Im Zuge der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgen diverse Meldungen an die Krankenkassen. Die Kassen  wiederum bestätigen selbige durch Verarbeitungsprotokolle, welche die Rückinfo liefern, ob alles erfolgreich eingegangen ist oder eben nicht.

Wenn mit dakota aus Lexware heraus versendet, musste man immer wieder die Verarbeitungsprotokolle manuell abholen. Ihr kennt es evtl., dass Euch seitens einer Annahmestelle einer Krankenkasse eine E-Mail ins Postfach flatterte, welche informierte, dass da noch etwas abzuholen sei.

Pflicht zur Abholung

Mit dem SGB-IV Änderungsgesetz sind ab 01.01.2016 alle Arbeitgeber verpflichtet, regelmässig Meldungen von den Kommunikationsservern der Kassen abzuholen. In §96 heisst es in Absatz 2 konkret:

(2) Der Arbeitgeber hat Meldungen der Sozialversicherungsträger oder anderer öffentlicher Stellen nach diesem Gesetzbuch mindestens einmal wöchentlich von den Kommunikationsservern abzurufen und zu verarbeiten. Der Abruf ist durch den Arbeitgeber zu quittieren. Mit dem Empfang gelten die Meldungen als dem Arbeitgeber zugegangen. 30 Tage nach Eingang der Quittung sind diese Meldungen durch den Sozialversicherungsträger oder die andere öffentliche Stelle zu löschen. Erfolgt keine Quittierung, werden Meldungen 30 Tage nach der Bereitstellung zum Abruf gelöscht. Satz 1 gilt nicht für Arbeitgeber, die Meldungen nach § 28a Absatz 6a und 7 abgeben. Diese erhalten die Meldungen von den Sozialversicherungsträgern in schriftlicher Form übermittelt. Das Nähere zum Abrufverfahren wird in Gemeinsamen Grundsätzen entsprechend § 28b Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 geregelt.

Quelle: Gesetze im Internet

Hieraus geht hervor, dass Ihr als Arbeitgeber verpflichtet seid, einmal wöchentlich zu prüfen, ob es Meldungen gibt. Da laut dem Wortlaut nicht nur Verarbeitungsprotokolle gemeint sind, sondern auch anderweitige Meldungen erfolgen können, gibt es auch nicht die „Ausrede“, dass Ihr die Verarbeitungsprotokolle bereits alle abgeholt habt. Die Prüfung ist also unumgänglich.

In der Praxis ist dies vermutlich gar nicht umsetzbar, da man im täglichen Trott derartige Dinge auch mal schnell vergisst und zudem ist es ja auch recht nervig, wenn wir mal ehrlich sind.

Abruf durch Lexware Kommunikationsserver

Um diesen verpflichtenden Abruf sicherzustellen, wird in Lexware dieser automatisch im Hintergrund stattfinden. Hierfür läuft die Anwendung „Lexware Kommunikationsserver“ auf dem jeweiligen PC und prüft, nach Angaben von Lexware, 90 Minuten nach dem Rechnerstart bzw. nach BenutzerInnenanmeldung, ob es neue Daten gibt, welche zur Abholung bereit stehen.

Gibt es neue Daten zur Abholung, werden diese automatisch abgerufen, dabei muss lohn+gehalt nicht gestartet sein. Nach Abholung der Daten erfolgt eine Meldung wie im nachstehenden Bild dargestellt, so dass Ihr über diesen Umstand entsprechend informiert seid.

Selbst wenn man diese Meldung evtl. nicht mitbekommt oder wegklickt, ist das nicht dramatisch. Denn bis auf diese automatische Abholung hat sich der weitere Ablauf zum bisherigen nicht verändert. Sobald Ihr nun Euer lohn+gehalt öffnet, wird Euch angezeigt, dass es neue Meldungen/Rückmeldungen gibt und diese Daten können wie gewohnt in der Antwortzentrale unter dakota Verarbeitungsprotokolle bzw. zu übernehmende Stammdaten angesehen und ggf. weiter verarbeitet werden.

Mit Öffnen des Programmes erfolgt dann auch erst die Quittierung der Abholung. Somit ist sichergestellt, dass Ihr von den neuen Daten auch Kenntnis erlangt habt und nicht einfach so quittiert wird, wenn die Abholung erfolgt ist.

Die Möglichkeit der manuellen Abholung bleibt unbenommen. Diese steht wie gewohnt auf der Startseite über den Button Datenversand und Protokollabholung wie auch über Extras – dakota – Abholen vom Kommunikationsserver zur Verfügung.

Quelle: Lexware Screenshots: lex-blog.de, Lexware