Vor einigen Jahren hatte ich hier im Blog einmal einen Artikel zur Optimierung der Lexware Datensicherung geschrieben. Es ging um die automatischen PDF-Belege bei Auftragsdruck bzw. E-Mail Versand von Aufträgen aus Lexware heraus.

LXArchiv

Ich persönlich finde diese Option nur bedingt sinnvoll, dies hatte ich damals bereits geschrieben und daran hat sich bis dato nicht viel verändert. Aber ich bin ja schliesslich nicht der Nabel der Welt, ergo könnt Ihr dies natürlich total anders sehen.

Ein Vorteil dieser automatisch erzeugten PDFs ist, dass hierüber auch Änderungen an den Aufträgen protokolliert werden. Also beim ersten Druck (oder Mailversand) wird ein PDF erzeugt. Wird am Beleg etwas geändert und erneut gedruckt (oder per Mail versandt), wird auch dies als PDF abgelegt und so lassen sich Änderungen nachvollziehen.

Ein Nachteil, welchen ich damals auch genannt hatte war, dass die erzeugten Belegnamen nicht wirklich aussagekräftig sind. Es lässt sich auch weiterhin aus dem Dateinamen kein Rückschluss auf die Belegart oder die Belegnummer ziehen. Weiterhin “belastet” diese automatische Erzeugung auch die Datensicherung, was der eigentliche Auslöser meines damaligen Artikels war.

Archivierung und eindeutige Dateibezeichnung

Seit einiger Zeit gibt es nun ein externes Tool, welches sich um diese beiden Nachteile “kümmert”. LXArchiv nimmt sich die automatisch erzeugten Belege und archiviert diese in einem von Euch gewünschten Verzeichnis, welches idealerweise ausserhalb des Lexware Datenverzeichnisses liegt und damit nicht mehr die Datensicherung “belastet”.

Weiterhin erzeugt LXArchiv eine strukturierte Ablage, heisst: die Belege werden nach Jahr und Auftragsart abgespeichert und zudem bekommen sie einen neuen Dateiname mit Bezeichnung der Auftragsart, Auftragsnummer sowie dem Auftragsdatum. Damit kann man direkt erkennen, um welchen Beleg es sich handelt und zudem kann man auch direkt danach suchen.

strukturierte Ablage LXArchiv

Natürlich kann dies auch für evtl. mehrere vorhandene Mandanten im gleichen Datenstamm genutzt werden. Hierbei ist für jeden Mandant ein Profil in LXArchiv zu hinterlegen.

Um die Archivierung automatisch durchführen zu lassen, ist LXArchiv über den Windows Taskplaner zu einem gewählten Zeitplan gestartet werden. Dies ist alles auch in der mitgelieferten Anleitung nachzulesen.

GoBD-konform und verschlüsselt

Nach Aussage des Entwicklers sind die via LXArchiv erzeugten Belege GoBD-konform und zudem mit 128bit (AES) verschlüsselt. Die PDFs können weiterhin ganz normal eingesehen, gedruckt oder auch versandt, jedoch nicht mehr verändert werden, was bei den “originalen” aus der automatischen Ablage durch das Lexware Programm, noch möglich wäre.

“Nachteile” bei Nutzung von LXArchiv

Wenn Ihr LXArchiv einsetzen wollt, so werden die oben von mir erwähnten (aus meiner Sicht) Nachteile behoben. Dennoch sollte man beachten, dass mit Nutzung von LXArchiv neben den aufgezeigten Vorteilen auch – je nach Sichtweise der AnwenderInnen – auch “Nachteile” entstehen.

Einerseits nutzt LXArchiv immer die letzte Version der Datei. Es wird also keine Versionierung in LXArchiv abgebildet. Inwieweit dies als Nachteil gewertet werden kann, muss jede_r selbst für sich entscheiden. Weiterhin kann bei Nutzung von LXArchiv kein Zugriff mehr auf die Dokumente direkt im Lexware Programm erfolgen.

