Vor einigen Tagen hatte ich Euch über die neuste Aktualisierung für Lexware buchhalter informiert. In diesem Zusammenhang auch über die neue Funktion der digitalen Belege.

Lexware buchhalter - digitale Belege in Buchungsmaske

Ganz so neu ist diese Funktion gar nicht, da die Möglichkeit, Buchungen Belege beizufügen, bereits im letzten Jahr eingeführt wurde. Diese Funktion wurde nun überarbeitet und mit einigen neuen Möglichkeiten ausgestattet.

Im nachstehenden Video stelle ich Euch diese Neuerungen ausführlich vor und demonstriere auch beispielhaft, wie genau das mit den digitalen Belegen im Lexware buchhalter funktioniert und was es zu beachten gilt.

Einige der im Video erwähnten Punkte nachstehend noch einmal als Übersicht:

  • Aktivierung bzw. Deaktivierung über Extras – Optionen – Notizen/Belege
  • Aufruf über Startseite buchhalter oder Buchen – Stapel- bzw. Dialogbuchen mit digitalen Belegen
  • im “Posteingang” können Belege als PDF, bmp, jpg, jpeg, jpe, jfif, png, tif, tiff, doc, docx, xls, xlsx, odt oder txt hinzugefügt werden
  • Vorschau nur bei PDF und Bild-Dateien möglich
  • maximale Dateigrösse 2 MB je Beleg
  • journalisierte Buchungen können nur über Storno geändert werden
  • journalisierten Buchungen lassen sich Belege hinzufügen, diese sind dann aber auch fest mit der Buchung verbunden
  • Vorschaufenster lässt sich frei verschieben und in Grösse anpassen, Einstellung wird gemerkt

Mit der erweiterten Funktion für digitale Belege in der Buchhaltung werden nun auch die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, da die Belege bei Journalisierung fest hinterlegt sind und nur via Storno geändert bzw. entfernt werden können und nicht wie bisher, ohne.

Verfügbar ist die Option ab VErsion 21.50 im neuen Angebotsmodell sowie für NutzerInnen im “alten” Angebotsmodell nach Erwerb des Zwischenupdates Juni 2016. Für KundInnen im neuen Angebotsmodell steht die Funktion kostenfrei im Zuge der Aktualitätsgarantie zur Verfügung.

Um die Frage vorweg zu nehmen: eine Übertragung der Belege bei Export- oder Import von Buchungen via ASCII- oder DATEV-Schnittstelle erfolgt nicht.

Das Thema wird in den nächsten Monaten bzw. Jahren sicherlich relevanter und gefragter werden. Dann muss man sich seitens Lexware auch ein paar Gedanken hinsichtlich der Datenmenge machen. Denn bei Nutzung der digitalen Belege wird natürlich auch die Datensicherung grösser und die Zeit, selbige zu erstellen länger.

Eure Meinung dazu gern in die Kommentare.



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geschrieben von Steve Rückwardt
Ich bin Steve, Gründer und "Hausmeister" von lex-blog.de. Mit dem Blog möchte ich AnwenderInnen bei ihrer Arbeit mit den Produkten weiterhelfen. Neben dem Blog bin ich auch viel in Foren und sozialen Netzwerken unterwegs. mehr über mich


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Kommentare 13


  • Hallo Steve,
    danke für die Anleitung. Dann habe ich wohl alles so gemacht wie es sein soll. Allerdings würde mich interessieren ob es möglich ist mehrere Belege gleichzeitig zuzuordnen. Fall: Ich importiere aus meinem externen Fakturierungsprogramm unsere Ausgangs-Rechnungen in den Stapel, dann hole ich mir die dazugehörigen pdf.-Dateien der Rechnungen. Nun muss ich diese jeder Buchung zuordnen – geht das auch einfacher (automatisch)? Anhand der Nummer wäre ein Zuordnung ja problemlos möglich.

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Ursula,

      jein. :) Es geht nicht direkt beim Buchungsvorgang über den Eingangskorb. Aber Du kannst (wie ich es auch im Video zeige) der Buchung im Nachgang weitere Belege hinzufügen, indem du Dir die Belege der Buchung anzeigen lässt und dann auf den Button Belege hinzufügen klickst.


