Aufzeichnungspflicht für Gewerbetreibende Teil 2: Warenausgang

Kürzlich erschien der erste Teil dieser Artikelserie mit dem Fokus auf den Wareneingang. Nun folgt Teil 2 in welchem es um den Warenausgang geht.

2. Teil

b. Aufzeichnung des Warenausgangs – Warenausgangsbuch

• Muss ich oder muss ich nicht?

Nach § 144 Abs. 1 AO müssen gewerbliche Unternehmer, die nach Art und Umfang ihres Geschäftsbetriebs Waren regelmäßig und erkennbar zur gewerblichen Weiterverwendung – namentlich zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch (Zwischen- oder Vorprodukte) – liefern, diesen Warenausgang gesondert aufzeichnen; diese Aufzeichnungspflicht betrifft im wesentlichen Hersteller und Großhändler.

Dabei ist es unerheblich, ob die betreffenden Waren gegen Rechnung (auf Ziel, Kredit, Abrechnung oder Gegenrechnung), durch Tausch oder unentgeltlich geliefert werden. Bei Lieferung gegen Barzahlung sind die Warenausgänge immer (nur) dann gesondert aufzuzeichnen, wenn die betreffende Ware wegen der abgenommenen Menge zu einem Preis abgegeben wird, der niedriger als der übliche Preis für den Endverbraucher ist.

Nach § 144 Abs. 1 AO haben gewerbliche Unternehmer, die nach der Art ihres Geschäftsbetriebs Waren regelmäßig an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveräußerung liefern, den für diese Zwecke bestimmten Warenausgang gesondert aufzuzeichnen, also insbesondere Importeure und Großhändler, aber auch Erzeuger von Rohstoffen und Fabrikationsbetriebe.

Einzelhändler, die ihre Waren überwiegend an den privaten Verbraucher veräußern, aber gelegentlich auch an gewerbliche Abnehmer liefern, fallen nicht unter die Aufzeichnungspflichten des § 144 AO.

Zur gesonderten Aufzeichnung des Warenausgangs sind sowohl gewerbliche Unternehmer (siehe Personenkreis des § 143 AO) als auch nach § 144 Abs. 5 AO buchführungspflichtige Land- und Forstwirte verpflichtet.

• Was muss ich notieren?

Aufzuzeichnen sind neben den Waren, die an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch als Hilfsstoffe geliefert werden (§ 144 Abs. 1 AO) auch alle Waren, die der Unternehmer auf Rechnung (auf Ziel, Kredit, Abrechnung oder Gegenrechnung), durch Tausch oder unentgeltlich liefert, oder gegen Barzahlung liefert, wenn die Ware wegen der abgenommenen Menge zu einem Preis veräußert wird, der niedriger ist als der übliche Preis für Verbraucher (§ 144 Abs. 2 AO).

Dies gilt nicht, wenn die Ware erkennbar nicht zur gewerblichen Weiterverwendung bestimmt ist.

Bei Gewerbetreibenden, die Bücher führen, genügt es, wenn sich die geforderten Angaben aus der Buchführung ergeben. 

• Welche Angaben müssen die Aufzeichnungen enthalten?

Hierzu gibt der 3. Absatz des Paragraphen 144 AO eine abschließende Aufzählung vor. Die Aufzeichnungen müssen enthalten:

1. den Tag des Warenausgangs oder das Datum der Rechnung,
2. den Namen oder die Firma und die Anschrift des Lieferers,
3. die handelsübliche Bezeichnung der Ware,
4. den Preis der Ware,
5. einen Hinweis auf den Beleg.

Forstbetriebe haben sämtliche entgeltlichen und unentgeltlichen Holzlieferungen – Holzausgänge – aufzuzeichnen (§ 144 Abs. 5 AO). Unabhängig von § 144 AO gelten die besonderen Aufzeichnungspflichten, z.B. nach § 22 Abs. 2 Nr. 1 bis 3 UStG (Aufzeichnung vereinnahmter oder vereinbarter Entgelte getrennt nach Steuersätzen). Nach § 144 Abs. 4 AO muss der Unternehmer außerdem über jede aufzeichnungspflichtige Lieferung einen Beleg erteilen.

Nach Teil 1 und diesem Teil 2 folgt in Kürze noch Teil 3 der Artikelserie zur Aufzeichnungspflicht für Gewerbetreibende.