Seit Januar 2025 befassen sich immer mehr Unternehmen mit dem Thema E-Rechnung. Einer der relevanten Stichtage rückt nun näher. Denn zum 01. Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz >800.000 EUR zukünftig E-Rechnungen versenden. Alle anderen Unternehmen können (aber müssen nicht) die Übergangsfrist bis 01.01.2028 weiterhin nutzen.
Wie ich in meinem ausführlichen Tutorial bereits erwähnt habe, gibt es die Option, mit der eigenen E-Mail-Adresse als Absender zu senden. Bei dem Versand mit eigenem Absender direkt aus den Lexware Programmen (gemeint sind hierbei und in diesem Text ausschliesslich die Lexware Desktop Versionen, nicht die Cloud-Lösung Lexware Office) sind hierbei jedoch ein paar Dinge zu beachten. Genau darum geht es in diesem Artikel: um den Versand von E-Rechnungen aus Lexware mit eigenem Absender.
Wie läuft der Versand genau ab?
Wenn man E-Mails versendet, möchte man dies mit der eigenen und den Empfänger:innen bekannten E-Mail-Adresse tun. Beim regulären Versand über ein E-Mail-Programm oder die Weboberfläche eines Providers ist das kein Problem. Bei der E-Rechnung aus Lexware ist die Situation eine andere. Es gibt hier keine Option SMTP-Daten für den Versand zu hinterlegen. Die E-Rechnungen gehen nicht über Euer Postfach an die Kund:innen.
Lexware bedient sich für E-Rechnungen einem Dienstleistungsunternehmen (aktuell Cegedim), welches die eigentlichen Bestandteile der E-Rechnung erzeugt und die E-Mail dann an die Empfänger:innen sendet. Der Versand erfolgt also von Euch bzw. Eurem Lexware Programm zunächst an das Dienstleistungsunternehmen und diese senden es dann an die Zieladresse.
Euer Lexware Programm > Lexware E-Rechnung Dienstleistungsunternehmen > Zieladresse
Für die Zieladresse ist die absendende Stelle also der Server des Dienstleistunsunternehmens.
Wo lege ich meine E-Mail-Adresse als Absender fest?
Die Festlegung der eigenen E-Mail-Adresse als Absendeadresse erfolgt in den Programmeinstellungen. Hier gibt es keine Unterschiede zwischen faktura+auftrag (plus) und den Warenwirtschaftsprogrammen der pro und premium Reihe. Bei allen Programmreihen geht Ihr über Extras – eRechnung/Poststelle – eRechnung. Bei der faktura+auftrag Reihe sieht es dann so aus:
Bei den Programme der pro und premium Reihe ist die Ansicht dann etwas umfänglicher und sieht so aus:
Im entsprechenden Feld legt Ihr dann Eure Absendeadresse fest, in dem Ihr sie in das entsprechende Feld eintragt. Die anderen Felder wie ReplyTo-E-Mail-Adresse und BCC-Adresse sind optional, in einigen Konstellationen aber durchaus hilfreich.
Kann man jede E-Mail-Adresse nutzen?
Grundlegend kann man in das Feld jede E-Mail-Adresse eintragen und als eigene Absendeadresse angeben. Jedoch wird nicht jede Adresse in der Praxis auch als tatsächliche Absendeadresse funktionieren. Der Eintrag im oben genannten Feld allein reicht dafür auch nicht aus. Um die eigene E-Mail-Adresse als „echte“ Absender-Adresse zu nutzen, ist noch ein kleiner aber relevanter Haken erforderlich.
Bei den Programme der pro/premium Reihe kann dieser auf der gleichen Einstellungsseite gesetzt werden, wie die Absendeadresse selbst:
Bei den Programmen faktura+auftrag bzw. faktura+auftrag plus ist dies nicht auf der gleichen Einstellungsseite möglich. Diese Option sieht man dann leider erst direkt beim Versand:
Der Haken bei „Absenderadresse als sichtbare Versender Adresse verwenden (Sender Policy Framework – SPF Recoprds – Einstellungen beachten“ bewirkt, dass die bei Absende-E-Mail-Adresse hinterlegte E-Mail-Adresse auch wirklich als Absende-Adresse genutzt wird und auch als solche angezeigt wird.
SPF / DKIM sind wichtig
Ich hatte oben erwähnt, dass der Versand nicht direkt erfolgt, sondern eben über das Dienstleistrungsunternehmen, welches Lexware für E-Rechnungen nutzt. Und genau dieser Punkt sorgt dafür, dass viele Unternehmen eben nicht mit der eigenen Absendeadresse die E-Rechnung aus Lexware versenden können.
Als Schutzmassnahmen vor u.a. Spam, nutzen moderne E-Mail-Server verschiedene Mechanismen, um unberechtigte E-Mails abzublocken. Hier kommen die bereits erwähnten SPF- und DKIM-Einstellungen zum Tragen. Diese Einstellungen erfolgen in den DNS-Angaben der zur Domain gehörenden E-Mail-Adresse, also dem Teil nach dem @.
