ihr in den standard/plus Versionen über Extras – Optionen – Kundenmappe. In den pro/premium Versionen wählt Ihr Verwaltung – Einstellungen – Kundenoptionen – PDF.
Wozu ist diese Option gedacht?
Durch Aktivierung der Auswahlfelder wird bei Druck bzw. E-Mail Versand eines Auftragsbeleges automatisch im Hintergrund durch Lexware ein PDF dieses Beleges erzeugt und abgespeichert.
Macht die automatische PDF-Erzeugung Sinn?
Macht es nun jedoch Sinn, beim Druck oder E-Mail-Versand im Hintergrund automatisch immer ein PDF zu erzeugen und abzuspeichern? An sich ist die Idee dahinter nicht schlecht. Man hat so die Auftragsbelege automatisch elektronisch vorliegen und kann diese ggfs. über ein Dokumentenmanagment-System (DMS) archivieren oder die Möglichkeit der einfachen Suche nutzen.
Leider ist anhand des erzeugten Dateinamens nicht auf Anhieb erkennbar, um welche Auftragsart und welchen Auftrag es sich handelt. Zudem werden die PDF-Dateien auch in die Lexware Datensicherung mit eingeschlossen. Auch dies ist natürlich gut und richtig. Jedoch kann bei entsprechendem Auftragsvolumen die Datensicherung hierdurch recht schnell anwachsen. Habt Ihr im Auftragsformular zudem Euer Briefpapier als Logo eingebunden, erhöht dies bei jedem Beleg die benötigte Speichermenge.
Die Folge: die Datensicherung wächst hinsichtlich Grösse und benötigt dadurch natürlich auch mehr Zeit. In den meisten Fällen weiss die/der Anwender:in nichts davon oder hat es irgendwann mal aktiviert, nutzt die PDF-Belege aber überhaupt nicht.
PDF-Erzeugung aktivieren – Ja oder Nein?
Ob Ihr die automatische Erzeugung von PDF-Dateien der Auftragsbelege aktiviert, müsst Ihr letztlich für Euch selbst entscheiden. Ich persönlich finde die Option in den meisten Fällen nicht sinnvoll, da diese selten bis gar nicht benötigt werden und sich die Datensicherung dadurch auch unnötig aufgebläht.
Die einzige Ausnahme, für die diese Option meiner Meinung nach wirklich sinnvoll ist, ist die Mahnung. Da bei einer gewöhnlichen Arbeitsweise die Mahnbelege nach Druck nicht erneut aufrufbar sind, kann man die PDF-Belege hierfür nutzen. Meine Empfehlung lautet deswegen, in der Regel die PDF-Erzeugung lediglich für Mahnung zu aktivieren und den Haken bei den restlichen Auftragsarten zu entfernen.
Wo werden diese PDF-Belege abgespeichert?
Den Speicherpfad der erzeugten PDF-Dateien findet Ihr recht einfach. Klickt im oberen Menü auf ? – Info und dort auf den Link, welcher bei Daten-Pfad hinterlegt ist. Es öffnet sich nun der Daten-Ordner Eurer Lexware Installation. Bei den standard/plus Versionen gibt es darin einen Ordner pcfk, bei den pro/premium Versionen heisst der Ordner faktura pro.
In diesem Ordner befinden sich 1 oder mehrere Ordner mit der Bezeichnung 0000000x (standard/plus) bzw. Fx (pro/premium). Das x steht hierbei für die Nummer der jeweiligen Mandant:in im Lexware Programm. Je nachdem wie viele Mandant:innen Ihr mit Eurem Lexware Programm verwaltet, so viele Unterordner sind vorhanden. Öffnet Ihr den jeweiligen Mandant:innenordner findet Ihr darin einen Unterordner mit der Bezeichnung Dokument. Dieser Dokument-Ordner enthält u.a. die automatisch erzeugten PDF-Belege, sollte diese Option im Programm aktiviert sein.
Wie gehe ich mit bereits erzeugten PDF-Belegen um?
Wenn Ihr die automatische Erzeugung der PDF-Belege nicht wünscht und diese aber im Programm schon einmal aktiviert war, so wurden über diesen Zeitraum bereits PDF-Dateien erzeugt. Um Eure Lexware-Datensicherung zu entlasten, könnt Ihr diese Belege nun in einen anderen Ordner auf Eurem PC verschieben. Dieser Ordner sollte möglichst ausserhalb der Lexware Programm- und Datenpfade liegen.
Benötigt Ihr diese erzeugten PDF-Dateien nicht mehr, könnt Ihr sie auch löschen. Bitte achtet darauf, sowohl beim verschieben der Dateien als auch beim Löschen nur die Dateien zu verschieben bzw. zu löschen. Den Dokument-Ordner lasst Ihr bitte als solchen im Ursprungspfad.
Videoanleitung
Im nachstehenden Video zeige ich die einzelnen Schritte, wo man die Option in den standard/plus bzw. pro/premium Versionen findet. Ausserdem erläutere ich Vor- und Nachteile und gebe ein paar Tipps:
Fazit
Die Grundidee, Auftragsbelege als PDF automatisch zu erzeugen ist sicherlich gut. Aus meiner Erfahrung heraus, nutzen es die wenigsten Anwender:innen jedoch tatsächlich. Ist die Erzeugung für eine oder mehrere Belegarten aktiv, kann dies die Datensicherung unnötig aufblähen und den Zeitaufwand für selbige spürbar erhöhen.
Ideal kann diese Option bei Bedarf für die Mahnung aus Lexware faktura+auftrag bzw. warenwirtschaft genutzt werden. Für andere Belegarten ist es, meiner Meinung nach, so wie es derzeit gelöst ist, nicht sinnvoll.
