Änderungen im Zuge DSGVO für Lexware faktura+auftrag, handwerk und warenwirtschaft

Morgen ist es soweit, die Übergangsfrist für die Datenschutzgrundverordnung läuft ab und die DSGVO tritt damit nun endgültig verbindlich in Kraft. Ich hatte zum Thema DSGVO kürzlich bereits einige Infos und Tipps zusammengetragen.

Für die Lexware Programme faktura+auftrag, handwerk und auch die warenwirtschaft sind einige Anpassungen im Zuge der DSGVO notwendig, welche mit der Juni-Aktualisierung integriert werden. Nachstehend führe ich diese Anpassungen auf:

faktura+auftrag / handwerk / warenwirtschaft

• Auskunftspflicht integriert: über Kontextmenü in Kunden-/bzw. Lieferantenliste, unter Auskunft erteilen, können über eine Vorlage, personenbezogene Daten ausgegeben und mit eigenen Daten vervollständigt werden
• rechtskonformes Löschen und Sperren personenbezogener Daten möglich: Software prüft die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und ermöglicht ggf. das Löschen bzw. Sperren
• Protokollierung von datenschutzrelevanten Vorgängen gewährleistet: Aktivitäten, die mit personenbezogenen Daten zu tun haben, werden mit der Software protokolliert, Aufruf Protokollierung erfolgt über Menüpunkt Datenschutz -> Protokoll ausgeben
• Prinzip der Datenminimierung wird eingehalten: Erfassung neuer Kunden/Lieferanten bzw. Kontaktpersonen nur in den Feldern, die zum Anlegen absolut notwendig sind
• Schutz vor unberechtigten Zugriff Dritter: Hinweis im Programm darüber, welche Grundregeln im Passwort erfüllt sein müssen, um sicher zu sein und zusätzlich integrierte grafische Anzeige der Passwortstärke
• neuer Menüpunkt Datenschutz: unter Extras -> Datenschutz wurden an zentralen Stelle wertvolle Informationen und Funktionen rund um Thema Datenschutz platziert
• Anpassung von Schnittstellen in Bezug auf die DSGVO: u.a. Lexware mobile und Lexware kundenmanager
• Optimierungen im Bereich Lexware eRechnung/poststelle: Anpassungen im Bereich Anschriftenfeld bzgl. großgeschriebener Umlaute und Erweiterung um Länderkürzel für Serbien und Montenegro
• weitere Optimierungen u.a. im Bereich Berichte

Darüber hinaus gibt es nachstehende zusätzliche Anpassungen für die Programme handwerk plus, handwerk premium, warenwirtschaft pro und warenwirtschaft premium:

• flexible, datenschutzkonforme Rechte- und Benutzerverwaltung: neue Berechtigung Datenschutz bietet Datenschutzbeauftragten sämtliche Rechte, die er benötigt, restliche Nutzer:innen können ganz nach Bedarf einzelne Rechte zugewiesen werden, wie z.B. „personenbezogene Daten entsperren“
• Anpassung von Schnittstellen in Bezug auf die DSGVO: Lexware kundenmanager pro
• Datenbankzugriff: erhöhte Sicherheit der Software und schliesen einer Sicherheitslücke im Datenbankzugriff, ab sofort Möglichkeit, Daten mit individuellen Datenbankpasswort zusätzlich zu schützen (besonderer Dank gilt seitens Lexware der usd AG für die vertrauliche Meldung dieser Sicherheitslücke und die kooperative Zusammenarbeit zu deren Behebung)
• unter Menüpunkt Datensicherung -> Regelmäßige Sicherung kann Automatisierung von Datensicherungen eingestellt werden, Daten werden dann zum eingestellten Zeitpunkt automatisch gesichert (diese Option wird nur für Nutzer:innen des neuen Angebotsmodells verfügbar sein)
• weitere Optimierungen u.a. im Bereich Berichte sowie Speichern der Darstellung der Positionsliste

Der Versionsstand nach der Aktualisierung wird für faktura+auftrag/plus die 22.03 und für handwerk plus, handwerk premium und warenwirtschaft pro/premium die 18.04 sein.

Die Aktualisierung Juni 2018 wird in Kürze erscheinen. Ein genaues Datum liegt mir aktuell noch nicht vor. Sobald diese verfügbar ist, werden die Infos dann wieder hier in der finalen Verison integriert.

Ich konnte schon einen kurzen Einblick in die Änderungen erhalten und bin gespannt, wie sich dies dann in der „richtigen“ Praxis darstellen wird.

Wenn die Aktualisierung erschienen ist, freue ich mich über Euer Feedback in den Kommentaren. Bei konkreten Fragen oder Problemen nutzt bitte die Community.

Quelle: Lexware // Bild: skylarvision – pixabay