Im Herbst letzten Jahres hatte ich in einem Artikel erläutert, wie Ihr Listeneinstellungen aus Lexware exportieren könnt. Damit lässt sich in vielen Fällen schon etwas anfangen, wenn man in Excel weitere Auswertungen oder Weiterverarbeitung durchführen will.

ASCII-Export mit Auftragspositionen

Speziell für die Lexware faktura und warenwirtschaft Programme kommt aber auch immer wieder mal die Anfrage, ob sich denn nicht Aufträge inkl. der dort enthaltenen Auftragspositionen, also der Artikel im Auftrag, exportieren lassen.

Über den oben verlinkten von mir beschriebenen Weg geht dies mit „Bordmitteln“ nicht. Es gibt jedoch Menschen, welche sich mit der Programmierung von Formularen und Anwendungen für die Lexware Programme befassen und Lösungen anbieten, die eben über „Bordmittel“ nicht funktionieren.

Udo von Bundeo Ltd. hat ein Formular erstellt, mit welchem Ihr neben der Listenexporte wie in meinem letztjährigen Artikel beschrieben zusätzlich noch die Auftragspositionen erhaltet. Das Ganze ist eigentlich recht einfach einzurichten und auch der Ablauf geht nach 2-3 Mal probieren recht schnell von der Hand.

Listenexport inkl. Auftragspositionen

Das Formular kommt als .exe Datei und ist damit über einen Installer auf Eurem PC installierbar. Das ist bei einem Formular schon etwas ungewöhnlich, so müsst Ihr Euch aber nicht damit befassen die richtigen Pfade zu suchen. Direkt nach der Installation steht das Formular in der Liste der Auftragsformulare zur Verfügung. Sollte es doch nicht zu sehen sein, lässt sich das über die „Suchen„-Lupe in der Formularverwaltung recht schnell ändern. 🙂

Formularverwaltung Suche

Durch Markierung der Aufträge in der Auftragsliste wählt Ihr die gewünschten Aufträge aus, welche exportiert werden sollen. Dann rechte Maustaste und Drucken anklicken und das ASCII-Export Formular wählen und auf Vorschau gehen. Wirklich die Vorschau-Funktion nutzen, über Druck kommt Ihr nicht zum gewünschten Ziel. 🙂 Im Hintergrund wird nur die Datei erstellt und unter C:\temp\ abgelegt. Der Vorgang ist abgeschlossen wenn Ihr in der Vorschau ein leeres weisses Blatt seht. Nun kann die Vorschau geschlossen werden und Ihr könnt – sofern noch nicht geschehen – Euer Excel oder Open Office Calc öffnen und die Datei aus dem oben erwähnten Verzeichnis einlesen. Welche Einstellungen ggf. zu treffen sind ist in der mitgelieferten PDF-Anleitung nochmals erläutert. Wichtig hierbei: als Trennzeichnen ist | hinterlegt. Dieses Zeichen erstellt Ihr, indem Ihr auf Eurer Windows-Tastatur ALT GR + < drückt.

Nun solltet Ihr die Liste entsprechend vernünftig formatiert und lesbar angezeigt bekommen. Es werden ggf. auch Felder mit angezeigt, welche für Euch nicht relevant sind. Diese könnt Ihr dann einfach ausblenden oder löschen, Euch die Datei so zurechtstutzen wie gewünscht und die Daten dann weiter verarbeiten und/oder auswerten.

Neu in Version 2017:

  • Vollständige Darstellung des Positions-Langtextes. Dieser wird in der letzten Spalte dargestellt. Ist mehrzeiliger Text erfasst, wird der Text entsprechend auf mehrere Spalten aufgeteilt.
  • Spalten jeweils für das Erfassungsdatum und das Datum der letzten Änderung der Artikel, Aufträge und Kunden ergänzt. Damit können nun auch z.B. speziell neue Kunden ausgewertet werden.

Neu in Version 2018:

  • hinzufügen weiterer Felder für den Export

Mit welchen Lexware Programmen funktioniert dieser Export?

Mit folgenden Lexware Programmen funktioniert der Export bzw. das Formular:

  • faktura+auftrag / plus
  • handwerk plus
  • handwerk premium
  • warenwirtschaft pro
  • warenwirtschaft premium
  • business pus
  • business pro
  • büroservice komplett
  • neue steuerkanzlei

Das Formular ist hierbei kompatibel ab Version 2015.

Systemvoraussetzungen

Es gelten die Systemvoraussetzungen für die jeweils genutzte Lexware Software. Wenn also Euer Lexware Programm läuft sollte auch das Formular problemlos funktionieren. 🙂

Demoversion des Export-Formulares

Eine Demo-Version des Export-Formulares findet Ihr hier.

In der Vollversion gibt es lediglich die Einschränkung der Anzahl der Datensätze, welche das Programm vorgibt. Also bei pro/premium Versionen bis Version 2012 mit maximal 300 und ab Version 2013 bis maximal 2000 Aufträge. In faktura+auftrag (plus) gibt es keine Einschränkung bzgl. der Anzahl der Datensätze.

Die Vollversion ist dann lediglich eingeschränkt auf den zu exportierenden Zeitraum, welche auf den 31.12. des jeweiligen Versionsjahres des Formulars festgelegt ist. Wenn Ihr die Funktionalität auch für das Folgejahr nutzen möchtet, ist ein Update notwendig.

Was kostet das Export-Formular?

Sicherlich nicht unwichtig ist, was denn diese Formular kostet. Für die Vollversion fallen 60,00 EUR (zzgl. Umsatzsteuer von derzeit 11,40 EUR = 71,40 EUR brutto) an. Der gleiche Preis wird jeweils auch für ein Update fällig. Das Formular erhaltet Ihr in der Regel per E-Mail, es fallen hierfür also keine extra Versandkosten an.

Wie kann ich die Vollversion bestellen?

Wenn Ihr die Demo-Version installiert habt, wird ein am PC ausfüllbarer Bestellschein mit kopiert (für späteren Aufruf unter Start – Programme – LexShop zu finden), welchen Ihr per E-Mail direkt versenden könnt. Optional kann die Bestellung auch direkt über lex-blog.de durchgeführt werden.

Durch Bestellung über dieses Formular helft Ihr dabei, die kostenfreien Info- und Supportangebote lex-blog.de und lex-forum.net zu erhalten.

letzte Bearbeitung des Artikels: 2021-05-07

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