Wenn Ihr nun eine E-Mail-Adresse nutzt, wie @t-online.de, @web.de, @gmx.de, @gmail.com etc., dann ist das eine Domain, die nicht Euch gehört und Ihr somit auch keinen Zugriff auf die DNS EInstellungen habt. Solche Adresse können nicht als eigene Absendeadresse genutzt werden, da diese E-Mails mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit nicht bei der empfangenden Seite ankommen. Hier erfolgt der Versand mit einer E-Mail-Adresse von Haufe-Lexware.
Nur wenn Ihr eine E-Mail-Adresse nutzt, die zu einer Domain gehört, auf deren DNS-Einstellungen Ihr Zugriff habt, kann diese als Absendeadresse definiert werden bzw. nur dann sollte der weiter oben genante Haken zur Absendeadresse gesetzt werden.
SPF Einstellungen
Als SPF-Einstelllungen sind folgende Daten zu hinterlegen:
include:_spf-e.cegedim.fr include:_spf-i.cegedim.fr
Details, was SPF ist und Hinweise dazu finden sich in meinem Artikel zum Thema SPF Validation failed.
DKIM Angaben
Neben SPF kann auch DKIM für Euch und Euren Mailserver relevant sein. Dies ist eine weitere Schutzmassname. Hier gibt es einen privaten und einen öffentlichen Schlüssel. Der öffentliche Teil wird in Euren DNS EInstellungen hinterlegt und damit können die Server die Signatur prüfen, die von den absendenden Servern kommt und somit wird der Empfang legitimiert. Für DKIM sind folgende Dinge zu hinterlegen:
Typ: TXT
Host/Präfix: ceg-„E-Rechnungs-Accountname“._domainkey.“Maildomäne.de“
TTL:
Value/Wert: v=DKIM1; p=pub_Key;
Bei Host/Präfix ersetzt Ihr das „E-Rechnungs-Accountname“ durch den Accountnamen Eures E-Rechnungsaccounts, wie Ihr ihn unter Extras – eRechnung – Account findet. Sollte er Leerzeichen enthalten, dann lasst diese Leerzeichen bitte weg und schreibt es zusammen. Bitte auch die Anführungszeichen weglassen. Ans Ende, also dann hinter _domainkey. kommt Eure Domain, als der Teil nach dem @.
TTL kann (sofern es anzugeben ist) auf AUTO gesetzt werden oder einen anderen Standardwert.
Bei Wert schreibt Ihr v=DKIM;p= und danach den Public-Key. Der Public-Key lautet:
MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDIOhDAvO6UnQQeDTedh4KliGeZ55X1ESlZ9em8VYgc0APGaSMEj+9BTz4a6nQTGw7Bxagny1MYTmR6k6OJPVoLyMhsrZU/Y51VwFW6WLg3biSoZz/IkFjmvGPWEsAdZ6uTuSv7at2uibTa4lOOiP/cBj5Tp3yIvtbUj8XXeXeNHQIDAQABFinal sieht es dann so aus:
Da die DNS Einstellungen von Provider zu Provider etwas abweichen können, kann die Ansicht bei Euch anders sein.
Für diese Einstellungen ist ein Zugriff auf die DNS-Konfiguration Eurer Domain erforderlich. Fragt im Zweifel bei Eurer IT-Dienstleistungsfirma nach oder direkt bei dem für Eure Domain zuständigen Provider.
Wenn Ihr DKIM eingerichtet habt, bitte in Lexware dann auch hier den entsprechenden Haken für DKIM setzen (siehe Screenhsots oben).
DMARC
Habt Ihr DKIM aktiviert und alles passend eingerichtet, so dass alle von der betroffenen Domain versandten E-Mails signiert sind, ist zusätzlich die Aktivierung von DMARC erforderlich. DMARC gibt an, dass alle E-Mails mit einer gültigen Signatur signiert werden müssen.
Hinweis: Der DMARC Eintrag sollte nur nach Prüfung dieser Voraussetzungen (DKIM Signatur wird korrekt übergeben) gesetzt werden. Andersfalls kann es zu Problemen beim Versand oder der Zustellung von E-Rechnungen kommen.
Wichtiger HInweis für Kund:innen von Strato: Strato aktiviert für alle Kund:innen eine Strato DMARC-Regel automatisch. Ist diese bei Strato für Euren Account aktiviert, muss die DKIM Signatur beim Versand von Belegen mitgegeben werden. Also hier muss DKIM dann auch aktiviert werden, ansonsten kann es zu Problemen bei der Zustellung von Belegen kommen. Alternativ könnt Ihr die DMARC-Regel in den DNS-Einstellungen Eurer Domain ausschalten. Besprecht das im Idealfall auch mit Eurer für die Domain zuständigen IT bzw. dem Provider direkt.
Einem Versand von E-Rechnung mit eigenem Absender steht nun nichts mehr im Wege. Wenn Ihr noch Fragen zu dem Thema habt, steht Euch wie immer die Community gern hilfreich zur Seite.