  • Hallo,
    die Funktion an sich ist gut, es wäre allerdings noch viel besser, wenn
    – man z. Bsp. bei Standardlieferanten über Vorlagen automatsiche Buchungen generieren könnte (Kreditorkonto, Rechnungsnummer, -datum, -betrag…)
    – oder wenn man wenigstens Text aus den PDF Dateien, welche rechts angezeigt werden kopieren und importieren könnte. (ich scanne die Belege und PDF lesbare Dateien werden erzeugt)

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Marc,

      danke für Dein Feedback, welches ich gern nach Freiburg weiterleite.

      Das Thema ist ja noch frisch und hier wird sich sicherlich noch einiges tun. :)


  • Hallo leider gibt es einen Punkt der mir schon lange nicht gefällt und jetzt wieder zum Vorschein kommt.
    Beim Abgleich des Online Abzugs fehlen einige Features. Weder lassen sich die Buchungen Splitten, noch lassen sich digitale Belege einfügen. Es wäre schön, wenn diese Features auch beim Buchen der Onlinekontoauszüge zur Verfügung steht, denn wo wenn nicht hier fallen überdurchschnittlich viele digitale Belege an.

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Felix,

      danke für den Kommentar. Die Anforderung verstehe ich jedoch nicht. Der Abgleich des Kontoauszuges erfolgt ja mit offenen Posten/bestehenden Buchungen im buchhalter. Heisst, der Splitt ist doch in der dortigen Buchungen bereits vorhanden bzw. sollte in selbiger vorhanden sein. Gleiches gilt für die Belege. Diese kann man bereits der bestehenden Buchung hinzufügen. Das geht auch nachträglich, siehe Video in obigem Beitrag.

      Wenn das bei Dir nicht geht, bitte mit dem Thema in die Community (http://lex-forum.net) wechseln, da es hierzu in den Kommentaren bei einem umfassenderen Austausch schnell zu unübersichtlich wird.

      Vielen Dank.


  • Hallo Steve,
    ich finde diese neue Funktion sehr interessant. Glaube, dass nicht viele meiner Kunden in der Lage sind, ihre Belege einzuscannen, die liefern doch lieber die Belege im Papierformat. Dennoch könnte ich mir vorstellen, dass in einigen Jahren das Thema interessanter werden wird.
    Wobei ich denke, dass es nur Sinn macht bei einer Offenen-Posten-Buchhaltung? Die Belege direkt in die Bank zu buchen, stelle ich mir schwierig vor.
    Grüße, Sabine

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Sabine,

      die Thematik digitale Belege ist ja noch recht frisch in den Programmen und bereits jetzt gibt es die unterschiedlichsten Ansätze, wie Nutzer:innen diese Funktion einsetzen. Manche nur für Anlagegüter, andere vollständig für jede Buchung. Es gibt ja aktuell keine Vorgabe, wie genau das zu nutzen ist. :)


  • Ich nutzt auch die Funktion der digitalen Beleg. Wenn ich aber die Buchung im Journal aufrufe, wie kann ich mir dann den Beleg dazu wieder anzeigen lassen??

    Antworten

    1. ahhh, über die rechte Maustauste -> Beleg


  • Wir sind gerade dabei unsere Belege zu digitalisieren. Wir sind gerade an der Problematik, dass wir im Zahlungsverkehr die digitalen Belege nicht anzeigen lassen können, welche wir zum Abgleich der hinterlegten Bankverbindung benötigen (Änderungen der Bankverbindung oder Verkauf von Forderungen werden oft nur über die Rechnungsbelege gemeldet). Wie kann man dies am einfachsten lösen.
    Vielen Dank für die Rückantwort
    Annette Schell

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Annette,

      danke für deinen Kommentar.

      Mir fällt da keine wirkliche Lösung ein. Wie habt Ihr es denn bisher gelöst, bevor es die Option für die digitalen Belege gab?

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