In meiner Info zum Service-Pack Juli 2015 hatte ich verschiedene Änderungen und Neuerungen aufgeführt. Die Funktion Notizen und Belege für den Lexware buchhalter habe ich hier bereits etwas genauer erläutert.

Buchungsjahre deaktivieren

Eine weitere Funktion, welche mit dem erwähnten Service-Pack eingeführt wurde, war Buchungsjahre deaktivieren. AnwenderInnen, welche Lexware buchhalter schon etwas länger nutzen, treten immer wieder mit der Frage an mich heran bzw. stellen selbige in Foren, wie man denn “alte” Buchungsjahre löschen könne. Ist der Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist abgelaufen, werden diese Buchungsjahre in der Regel nicht mehr benötigt.

Warum stören die Buchungsjahre?

Nun fragt sich manche_r vielleicht, was an den “alten” Jahren denn so störend ist. Eigentlich nichts. Abhängig von der Anzahl der Buchungen benötigen die Daten natürlich Speicherplatz, aber in einer Zeit in der 250GB oder mehr Speicherplatz in einem PC Standard sind, spielen ein paar Buchungsjahre keine besonders grosse Rolle.

Habt Ihr aber sehr viele Buchungen, dazu vielleicht noch etliche Mandanten im Programm, sammelt sich da schon einiges an Daten an und dies wirkt sich weniger auf den Speicherplatz Eurer Festplatte aus, als auf die Performance, also die Leistungsfähigkeit und Arbeitsgeschwindigkeit Eures Programmes. Auch die Dauer der Datensicherung verlängert sich ggf., da natürlich diese Jahre weiterhin mitgesichert werden müssen.

Es ist daher durchaus verständlich, dass Anwender, gerade wenn im Auftrag von Kunden die Buchhaltung erledigt wird, nicht mehr benötigte Daten aus dem Programm haben wollen.

Deaktivieren – nicht löschen?

Die neue Funktion Deaktivieren von Buchungsjahren ist leider nicht ganz das, was sich viele der beschriebenen AnwenderInnen wünschen. Aber es ist ein erster Schritt – wenn auch ein sehr sehr kleiner. 

Mit der neuen Funktion können Buchungsjahre zwar nicht gelöscht, aber deaktiviert werden. Was genau bedeutet das? Im Lexware buchhalter unter Verwaltung – Konfigurationsassistent bekommt Ihr nach Installation des Service-Pack Juli 2015 nachstehende Ansicht:

Buchungsjahre deaktivieren

Setzt Ihr den Haken bei “Wählen sie das erste sichtbare Buchungsjahr” wird das Dropdown-Feld darunter aktiv. Wie rechts beschrieben wählt Ihr hier das Jahr aus, welches als ältestes Buchungsjahr zukünftig angezeigt werden soll.

Sah Eure Liste bisher also z.B. so aus

Liste Buchungsjahre

dann würde selbige nach der Einstellung im Konfugurationsassistenten auf das Jahr 2006 dann so aussehen:

Liste Buchungsjahre

Die Jahre 2003, 2004 und 2005 sind in diesem Beispiel also nicht mehr zu sehen.

Was bringt das denn nun konkret?

Eine gute Frage – was genau bringt das denn? Die Erleichterung hinsichtlich Datenmenge, Performance etc. wird hierbei eher wenig beeinflusst. Aber wenn bereits etliche Jahre mit dem Programm gearbeitet wird, dann kann man darüber nun zumindest die Ansicht etwas optimieren und für sich selbst nur noch das anzeigen lassen, was tatsächlich relevant ist. Damit wird dann auch ein versehentlicher Klick auf eines der älteren Buchungsjahre vermieden, da diese gar nicht mehr in der Liste auftauchen.

Natürlich kann über den Konfigurationsassistenten die Anzeige auch wieder verändert bzw. gänzlich deaktiviert werden.

Ob und wann denn endlich eine entsprechende Löschfunktion kommen wird kann ich aktuell leider nicht sagen. Der Wunsch ist in Freiburg bekannt. Warten wir hier also ab. Die Deaktivierung hilft aber evtl. doch schon einigen NutzerInnen weiter.

Die Änderung steht nach Installation des Service-Pack Juli 2015 im Programm zur Verfügung. Die Funktion wird in buchhalter standard und plus wie auch für buchhalter pro und buchhalter premium angeboten.

Wenn es noch Fragen zu dieser Option geben sollte, steht Euch das Forum hierfür gern zur Verfügung.



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geschrieben von Steve Rückwardt
Ich bin Steve, Gründer und "Hausmeister" von lex-blog.de. Mit dem Blog möchte ich AnwenderInnen bei ihrer Arbeit mit den Produkten weiterhelfen. Neben dem Blog bin ich auch viel in Foren und sozialen Netzwerken unterwegs. mehr über mich


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