Vor einigen Tagen hatte ich Euch über die neuste Aktualisierung für Lexware buchhalter informiert. In diesem Zusammenhang auch über die neue Funktion der digitalen Belege.
Ganz so neu ist diese Funktion gar nicht, da die Möglichkeit, Buchungen Belege beizufügen, bereits im letzten Jahr eingeführt wurde. Diese Funktion wurde nun überarbeitet und mit einigen neuen Möglichkeiten ausgestattet.
Im nachstehenden Video stelle ich Euch diese Neuerungen ausführlich vor und demonstriere auch beispielhaft, wie genau das mit den digitalen Belegen im Lexware buchhalter funktioniert und was es zu beachten gilt.
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Einige der im Video erwähnten Punkte nachstehend noch einmal als Übersicht:
- Aktivierung bzw. Deaktivierung über Extras – Optionen – Notizen/Belege
- Aufruf über Startseite buchhalter oder Buchen – Stapel- bzw. Dialogbuchen mit digitalen Belegen
- im „Posteingang“ können Belege als PDF, bmp, jpg, jpeg, jpe, jfif, png, tif, tiff, doc, docx, xls, xlsx, odt oder txt hinzugefügt werden
- Vorschau nur bei PDF und Bild-Dateien möglich
- maximale Dateigrösse 2 MB je Beleg
- journalisierte Buchungen können nur über Storno geändert werden
- journalisierten Buchungen lassen sich Belege hinzufügen, diese sind dann aber auch fest mit der Buchung verbunden
- Vorschaufenster lässt sich frei verschieben und in Grösse anpassen, Einstellung wird gemerkt
Mit der erweiterten Funktion für digitale Belege in der Buchhaltung werden nun auch die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, da die Belege bei Journalisierung fest hinterlegt sind und nur via Storno geändert bzw. entfernt werden können und nicht wie bisher, ohne.
Verfügbar ist die Option ab Version 21.50 im neuen Angebotsmodell sowie für NutzerInnen im „alten“ Angebotsmodell nach Erwerb des Zwischenupdates Juni 2016. Für KundInnen im neuen Angebotsmodell steht die Funktion kostenfrei im Zuge der Aktualitätsgarantie zur Verfügung.
Um die Frage vorweg zu nehmen: eine Übertragung der Belege bei Export- oder Import von Buchungen via ASCII- oder DATEV-Schnittstelle erfolgt nicht.
Das Thema wird in den nächsten Monaten bzw. Jahren sicherlich relevanter und gefragter werden. Dann muss man sich seitens Lexware auch ein paar Gedanken hinsichtlich der Datenmenge machen. Denn bei Nutzung der digitalen Belege wird natürlich auch die Datensicherung grösser und die Zeit, selbige zu erstellen länger.
Eure Meinung dazu gern in die Kommentare.
Hallo Steve,
danke für die Anleitung. Dann habe ich wohl alles so gemacht wie es sein soll. Allerdings würde mich interessieren ob es möglich ist mehrere Belege gleichzeitig zuzuordnen. Fall: Ich importiere aus meinem externen Fakturierungsprogramm unsere Ausgangs-Rechnungen in den Stapel, dann hole ich mir die dazugehörigen pdf.-Dateien der Rechnungen. Nun muss ich diese jeder Buchung zuordnen – geht das auch einfacher (automatisch)? Anhand der Nummer wäre ein Zuordnung ja problemlos möglich.
Hallo Ursula,
jein. 🙂 Es geht nicht direkt beim Buchungsvorgang über den Eingangskorb. Aber Du kannst (wie ich es auch im Video zeige) der Buchung im Nachgang weitere Belege hinzufügen, indem du Dir die Belege der Buchung anzeigen lässt und dann auf den Button Belege hinzufügen klickst.
Hallo,
die Funktion an sich ist gut, es wäre allerdings noch viel besser, wenn
– man z. Bsp. bei Standardlieferanten über Vorlagen automatsiche Buchungen generieren könnte (Kreditorkonto, Rechnungsnummer, -datum, -betrag…)
– oder wenn man wenigstens Text aus den PDF Dateien, welche rechts angezeigt werden kopieren und importieren könnte. (ich scanne die Belege und PDF lesbare Dateien werden erzeugt)
Hallo Marc,
danke für Dein Feedback, welches ich gern nach Freiburg weiterleite.
Das Thema ist ja noch frisch und hier wird sich sicherlich noch einiges tun. 🙂
Hallo leider gibt es einen Punkt der mir schon lange nicht gefällt und jetzt wieder zum Vorschein kommt.
Beim Abgleich des Online Abzugs fehlen einige Features. Weder lassen sich die Buchungen Splitten, noch lassen sich digitale Belege einfügen. Es wäre schön, wenn diese Features auch beim Buchen der Onlinekontoauszüge zur Verfügung steht, denn wo wenn nicht hier fallen überdurchschnittlich viele digitale Belege an.
Hallo Felix,
danke für den Kommentar. Die Anforderung verstehe ich jedoch nicht. Der Abgleich des Kontoauszuges erfolgt ja mit offenen Posten/bestehenden Buchungen im buchhalter. Heisst, der Splitt ist doch in der dortigen Buchungen bereits vorhanden bzw. sollte in selbiger vorhanden sein. Gleiches gilt für die Belege. Diese kann man bereits der bestehenden Buchung hinzufügen. Das geht auch nachträglich, siehe Video in obigem Beitrag.
Wenn das bei Dir nicht geht, bitte mit dem Thema in die Community (http://lex-forum.net) wechseln, da es hierzu in den Kommentaren bei einem umfassenderen Austausch schnell zu unübersichtlich wird.
Vielen Dank.
