Im geschäftlichen Alltag entstehen jede Menge Unterlagen wie Lieferscheine, Rechnungen, Quittungen etc. Alles was steuerrechtlich relevant ist, muss in Deutschland für eine gewisse Frist aufbewahrt und für etwaige Prüfungen vorgehalten werden.

Paragraphen

Die Aufbewahrungsfristen werden in §257 HGB geregelt und betragen 6 bzw. 10 Jahre. Das kann auch schon bei kleinen Unternehmen Regale oder Schränke voll mit Dokumenten und Ordnern bedeuten. Viele Dinge werden heute jedoch immer mehr digitalisiert und dies wird in Zukunft ziemlich sicher weiterhin zunehmen.

Wie ist nun mit Dokumenten, Büchern, Unterlagen etc. aus dem betrieblichen Ablauf umzugehen, wenn diese teilweise oder gar vollständig digital vorliegen? Hierfür gelten die Grundsätze ordnungmässiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD).

Das 37seitige Dokument, welches Ihr nachstehend als PDF zum Download findet, umfasst die 13 Hauptbereiche

  • Allgemeines
  • Verantwortlichkeit
  • allgemeine Anforderungen
  • Belegwesen (Belegfunktion)
  • Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung
  • Internes Kontrollsystem (IKS)
  • Datensicherheit
  • Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
  • Aufbewahrung
  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Datenzugriff
  • Zertifizierung und Software-Testate
  • Anwendungsregelung

Dieses Dokument und die dort hinterlegten Grundsätze sollte sich jede_r UnternehmerIn durchlesen und mit den eigenen betrieblichen Abläufen und Gegebenheiten vergleichen. Ich bin sicher, Ihr findet Dinge, die Ihr so bisher noch nicht wusstet oder evtl. auch unterschätzt habt.

  GoBD (DOK 2014/0353090) (233,7 KiB, 245 hits)

Gerade in der digitalen Welt sind die Wandlungen im Verhältnis recht schnell und die Systeme und Möglichkeiten entwickeln sich rasant. In diesem Zusammenhang wirken Zeiträume wie 6 oder 10 Jahre ewig lang. Einige der Vorgaben sind in der Praxis aufgrund der Schnelligkeit der technischen Entwicklungen auch teils unpraktisch, bedenkt man z.B. den Wechsel einer Software und der Pflicht die mit ihr erstellten Daten in der erstellten Form entsprechend aufzubewahren.

Dennoch bringt die neue Technologie auch Vorteile, da bisherige Berge von Papier und Schränke voll Ordner z.B. auf viel handlichere und weniger raumfüllende Datenträger komprimierbar und auch viel schneller und effizienter durchsuchbar sind.

Alles in allem sind es aber Grundsätze, an die wir uns im geschäftlichen Bereich halten müssen, egal ob manche davon Sinn machen oder eben nicht.



Teile den Artikel in Deinen Netzwerken:
Twitter Facebook Google+ XING Flattr
geschrieben von Steve Rückwardt
Ich bin Steve, Gründer und "Hausmeister" von lex-blog.de. Mit dem Blog möchte ich AnwenderInnen bei ihrer Arbeit mit den Produkten weiterhelfen. Neben dem Blog bin ich auch viel in Foren und sozialen Netzwerken unterwegs. mehr über mich


Dieses Blog unterstützen

Wunschzettel oder weitere Infos über diesen Link

Flattr this

Kommentare 4


  • nettes stichwort, aber was dann ? hilfreich wäre das aufzeichnungen von bezahlbaren LÖSUNGEN des angeschnittenen Problems…….

    Antworten
    1. Steve Rückwardt

      Hallo Peter,

      was genau möchtest Du mir sagen?


    2. zuerst einmal, schade das es keine änderungsfunktion von beiträgen gibt, ich hätte das sonst noch in …”das aufzeigen”…. geändert , im ersten post.

      mich würde interessieren was es für bezahlbare möglichkeiten (software) gibt um den, bekannten, anforderungen des FA nach kommen zu können. das problem als solches ist ja nichts neues……. (zumindest sollte es das für selbständige nicht sein)…

      oder wie trennt man sinnvoll private mails von geschäftlichen ? nur mit verschiedenen accounts ist das am ende doch sinnlos da sich ja auch das “gegenüber” daran halten müsste, was bei kommunikation mit menschen aus den usa oder china doch schwierig ist….

      mfg p.

    3. Steve Rückwardt

      Hallo Peter,

      mir ging es bei dem Artikel grundlegend um die Info zum Thema allgemein und der Veröffentlichung des aktuellen Dokumentes. Dies allein ist aus meiner Sicht schon wichtig.

      Einzelne Lösungen aufzuzeigen wäre ein nächster Schritt, da hast Du Recht. Ob und wie ich dies angehe muss ich schauen. Letztlich ist das auch Frage von Zeit und Resourcen. Aber ich setze ich gern mit auf meine ToDo.

      Zu Deinem Thema mit den privaten/geschäftlichen E-Mails: natürlich sind 2 Accounts hier schon mal ein erster und wichtiger Schritt. Wenn ich meinen geschäftlichen Kontakten nur meine geschäftliche E-Mail Adresse gebe, wie sollten die mir dann an meine private schreiben? Und sollte doch mal eine private Mail in einer geschäftlichen Mailbox landen, kann man diese ja weiterleiten an die private und dann in der geschäftlichen wieder löschen.

      Wie in vielen Dingen ist hier meiner Ansicht nach auch Dialog ein Weg. Wenn sich jmd. partou nicht an eine solch gewünschte Trennung hält, sollte man diese Person darauf hinweisen.

Diesen Beitrag kommentieren

Bitte beachte die hier geltenden > Kommentarregeln <. Synonyme oder Fantasienamen sind nicht erwünscht. Kommentare, welche nicht den Kommentarregeln entsprechen werden nicht freigegeben. Es ist mindestens der Vorname anzugeben. Ich möchte Euch als Leser gern direkt ansprechen können. :) Vielen Dank!

>>>>> Für Supportfragen bitte das > Forum < nutzen.<<<<<

Back to top
banner