Ein Thema, welches in den letzten Wochen und Monaten doch recht oft thematisiert wurde und zu dem wir auch etliche An- und Nachfragen erhalten haben, ist das Thema E-Rechnung und hier speziell E-Rechnung mit Lexware und die Änderungen ab 01.01.2025. Ganz so neu ist das Thema eigentlich nicht, da ich schon über 10 Jahre bei Veranstaltungen und in Beratungsgesprächen davon spreche, dass Rechnungen doch digital versandt werden können, anstatt in Papierformat auf dem Postweg.
Hat man bisher den Versand der Rechnung auf digitalem Weg als E-Rechnung verstanden, so ändert sich die Definition ab 01.01.2025. Dann sind E-Rechnungen nur noch dann ebensolche, wenn es sich um ein elektronisches strukturiertes Format handelt, welches der EN16931 entspricht.
Auch war bisher die Papierrechnung des rechtlich bindende Format, wird es ab 01.01.2025 dann eben die E-Rechnung. Alles anderen Formate, also Papier, PDF, JPG etc. sind dann sonstige Rechnungen. Es gibt Übergangsfristen für 2025 und 2026, in denen sonstige Rechnungen auch weiterhin möglich sind, sofern die empfangende Seite dem zustimmt. Verpflichtend ist eine E-Rechnung im B2B-Bereich, also wenn leistende und leistungsempfangende Seite beides Unternehmen sind, beide im Inland ansässig sind und der Rechnungsbetrag brutto über 250,00 EUR liegt.
Ohne Übergangsfrist ist das Thema Empfang von E-Rechnungen. AB 01.01.2025 gibt es eine Empfangspflicht. Ihr müsst also sicherstellen, dass Ihr E-Rechnungen empfangen, lesen und verarbeiten könnt. Zum Empfang reicht eine E-Mail-Postfach aus. Lesbar kann man den maschinenlesbaren Teil, also die XML-Datei, mit entsprechenden Viewertools machen. Lexware buchhaltung hat im Bereich des Buchens mit digitalen Belegen einen solchen Viewer bereits integriert und kann E-Rechnungen auch verbuchen. Über den DATEV Buchungsdatenservice in Lexware buchhaltung könnt Ihr dann später auch alles problemlos ans Steuerbüro übertragen.
Das Thema E-Rechnung will gut durchdacht sein und sollte in die betrieblichen Prozesse integriert werden. Es ist aber alles in allem betrachtet gar nicht so wild, wie man oftmals denkt. Die Lexware Programme im Bereich Buchhaltung haben alle integriert, um E-Rechnungen lesen und verarbeiten zu können und im Bereich Fakturierung bzw. Warenwirtschaft stehen die beiden Format xRechnung und ZUGFeRD als Versandoptionen zur Verfügung. Bisher kostenpflichtig, entfällt ab der Lexware Version 2025 für diese Versandwegen zudem auch das Entgelt, so dass im Grunde nicht dagegen spricht, selbst E-Rechnungen zu versenden.
E-Rechnung mit Lexware
Im nachstehenden Video gebe ich zunächst ein paar allgemeine Hinweise zum Thema E-Rechnung und zeige dann die Einrichtung des erforderlichen Accounts, der E-Mail-Einstellungen, der Einstellungen bei der Kundschaft und zeige auch, wie E-Rechnungen in der Lexware buchhaltung lesbar gemacht und verbucht werden können.
Dass meine Videos gern mal etwas länger werden ist nun keine grosse Neuigkeit. Mir ist es wichtig, die Dinge möglichst umfassend und verständlich darzustellen. Da das Thema E-Rechnung doch recht umfassend ist, ist auch dieses Video leider etwas länger geworden. Ich habe im Schnitt schon einiges weggekürzt, weniger als die finalen 50 Minuten habe ich jedoch hinbekommen. Aus meiner Sicht lohnt es sich jedoch, diese Zeit zu investieren. 🙂 Die Verlinkten Einzelthemen sind übrigens Sprungmarken direkt auf das Video, so dass Ihr dann direkt an der Stelle im Video landet, bei der es genau um dieses Thema geht. Diese befinden sich zusätzlichen auch noch einmal auf YouTube in der Videobeschreibung zu diesem Video.
E-Rechnung mit Lexware – Kurzversion
Da ich weiss, dass manche sich diese 50 Minuten nicht anschauen werden, habe ich noch eine Version erstellt, die alles super kurz und knapp wiedergibt und auch sehr verkürzt, aber hoffentlich dennoch verständlich und nachvollziehbar, die Abläufe in den Programmen darstellt. Diese Version findet Ihr nachstehend.
Ich freue mich, wenn Euch diese Infos das Thema E-Rechnung haben näher bringen können und Euch helfen, besser E-Rechnungen mit Lexware erstellen bzw. versenden und auch in Lexware buchhaltung verbuchen zu können. Auch wenn das Hauptvideo recht ausführlich und umfassend ist, kann es dennoch sein, dass ich Dinge vergessen oder doch nicht ganz nachvollziehbar gezeigt bzw. erläutert habe. Melde Euch gern in der Community, wenn noch etwas unklar ist oder Fragen offen geblieben sind.
Nachtrag Unterschied basis/plus zu pro/premium
Da es hierzu Nachfragen gab und ich dies im Video tatsächlich nur teilweise thematisiert habe: im Video zeige ich das Ganze in Lexware financial office premium. So sieht das in die pro/premium Versionen aus. In den faktura+auftrag Version der basis und plus Reihe gibt es Unterschiede. Bei den basis/plus Versionen (ausser business plus und handwerk plus) sieht die Maske die über Extras – eRechnung/Poststelle – eRechnung aufruft so aus:
Bei den pro / premium Versionen sowie business plus und handwerk plus sieht es so aus, wie ich es auch im Video zeige:
Man sieht schon klar den Unterschied. Bei den Lexware faktura+auftrag / plus gibt es keine Option, Dinge vorzubelegen. Also keine Absender-Mailadresse, keine BCC-Adresse, keinen Betreff, Mailtext etc. Diese Möglichkeit gibt es hier leider gar nicht. Die Maske kommt zwar, wenn man einen Belege als E-Rechnung versenden will:
Optisch sehr ähnlich, leider werden die Angaben hier nicht gespeichert. Man kann sich also keine Dinge vorbelegen und muss es leider immer wieder eingeben. Betreff und Mailtext kann man über die Textbausteine zumindest recht schnell auswählen. Wirklich optimal ist das leider nicht, gerade weil man Absenderadresse und BCC-Adresse somit immer wieder eintippen muss. In den pro / premium Versionen ist dies tatsächlich schöner und bequemer gelöst.
