Nutzer der Lexware standard-, plus-, pro- und premium-Programme kennen es: nach dem ein oder anderen Update kommt es vor, dass die Software vor dem Start eine Datenbankaktualisierung erfordert.

Wird mit ein oder zwei Mandanten gearbeitet, so hält sich der zeitliche Aufwand im Rahmen. Je mehr Mandanten jedoch hinzukommen umso mehr Zeit benötigt die Datenbankaktualisierung. Auch die Menge der Daten, welche im Programm bereits verarbeitet wurden, spielt eine Rolle.

Warum überhaupt eine Aktualisierung der Datenbank

Diese Datenbankaktualisierung ist immer dann notwendig, wenn das Update Änderungen an der Datenbank erfordert. Dies können u.a. gesetzliche Werte sein, welche in die Datenbank geschrieben werden müssen. Weitere Gründe sind z.B. Änderungen an den Datev-Kontenplänen, neue Datenbankfelder aufgrund neuer Funktionen im Programm oder auch die Änderungen an der Datenbank hinsichtlich der Behebung von bestehenden Fehlern im jeweiligen Programm.

Am häufigsten betroffen sind hierbei die Kunden, welche ein Lexware office-Produkt nutzen. Auch die Änderung nur eines Moduls erfordert hier die komplette Aktualisierung der Datenbank, da es sich immer um eine gemeinsame Datenbank handelt.



Neben der Aktualisierung der Datenbank kommt noch hinzu, dass vorab eine Datensicherung durch das Programm gefordert wird. Meist benötigt diese Datensicherung mehr Zeit, als die Aktualisierung der Datenbank. Dies hängt ebenfalls massgeblich von der Anzahl der Mandanten und der Menge der bereits verarbeiteten Daten ab.

Eine Datensicherung vor einer solchen Änderung bzw. allgemein vor einem Update macht jedoch Sinn, da während des Updates oder auch während der Datenbankaktualisierung etwas schief gehen kann und man durch die Datensicherung somit eine Möglichkeit hat, auf den vorherigen Stand zurück zu gelangen. Nutzer der standard- und plus Versionen müssen diese Datensicherung vor der Aktualisierung der Datenbank zwingend durchführen. Anwender, welche eine pro- oder premium-Version verwenden, können diese Datensicherung auch ablehnen. Wurde innerhalb der letzten 24 Stunden eine Datensicherung durchgeführt, so erhält man die Frage, ob man die Datensicherung durchführen möchte oder nicht. Wurden zwischenzeitlich keinerlei Änderungen im Programm getätigt oder halten sich diese in einem vertretbaren Rahmen kann man diese Frage mit “Nein” beantworten und spart hierdurch wertvolle Zeit.

Bei den Jahresupdates rechnet der Anwender meist auch mit einer Datenbankaktualisierung. Bei Service-Packs kann es jedoch auch notwendig sein, Änderungen an der Datenbank durchzuführen. Bisher war dies für den Kunde vorab nicht ersichtlich, ob durch das Service-Pack eine Aktualisierung der Datenbank durchgeführt wird. Mit dem April-Service-Pack hat Lexware hierauf jedoch reagiert und es wird nun über LISA ein entsprechender Hinweis-Text bei jeweiligen Service-Pack mit angezeigt, sollte eine Datenbankaktualisierung notwendig sein. Der Anwender kann sich somit darauf einstellen und die Installation ggfs. auf einen Zeitpunkt verschieben, an dem der erforderliche Zeitaufwand passender erscheint.

Für die Nutzer einer pro- bzw. premium-Version empfehle ich das Tool BackupLX Pro. Es bietet u.a. automatisierte Sicherungen und diese schnell und sogar im laufenden Betrieb sowie auf Wunsch unbemerkt im Hintergrund. Stellt man hier z.B. den Sicherungsinterval auf täglich kann man die erneute Sicherung vor einer evtl. DB-Aktualisierung verneinen.

Je nach Einstellung in LISA wird ein evtl. Service-Pack jedoch unter Umständen automatisch installiert, was dazu führt, dass der Anwender einerseits den Hinweis bzgl. einer notwendigen DB-Aktualisierung nicht mitbekommt und andererseits auch keinen Einfluss auf den Zeitpunkt der Installation und der Aktualisierung hat. Ich empfehle daher immer, die Einstellung auf “Aktualisierungen automatisch herunterladen, aber nicht installieren” zu setzen. Der Download erfolgt bei neuen Service-Packs somit unbemerkt im Hintergrund und man muss sich als Nutzer nicht darum kümmern. Ist der Download erfolgt erhält man über LISA eine entsprechende Info eingeblendet, kann nun aber selbst entscheiden, wann man die Installation durchführt.

Fazit

Sicherlich zählt die Aktualisierung der Datenbank nicht zu den Lieblingsaufgaben der Anwender. Mit Tools wie z.B. BackupLX Pro kann man sich einen nicht unerheblichen Zeitvorteil verschaffen. Ich gehe davon aus, dass Lexware eine DB-Aktualisierung auch nur dann veranlasst, wenn diese wirklich erforderlich ist. Mit den oben erwähnten Punkte wie z.B. der Einstellung in LISA kann der Nutzer den Ablauf ebenfalls zu seinen Gunsten beeinflussen. Da aber die bestehende Datenbasis im Lebenszyklus der Software stetig zunimmt und auch viele Kunden mit mehr wie ein oder zwei Mandanten arbeiten, sollte das Thema hinsichtlich Geschwindigkeit und Zeitaufwand für Datensicherungen und auch die Datenbankaktualisierung selbst auf Optimierungen überprüft werden.



geschrieben von Steve Rückwardt
Ich bin Steve, Gründer und "Hausmeister" von lex-blog.de. Mit dem Blog möchte ich Anwendern bei ihrer Arbeit mit den Produkten weiterhelfen. Neben dem Blog bin ich auch viel in Foren und sozialen Netzwerken unterwegs. mehr über mich


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