Ich schließe mich der inhaltlichen Nachfrage von Felix an: Warum wird der digitale Kontoauszug durch Abruf über das Online-Banking nicht direkt als Beleg an die einzelnen Bank-Buchungen (während des Abgleichs über OP) angeheftet? Kann man das wirklich nur einzeln manuell nachträglich machen?
Hallo Steve,
ich finde diese neue Funktion sehr interessant. Glaube, dass nicht viele meiner Kunden in der Lage sind, ihre Belege einzuscannen, die liefern doch lieber die Belege im Papierformat. Dennoch könnte ich mir vorstellen, dass in einigen Jahren das Thema interessanter werden wird.
Wobei ich denke, dass es nur Sinn macht bei einer Offenen-Posten-Buchhaltung? Die Belege direkt in die Bank zu buchen, stelle ich mir schwierig vor.
Grüße, Sabine
Hallo Sabine,
die Thematik digitale Belege ist ja noch recht frisch in den Programmen und bereits jetzt gibt es die unterschiedlichsten Ansätze, wie Nutzer:innen diese Funktion einsetzen. Manche nur für Anlagegüter, andere vollständig für jede Buchung. Es gibt ja aktuell keine Vorgabe, wie genau das zu nutzen ist. 🙂
Ich nutzt auch die Funktion der digitalen Beleg. Wenn ich aber die Buchung im Journal aufrufe, wie kann ich mir dann den Beleg dazu wieder anzeigen lassen??
ahhh, über die rechte Maustauste -> Beleg
🙂
Wir sind gerade dabei unsere Belege zu digitalisieren. Wir sind gerade an der Problematik, dass wir im Zahlungsverkehr die digitalen Belege nicht anzeigen lassen können, welche wir zum Abgleich der hinterlegten Bankverbindung benötigen (Änderungen der Bankverbindung oder Verkauf von Forderungen werden oft nur über die Rechnungsbelege gemeldet). Wie kann man dies am einfachsten lösen.
Vielen Dank für die Rückantwort
Annette Schell
Hallo Annette,
danke für deinen Kommentar.
Mir fällt da keine wirkliche Lösung ein. Wie habt Ihr es denn bisher gelöst, bevor es die Option für die digitalen Belege gab?
Nachtrag: Sorry, ich hatte die Möglichkeit mit dem nachträglichen hinzufügen noch nicht ausprobiert. Jetzt habe ich im Video gesehen, dass das Ganze nur funktioniert solange es noch NICHT journalisiert ist. Wenn ich also einen Online-Kontoabgleich (manuell) mache, wird das ganze ja automatisch journalisiert. Wenn die Buchungen journalisiert sind, läßt sich der Online-Kontoauszug NICHT mehr hinzufügen! Gibt es keine einzieg Möglichkeit den Online-Kontoauszug (als Beleg) in Lexware abzubilden? Ich hätte gerne alle komplett im Programm verlinkt, um später nicht in extra Ordern suchen zu müssen, was denn damals auf dem Kontoauszg stand. Vielen Dank!
Hallo Alexandra,
ich muss Deine Aussage etwas korrigieren: wenn Buchungen journalisiert sind, kann selbstverständlich noch ein Belege (oder auch mehrere) angehängt werden. Dies sind dann aber unmittelbar fest mit der Buchung verbunden und lassen sich nicht wieder entfernen.
Ich verstehe den Ansatz mit dem Kontoauszug zwar, nur sehe ich das in der Praxis recht schwierig: auf einem Kontoauszug sind nur in der Regel mehr als 1 Buchung aufgeführt. Demzufolge müsste 1 Kontoauszug ja jeweils zu mehreren Buchungen in der Buchhaltung hinzugefügt werden. Das bläht mMn die Daten unnötigt auf. Wirklich übersichtlich fände ich dies (nach derzeitigem Stand der Umsetzung) auch nicht. Das Thema ist noch recht neu, ich denke, hier wird es in Zukunft weitere Änderungen und Möglichkeiten geben.
Vielen Dank Steve für die schnelle Antwort! Du hast natürlich Recht mit dem riesigen Datenvolumen, daran hatte ich nicht gedacht! Für alle anderen Fälle: Wie lassen sich genau Belege an journalisierte Buchungen anhängen? Ich finde weder online noch im Programm durch Ausprobieren etwas dazu. Tausend Dank im Vorfeld!
Das erläutere ich doch im Video. 🙂 (ab ca. Minute 15)
Danke für den Detail-Hinweis!!! Keine Ahnung, warum ich das übersehen habe!
Hallo, ich bin noch neu und arbeite noch nicht lange mit Lexware financial office plus.
Ich habe einen Kunden, der mir Kontoauszüge und verschiedene Rechnungen per Mail schickt, so dass ich diese als digitale Belege benutzen kann. Aber andere Belege erhalte ich per Post.
Muss ich denn für den steuerlichen Papiernachweis, doch jetzt alle digitale Belege ausdrucken, um dann die Papierbelege entsprechend hinter den Kontoauszug zu heften?
Irgendwie bekommt er das nicht hin, alle Belege, die zum Konto gehören, einzuscannen und mir dann zu schicken.
Hallo Marion,
danke für Deinen Kommentar. So ganz passt er aber nicht zum obigen Artikel. Bitte sei so nett und wechsel mit dem Thema in die Community auf https://lex-forum.net. Dort können wir das Thema dann gern ausführlich erörtern. 🙂
Danke.
Für die Tipps zu den digitalen Belegen mein Dankeschön! Bei der Buchhaltung erscheinen immer wieder Neuerungen, so dass man nicht immer alles im Auge halten kann. Die Ratschläge zu den Belegen kommen uns bestimmt zu Hilfe!