Aufzeichnungspflicht für Gewerbetreibende - Teil 1: Wareneingang

In diesem und den nächsten 2 Beiträgen werde ich ihnen einen Überblick hinsichtlich der Aufzeichnungsverpflichtung für Gewerbetreibende geben. Dabei stehen die Unternehmer im Fokus, welche Waren, die zur gewerblichen Weiternutzung bestimmt sind, veräußern.

Im ersten und zweiten Teil werde ich ihnen die Besonderheiten der Aufzeichnung des Warenein- und -ausganges erläutern. Im dritten Teil werden die Schwerpunkte auf einem Fazit zur Aufzeichnungspflicht und der praktischen Bedeutung für ihre Gründung bzw. ihr Unternehmen liegen.

1. Teil

a. Aufzeichnung des Wareneingangs – Wareneingangsbuch

Muss ich oder muss ich nicht?

Die Aufzeichnungspflicht besteht grundsätzlich unabhängig von der Buchführungspflicht. Die gesetzlichen Grundlagen finden sich in § 143 AO (Abgabenordnung). Hier steht in Absatz 1:

Gewerbliche Unternehmer müssen den Wareneingang gesondert aufzeichnen.

Ob sie ein gewerblicher Unternehmer im Sinne dieses Gesetzes sind, lässt sich recht einfach prüfen. Gewerbliche Unternehmer in diesem Sinne sind solche Unternehmer, die eine selbständige Betätigung mit Wiederholungs- und Gewinnerzielungsabsicht ausüben und die sich als Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr darstellt, wenn sie weder als Ausübung von Land- und Forstwirtschaft noch als Ausübung eines freien Berufs oder einer anderen selbständigen Arbeit anzusehen ist.

Einfach ausgedrückt:

Beziehen sie Waren und üben einen Gewerbebetrieb im Sinne des:

a. § 15 Absatz 2 oder 3 EStG – Einzelunternehmer/Personengesellschaft

b. § 2 Absatz 2 oder 3 GewStG – Kapitalgesellschaft

aus, sind sie gewerblicher Unternehmer. Somit fallen beispielsweise Versicherungsmakler oder Handelsvertreter nicht unter diese Vorschrift, wie auch Land- und Forstwirte nicht zum betreffenden Personenkreis zählen. Dagegen gilt die Verpflichtung grundsätzlich auch für Unternehmer, die ihren Gewinn nach § 4 Absatz 3 EStG durch Einnahme-Überschussrechnung ermitteln, wobei es natürlich auch hier Ausnahmen gibt. Im Zweifel sollten Sie sich bereits im Vorfeld der Gründung beraten lassen, beispielsweise durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder ihr zuständiges Finanzamt.

Die Aufzeichnungen müssen gesondert von den übrigen Aufzeichnungen geführt werden, z.B. in Form eines Wareneingangsbuches. Formfreie Aufzeichnungen sind grundsätzlich möglich. Das gilt insbesondere für Gewerbetreibende, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln. Bei Gewerbetreibenden, die Bücher führen, genügt es, wenn sich die geforderten Angaben aus der Buchführung ergeben (z.B. durch das Wareneingangskonto und die Buchungsbelege).

Besondere Aufzeichnungspflichten, z.B. nach § 22 UStG, gelten unabhängig von dieser Vorschrift.

Was muss ich notieren?

Dies steht im 2. Absatz des § 143 AO. Im Wareneingangsbuch sind alle zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch bestimmten Waren einschließlich der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und sonstiger Zutaten aufzuzeichnen; und zwar auch dann, wenn diese Waren für betriebsfremde Zwecke, z. B. für den privaten Eigenbedarf, verwendet werden oder vor der Weiterveräußerung (oder vor dem Verbrauch) be- oder verarbeitet werden. Unerheblich für die Aufzeichnungspflicht ist es auch, ob diese Waren entgeltlich oder unentgeltlich, oder ob diese Waren für eigene oder fremde Rechnung erworben wurden.

Die Waren sind auch dann aufzuzeichnen, wenn sie vor der Weiterveräußerung verarbeitet werden sollen. Die Aufzeichnungspflicht umfasst ebenfalls Waren, die für betriebsfremde (private oder sonstige nicht betriebliche) Zwecke verwendet werden.