Wie wird LXArchiv in mein Lexware Programm integriert?

LXArchiv ist ein externes Tool, welches auf einem PC mit Lexware-Client im Netzwerk installiert wird.

Mit welchen Lexware Versionen ist LXArchiv kompatibel?

  • Lexware financial office pro
  • Lexware financial office premium
  • Lexware financial office premium handwerk
  • Lexware warenwirtschaft pro
  • Lexware warenwirtschaft premium
  • Lexware handwerk premium
  • Lexware handwerk plus
  • Lexware büroservice komplett (Einzelplatz- und Netzwerkversion)
  • Lexware neue steuerkanzlei
  • Lexware business Plus
  • Lexware business Pro

jeweils in Version von 2013 bis 2016

Seitens dem Entwickler wurde faktisch nur financial office pro und financial office premium mit LXArchiv getestet. Grundlegend sollte es auch mit den anderen hier aufgeführten pro/premium Version funktionieren. Zur Sicherheit nutzt vorab die Demo-Version um zu testen, ob es mit Eurem Programm kompatibel ist.

Welche Systemvoraussetzungen sind notwendig?

Als Systemvoraussetzungen gilt: Windows 7 oder höher für den Client-PC. Für den Server: Windows Server 2008 oder höher. Weiterhin ist eine Internetverbindung zum Nachladen diverser Programmteile beim ersten Start notwendig.

Was kostet LXArchiv?

Etwas weiter unten findest Du den Link für LXArchiv. Du kannst dort eine Demo-Version herunterladen und diese mit eingeschränktem Funktionsumfang bequem kostenfrei testen. 

Wenn Dich LXArchiv überzeugt und es weiter genutzt werden soll, ist ein Lizenzkey notwendig, welcher die Vollversion aktiviert. Der Lizenzkey kostet 69,00 EUR netto (zzgl. USt 19% in Höhe von 13,11 EUR = 82,11 EUR brutto). 

Mit der Vollversion, also dem Erwerb des Lizenzkeys, kann LXArchiv vollumfänglich genutzt werden. Die Umstellung der Demo- auf die Vollversion ist in wenigen Sekunden gemacht.

Mit einer neuen Programmversion ist, nach Angaben des Entwicklers, in der Regel auch ein Update bzw. Verlängerung der Lizenz für LXArchiv notwendig. Die Aktualisierung/Lizenzverlängerung liegt preislich ebenfalls bei 69,00 EUR netto (zzgl. USt 19% in Höhe von 13,11 EUR = 82,11 EUR brutto).

Wo bzw. wie kann ich LXArchiv bestellen?

Die Bestellung kann direkt beim Entwickler erfolgen. Über den nachstehenden Link kannst Du u.a. die Demoversion herunterladen und bei Gefallen die Bestellung der Volllizenz ebenfalls direkt über die verlinkte Seite durchführen.

kostenfreie Demoversion + Download

Nachstehend der Link zum Download der Demoversion oder Vollversion von LXArchiv:

Download Demoversion

Dein Feedback

Du hast Fragen zum Programm? Vermisst Funktionen oder Einstellungsmöglichkeiten? Für Dein Feedback steht Dir die Kommentarfunktion zur Verfügung. Für Anfragen zu individuellen Tools oder Anpassungen an bestehenden Tools nutze bitte das Kontaktformular mit Betreff “Angebotsanfrage Lexware Tools“.


Transparenz: bei Bestellung des Tools über den obigen Link erhält lex-blog.de eine Provision

 


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geschrieben von Steve Rückwardt
Ich bin Steve, Gründer und "Hausmeister" von lex-blog.de. Mit dem Blog möchte ich AnwenderInnen bei ihrer Arbeit mit den Produkten weiterhelfen. Neben dem Blog bin ich auch viel in Foren und sozialen Netzwerken unterwegs. mehr über mich


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