Unsere Welt wird digitaler. Ich z.B. gehe immer mehr dazu über, Papier gegen eine digitale Version zu ersetzen. Alles was via Post eingeht (ausser Werbung natürlich), wird bei mir durch einen Dokumentenscanner geschickt und als digitale Version abgelegt.

Ist das Dokument steuerrechtlich relevant, wird das Papieräquivalent aufbewahrt, bei allen anderen Dingen kommt das Papierexemplar direkt in den Aktenvernichter und wird gehexelt.

Digitalisierung

Digitale Belege werden in den nächsten Monaten und Jahren weiter an Bedeutung gewinnen. Für Papierbelege werden teilweise grosse Räumlichkeiten benötigt, um den steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen nachzukommen. Die gleiche Menge digital abgespeichert kann oftmals schon bequem in die Jackentasche passen.

Dies ist dann natürlich auch alles eine Frage der Effizienz und am Ende auch eine Frage der Kosten. Geht es um steuerrechtlich relevante Belege wie Rechnungen oder auftragsbezogene Dokumente, sind bestimmte Dinge zu beachten, welche sich in den GoBD wiederfinden. Ein wichtiges Schlagwort ist hierbei Revisionssicherheit

Was bedeutet revisionssicher?

Laut Wikipedia ist revisionssicher

Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

weiterführend heisst es:

In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit:

 

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Die Anforderungen und deren Umsetzung sind den HGB, der AO und detailliert den GoBD zu entnehmen.

Diese Vorgaben lassen sich in der Regel nur mit einer entsprechenden Softwarelösung, einem sogenannten Dokumentenmanagement-System – kurz DMS-System, lösen. Gerade für Solo-Selbständige, kleine und mittlere Betriebe gibt es hier, meiner Ansicht nach, wenige wirklich einfache, intuitiv zu bedienende und bezahlbare Lösungen.

Weiterführende Infos zum Thema Archivierung im steuerrechtlichen Kontext findet Ihr u.a. auch hier, hier und hier.

Lexware bringt Archivierungslösung

Nun wird Lexware in wenigen Tagen eine eigene Archivierungslösung mit dem simplen Namen Lexware archivierung auf den Markt bringen.

Ich weiss bisher nur sehr wenig darüber, was sich ab kommender jedoch Woche ändern wird. Grundlegend finde ich einen solchen Schritt durchaus nachvollziehbar und es passt meiner Meinung nach gut ins Angebotsportfolio von Lexware. Wie praxistauglich sich dieses Angebot dann erweist, wird sich zeigen.

Was ich bisher weiss: Die Archivierung wird nicht lokal auf dem PC stattfinden, sondern online, in einer sogenannten Cloudlösung. Das Konzept ähnelt wohl bekannten Cloud-Angeboten wie GoogleDrive oder Dropbox. Ein lokal installierter “Client” (bei Lexware wird er Archivierungsassistent genannt) überwacht einen oder mehrere lokal definierte Ordner und synchronisiert diese mit der Onlineanwendung.

Ein nicht irrelevanter Aspekt wird u.a. auch das zur Verfügung stehende Speichervolumen für den jeweiligen Account sein. Gehe ich nach dem nachstehenden Screenshot des Archivierungsassistenten, so sind es 5GB.

Lexware Archivierungsassistent

Das klingt viel, betreibt man das Ganze jedoch konsequent, sind 5GB auch recht schnell “aufgebraucht”. Das hängt natürlich auch davon ab, wie gut und effizient man seine Unterlagen digitalisiert.

Welche Dateitypen können archiviert werden?

Zu Beginn sollen die nachstehenden Dateitypen archiviert werden können:

  • Microsoft Word (doc, docx, dot, dotx)
  • Microsoft Excel (xls, xlsx)
  • Microsoft Powerpoint (ppt , pptx)
  • Microsoft Outlook Mail message (msg)
  • Microsoft Outlook Express mail message (eml)
  • Microsoft Visio (vsd, vsdx)
  • iWork Pages document file (pages)
  • iWork Numbers spreadsheet (numbers)
  • iWork Keynote presentation file (key)
  • Adobe Acrobat portable document file (pdf)
  • JPEG compressed bitmap (jpg)
  • Portable Network Graphics (png)
  • Tag Image File Format (tif, tiff)
  • ASCII text-formatted data (txt)
  • Rich Text Format (rtf)
  • AutoCAD file (CERN) (dxf)
  • AutoCAD file (NCSA) (dwg)
  • CATIA document file (stp)
  • PostScript file (eps)

Damit sollten die meisten Dokumente in Unternehmen abgedeckt sein. Wenn sich der Bedarf für weitere Dokumententypen zeigt, wird man die Nutzbarkeit selbiger bei entsprechender Nachfrage sicherlich “nachliefern”.

Suchfunktion

Nach dem Upload werden die Dokumente über eine OCR-Erkennung indexiert und sind anschliessend über eine Suchfunktion such- und auch durchsuchbar. Wer das Cloud-Angebot lexoffice von Lexware kennt oder schon einmal angeschaut hat, dem wird das bekannt vorkommen. Denn dort gibt es ähnliche Funktionalitäten bereits. Auch optisch kann ich hier Ähnlichkeiten erkennen.

Lexware archivierung

Preise für Lexware archivierung

Um die Anwendung nutzen zu können sind Zugangsdaten notwendig. Einmal zum Upload der Daten über den Archivierungsassistenten und darüber hinaus natürlich auch, um sich in das System einloggen zu können, um später das Archiv zu durchsuchen.

Ich gehe sehr stark davon aus, dass dieses Angebot kostenpflichtig sein wird. Wie genau das Preismodell aussieht, also mit welchen Kosten Ihr rechnen müsst, ist mir zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht bekannt. Die geplante Preisstruktur ist mir mittlerweile bekannt.

Das Grundpaket, welches aus 2 Benutzer:innen und 5GB Speicher besteht, wird 19,90 EUR netto pro Monat kosten. Die Vertragslaufzeit beläuft sich auf 12 Monate. Benutzer:innen und Speicherplatz lassen sich unkompliziert selbst direkt im Account nachbuchen. Dabei fallen je weiterer/m Benutzer:in 12,90 EUR netto/Monat an und je weitere 5GB Speicherplatz 14,90 EUR netto/Monat.

Ein Upgrade von Benutzer:in und/oder Speicherplatz verändert die bestehende Laufzeit dabei nicht.

Auch muss abgewartet werden, ob es unterschiedliche Preisstufen mit unterschiedlichen Speicherkapazitäten (siehe meine Anmerkung oben) geben wird. Sinnvoll finde ich das auf jeden Fall, da die Ansprüche und Bedürfnisse der Kund:innen doch sehr unterschiedlich sein werden.

Sobald ich hierzu mehr Infos habe, werde ich diese natürlich hier auf lex-blog.de gern bekannt geben.

Eure Meinung?

Auch wenn noch nicht alle Infos zu diesem Angebot bekannt sind: Wie findet Ihr so grundsätzlich diesen Schritt, ein solche Angebot ins Portfolio zu nehmen?

letzte Bearbeitung des Artikels: 2017-07-18


Bilder: pixabay (PIRO4D), Lexware


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geschrieben von Steve Rückwardt
Ich bin Steve, Gründer und "Hausmeister" von lex-blog.de. Mit dem Blog möchte ich AnwenderInnen bei ihrer Arbeit mit den Produkten weiterhelfen. Neben dem Blog bin ich auch viel in Foren und sozialen Netzwerken unterwegs. mehr über mich


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