Belegnummer an Lexware buchhaltung übergeben: EingangsbelegNrLX Pro
Die pro und premium Produkte von Lexware im Bereich warenwirtschaft ermöglichen u.a. auch die Erfassung von Einkaufsbelegen. Wie auch die Verkaufsrechnungen können die Einkaufsrechnung oder Lieferantengutschriften an den buchhalter pro bzw. premium übergeben werden und dort dann z.B. auch über das Onlinebanking weiterverarbeitet werden.
Die Belegnunmmer der Rechnung Eures Lieferanten in der Eingansgrechnung in warenwirtschaft erfassen und dann in den buchhalter übergeben und natürlich auch im Onlinebanking verwenden wäre praktisch. Sie wird leider nicht automatisch an die Buchhaltung übergeben oder im Onlinebanking Verwendungszweck eingetragen. Was also tun?
Das Tool EingangsbelegNrLX Pro kann hierfür die Lösung sein. Dabei handelt es sich hierbei um kein klassisches Tool wie die anderen hier im Blog bereits vorgestellten, da es direkt in die Datenbank integriert wird und nicht als externes Programm läuft.
Wozu ist EingangsbelegNrLX Pro nützlich?
EingangsbelegNrLX Pro ermöglicht es, die Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung bei Eingangsrechnung (ER) in Lexware warenwirtschaft pro/premium zu erfassen und auch beim Transfer in den buchhalter mit zu übergeben. Die ursprüngliche Belegnummer des Lieferanten steht dann im Buchungstext zur Verfügung und kann, wie oben bereits angedeutet, auch für das Onlinebanking genutzt werden.
Natürlich wird jetzt das Argument kommen, dass man ja das Feld Auftragsnummer manuell überschreiben könne und damit auch die Variablen im Programm direkt nutzen kann. Hierbei solltet Ihr jedoch bedenken, dass diese Nummer eindeutig sein muss. Dies bedeutet: ist z.B. die Belegnummer 125586 von einem Lieferanten genutzt und von Euch im Auftragsnummernfeld der Eingangsrechnung manuell eingetragen und es kommt ein zweiter Lieferant mit der gleichen Nummer 125586, kann diese nicht mehr genutzt bzw. nicht eingegeben werden. Davon abgesehen führt es zu etwas Chaos im Nummernkreis der Eingangsrechnungen. Daher rate ich von einer solchen Vorgehensweise ab.
Wie funktioniert EingangsbelegNrLX Pro?
Die Belegnummer der bei Euch vorliegenden Eingangsrechnung könnt Ihr z.B. in eines der 6 Freifelder bei der Auftragserfassung oder im Feld Bestellnummer der Auftragsmaske erfassen. Wenn Ihr dann die Eingangsrechnung aus der warenwirtschaft in den buchhalter übergebt/übertragt, wird der Buchungstext nach Euren Vorgaben angepasst. Ihr könnt wählen ob die Belegnummer vor oder nach dem eigentlichen Buchungstext gesetzt werden soll. Wir empfehlen es vor dem Buchungstext, so dass sichergestellt ist, dass sie auch definitiv mit angezeigt wird. Sollte der Buchungstext zu lang sein, wird er abgeschnitte und damit wäre die Belegnummer nicht zu sehen, wenn sie nach dem eigentlichen Buchungstext steht.
Die OP-Verknüpfung zwischen dem Lexware buchhalter und der warenwirtschaft bleibt selbstverständlich bestehen und geht nicht verloren, wie bei der manuellen Anpassung des Buchungstextes. Die Folge: bezahlte Eingangsrechnungen werden in der warenwirtschaft auch als bezahlt angezeigt, was bei der manuellen Anpassung des Buchungstextes nicht mehr der Fall wäre.
Wie wird es integriert?
Die Integration erfolgt via Fernwartung direkt in die Lexware Datenbank.
Welche Versionen sind kompatibel?
- Lexware financial office pro
- Lexware financial office premium
- Lexware financial office premium handwerk
- Lexware business pro
- Lexware business plus
- Lexware financial office plus handwerk
- Lexware büroservice komplett (Einzelplatz- und Netzwerkversion)
- Lexware neue steuerkanzlei
jeweils in der aktuellen Lexware Programm Version
Hinweis: Das Tool ist derzeit noch nicht für die PostgreSQL-Datenbank geeignet und kann nur mit der Lexware Version mit der bisherigen Sybase-Datenbank verwendet werden. An der Version für die PostgreSQL-Variante wird bereits gearbeitet.
Systemvoraussetzungen
Die Systemvoraussetzungen entsprechen denen des installierten Lexware pro bzw. premium Programms. Das Tool wird via Fernwartung direkt in die bestehende Datenbank integriert. Bei der Installation kann einmalig gewählt werden, wie der Buchungstext angepasst werden soll. Es ist keine Installation von Programmen notwendig und auch an den Clients sind keine Änderungen erforderlich.
Kosten / Konditionen
EingangsbelegNrLX Pro wird je Firma innerhalb der Datenbank lizenzsiert. Ihr bestimmt, in welchen Firmen das Tool integriert werden soll. Der hier angegebene Preis gilt für eine Firma. Bei wievielen Firmen das Tool integriert werden soll, bestimmt Ihr. Eine Integration in allen Firmen ist nicht Bedingung.
Screenshots
Nachstehend ein paar Screenshot zur besseren Darstellung der Thematik:
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