Seit geraumer Zeit werden in den Lexware lohn+gehalt Programmen die Verarbeitungsprotokolle direkt über das Programm abgeholt und gespeichert. Immer wieder gibt es Unklarheiten, ab wann die Protokolle zur Verfügung stehen und was zu tun ist, wenn es hier Meldungen wie “Protokoll liegt nicht vor” gibt.

Protokolle lohn+gehalt

Wann stehen die Protokolle bereit?

Wenn Ihr die Meldungen über dakota erfolgreich versandt habt, stehen die Protokolle in der Regel nach 5 Werktagen auf den Kommunikationsserver der entsprechenden Annahmestellen zur Verfügung. Abhängig von der Art der Meldung sowie der Anzahl, der von den Annahmestellen zu verarbeitenden Protokolle, kann diese Zeitangabe auch etwas abweichen.

Wurden die Protokolle durch Lexware lohn+gehalt abgeholt und quittiert, stehen sie in der Antwortzentrale zur Verfügung. Die Quittierung, also die Bestätigung der Abholung, erfolgt direkt durch Lexware lohn+gehalt. Ihr selbst müsst hierbei nichts unternehmen.

Protokoll liegt noch nicht vor – und nun?

Bei Abrufversuchen der Protokolle kann es zu der Meldungen kommen, dass die Protokolle noch nicht vorliegen. Ist dies bei Euch der Fall, gilt es zunächst zu prüfen, ob denn seit Versand der Meldungen, die oben aufgeführte Frist bereits erreicht wurde. Wie erwähnt, so kann dieser Zeitraum durchaus variieren, so dass Ihr, im Fall des Falles, hier auch ein paar Tage oben auf rechnen könnt. Versucht die Abholung daher ein einige Tage später einfach nochmals.



Fehlermeldung / Lexware Ausnahmebehandlung

Erhaltet Ihr beim Abrufversuch der Protokolle eine Fehlermeldung in einem Fenster mit der Bezeichnung “Lexware Ausnahmebehandlung” (siehe Bild), ist die Ursache in der Regel die, dass keine Verbindung zum jeweiligen Kommunikationsserver hergestellt werden konnte.

Lexware Servicereport Ausnahmebehandlung
Quelle: Screenshot Lexware

Die im Bild aufgezeigte Fehlernummer ist nur beispielhaft und kann je nach Fall unterschiedlich sein. Hier hilft in vielen Fällen der Aufruf der Lexware Support-Seite support.lexware.de. Ihr wählt das von Euch genutzte Programm sowie die derzeitig genutzte Version und könnt dann den Fehlercode über die Suche eingeben. Wie die Support-Seite funktioniert, habe ich hier bereits ausführlich incl. Video beschrieben.

Erneute Abholung nach Rücksicherung?

Zu berücksichtigen ist hier auch ein Umstand, welcher oft nicht bedacht wird. Wenn Ihr die Protokolle korrekt habt abrufen können und dann irgendwann auf eine Sicherung vor dieser Abholung rücksichert, ist natürlich der Status vor der Abholung wieder hergestellt. Eine erneute Abholung ist nicht möglich, da die Protokolle auf dem Server der jeweiligen Annahmestelle als abgeholt quittiert sind.

Verarbeitungsprotokolle nicht abgeholt – und nun?

Verarbeitungsprotokolle müssen innerhalb einer bestimmten Frist von den Server der Annahmestellen abgeholt werden. Was passiert, wenn Ihr die Protokolle nun aber gar nicht abholt bzw. nicht abholen könnt? Ungefähr 7-10 Tage nach Bereitstellung der Verarbeitungsprotokolle auf ihren Servern, versenden die meisten Annahmestellen Erinnerungsmails. In diesen werdet Ihr aufgefordert, die Protokolle abzuholen und die Abholung zu quittieren – letzteres macht das Programm bei erfolgreicher Abholung, wie erwähnt, automatisch.

Spätestens jetzt solltet Ihr die Abholung nochmals versuchen. Klappt es auch dann nicht oder die Meldung wird übersehen bzw. ignoriert, erfolgt nach spätestens 40 Tagen die Zustellung der Protokolle per Post. Dies nennt sich dann Ersatzverfahren und sollte, wie der Name schon erahnen lässt, nicht die Regel sein. Die Postzustellung erfolgt zudem nur für die Protokolle, welchen einen negativen Vermerk haben. Protokolle mit einem positiven Vermerk werden nicht auf dem Postweg übermittelt. 

Die Frist, bis wann die Protokolle spätestens auf elektronischem Wege abgeholt werden müssen, ist abhängig von der Annahmestelle wie auch dem genutzten Meldeverfahren. Das Abwarten auf die postalische Zustellung bei etwaigem negativen Verarbeitungsergebnis sollte in keinem Fall als Standardablauf angesehen werden.

Aktualität überprüfen

Wenn die Protokolle bei Euch trotz mehrfacher Versuche an unterschiedlichen Tagen zu unterschiedlichen Uhrzeiten nicht abrufbar sind, so prüft bitte, ob die Annahmestellen aktuell sind. Wie Ihr diese aktualisiert habe ich vor längerem bereits in einem anderen Artikel erläutert. Weiterhin sollte natürlich das genutzte Zertifikat noch aktuell bzw. gültig sein.



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geschrieben von Steve Rückwardt
Ich bin Steve, Gründer und "Hausmeister" von lex-blog.de. Mit dem Blog möchte ich AnwenderInnen bei ihrer Arbeit mit den Produkten weiterhelfen. Neben dem Blog bin ich auch viel in Foren und sozialen Netzwerken unterwegs. mehr über mich


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