Eigentlich ist es nicht neu. Ich hatte bereits mehrfach hier im Blog zu den Änderungen hinsichtlich elektronischer Rechnungen geschrieben (hier, hier und hier z.B.).

Paragraph / Gesetz

Mit Datum vom 02.07.2012 hat das Bundesfinanzministerium nun ein – unten zum Download stehendes – Schreiben veröffentlicht. In selbigem werden noch einmal die entsprechenden Änderungen aufgeführt.

Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen nach § 14 Absatz 1 UStG n. F. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rech-nung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können. § 14 Absatz 3 Nummer 1 und 2 UStG n. F. nennt deshalb die qualifizierte elektro-nische Signatur oder die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz und den elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABl. EG 1994 L 338 Seite 98) nur noch als Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung gewährleisten. Dies entspricht Artikel 233 Absatz 2 MwStSystRL in der Fassung der Richtlinie 2010/45/EU des Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften vom 13. Juli 2010, a.a.O.



Auch wird der Punkt mit dem “internen Kontrollverfahren” nochmals erläutert:

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Absatz 1 UStG n. F. dient nicht dazu, die materiell-rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG zu überprüfen. Ebenso wenig soll die inhaltliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnung hinsichtlich der nach §§ 14 Absatz 4, 14a UStG erforderlichen Angaben gewährleistet werden. Mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden. Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beein-trächtigenden Fehler vorgekommen sind. D. h. die Rechnung wurde weder ge- noch verfälscht oder auf andere Weise verändert; die Rechnung entspricht der erbrachten Leistung. Die Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren haben sich an dieser Zielrichtung zu orientieren.

In der Praxis werden sich die Durchführung des Kontrollverfahrens und die Prüfung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs in Teilen überschneiden. Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.

Unter innerbetrieblichen Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Absatz 1 UStG n. F. sind Verfahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer ist in der Wahl des Verfahrens frei. Er wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob:

  • die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
  • der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat,
  • die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches,

um zu gewährleisten, dass er tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung er auch verpflichtet ist.

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt die Anforderungen des § 14 Absatz 1 UStG n. F., wenn es einen verlässlichen Prüfpfad gibt, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Dies kann im Rah-men eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens erfolgen, aber z. B. auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungs-beleg). Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren unterliegt keiner gesonderten Dokumentationspflicht. Allerdings ist der Steuerpflichtige nach wie vor verpflichtet, die Voraussetzungen des geltend gemachten Vorsteuerabzugs nachzuweisen.

Ehrlich gesagt: ziemlich viel nichts sagens BlaBla. Es gibt also keine konkreten Vorgaben, wie dieses interne Kontrollverfahren auszusehen hat. Letztlich reicht es aus, wenn der Empfänger eingehende Belege prüft, muss dieses Prüfpfad aber nicht dokumentieren, im Zweifel aber dennoch nachweisen das alles korrekt ist. Unterm Strich also nicht anders wie auch bei der Papierrechnung. Es kommt bei der elektronischen Rechnung eben der Aspekt dazu, dass auf dem Weg der Übermittlung, der Beleg verändert werden könnte. Wirklich ausschliessen kann man dies jedoch bei Papierbelegen auch nicht.

Wird ein Versand mit Signatur (wie es z.B. in den Lexware faktura+auftrag bzw. warenwirtschaft Produkten integriert ist) oder via EDI durchgeführt, gilt bei unversehrter Signatur die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes als gewährleistet.

Aufbewahrung der Belege im Original

Im Schreiben wird auch nocheinmal auf den Aspekt der Speicherung hingewiesen. Elektronische (steuerrechtlich relevante) Belege müssen, ebenso wie vergleichbare Papierbelege, 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung hat im Original zu erfolgen. Bei elektronischen Belegen gilt der Ausdruck nicht (!) als Original sondern als Kopie.

Papier- und elektronische Rechnungen sind nach § 14b UStG zehn Jahre aufzubewahren. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden (§ 14b Absatz 1 Satz 2 UStG n. F.).

Die Vorschriften der Abgabenordnung (insbesondere §§ 146, 147, 200 AO), die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme – GoBS –“ (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7. November 1995, BStBl I Seite 738) sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) bleiben unberührt.

Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 Satz 2 UStG voraus, dass der Unternehmer eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Dass der Unternehmer hinsichtlich der Rechnung auch die Anforderungen an die Aufbewahrung nach § 14b UStG, §147 AO einschließlich GoBS und GDPdU erfüllt, ist danach nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Verletzt der Unternehmer seine Aufbewahrungs-pflichten nach § 14b UStG, kann dies als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 26a Absatz 1 Nummer 2 UStG geahndet werden. Der Anspruch auf Vorsteuerabzug nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG bleibt hiervon zwar unberührt, der Unternehmer trägt nach allgemeinen Grundsätzen jedoch die objektive Feststellungslast für alle Tatsachen, die den Anspruch begründen. Sind Unterlagen für den Vorsteuerabzug unvollständig oder nicht vorhanden, kann der Unternehmer den Nachweis, dass er eine ordnungsgemäße Rechnung besaß, mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln führen (vgl. Abschnitt 15.11 Absatz 1 Satz 2 UStAE). Im Übrigen kann das Finanzamt die abziehbare Vorsteuer unter bestimmten Voraussetzungen schätzen oder aus Billigkeitsgründen ganz oder teilweise anerkennen, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen (vgl. Abschnitt 15.11 Absatz 5 ff UStAE).

Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag nach § 14c Absatz 1 UStG (vgl. Abschnitt 14c.1 Absatz 4 UStAE). Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische (s. § 14 Absatz 4 UStG) Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden. Besteht eine Rechnung aus mehreren Dokumenten, sind diese Regelungen für die Dokumente in ihrer Gesamtheit anzuwenden.

Auf Grund der Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung ist zur Sicherstellung einer effektiven Umsatzsteuerkontrolle § 27b Absatz 2 UStG ergänzt worden. Mit der Änderung wird geregelt, dass bei den der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalten der Unternehmer dem Amtsträger auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren hat, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden (§ 27b Absatz 2 Satz 2 UStG); es reicht nicht aus, wenn der Unternehmer nur entsprechende Papier-ausdrucke aus dem Datenverarbeitungssystem bereitstellt. Soweit dies für die Feststellung der der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte erforderlich ist, hat der die Um-satzsteuer-Nachschau durchführende Amtsträger das Recht, hierfür die eingesetzten Daten-verarbeitungssysteme zu nutzen.

Eventuell helfen die Ausführungen ja noch dem ein oder anderen Anwender zum Verständnis des Sachverhaltes. Das vollständige Schreiben mit den enstprechenden Änderungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses gibt es nachstehend zum Download:

  Schreiben BMZ 02.07.2012 zum StVereinfG (72,0 KiB, 584 hits)

Wirksamkeit der Änderungen

Wichtig ist auch zu erwähnen, dass diese Änderungen rückwirkend zum 01.07.2011 gelten. Belege, welche vor diesem Datum ausgestellt wurden sind noch nach altem (!) Recht zu behandeln.

Die unter Abschnitt I Nr. 1 bis 8 dargestellten Änderungen bzw. Ergänzungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses sind nach Artikel 18 Absatz 3 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 1. November 2011 (BGBl. I Seite 2131) ab dem 1. Juli 2011 anzuwenden und gelten für alle Rechnungen über Umsätze, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt worden sind (§ 27 Absatz 18 UStG).

Wird eine elektronische Rechnung über einen Umsatz, der vor dem 1. Juli 2011 ausgeführt und abgerechnet worden ist (vgl. § 27 Absatz 18 UStG), nach dem 30. Juni 2011 berichtigt, wird es nicht beanstandet, wenn für die Berichtigung der Rechnung die ab dem 1. Juli 2011 geltende gesetzliche Regelung des § 14 UStG zu Grunde gelegt wird.

Fazit

Dieses Gesetzeszeug ist nicht immer leicht zu verdauen, aber manchmal gar nicht so kompliziert wie man denkt. ;) Man muss eben nur hier und da auf ein paar Kleinigkeiten achten – z.B. Belege gut aufzubewahren, auch wenn diese in elektronischer Form zugestellt wurden. Mit den gängigen E-Mail Programmen lässt sich dies jedoch recht einfach bewerkstelligen.

Legen Sie sich am Besten einen Ordner je Kreditor an. Wahlweise geht auch ein Sammelordner für elektronische Belege – dies hängt sicherlich auch von der Anzahl der zu erwartenden elektronische Belege ab. Haben Sie den empfangenen Beleg dann für Ihre Buchhaltung ausgedruckt verschieben Sie die E-Mail in diesen Ordner. Somit wissen Sie auch gleich, wo Sie die Belege finden, sofern einmal Bedarf besteht. Ab und an sollte man zur Sicherheit den Datenbestand des PCs noch auf ein externes Medium sichern.

Für den Fall der Fälle – man weiss ja nie… ;)

(via BMF)


Anzeige



Teile den Artikel in Deinen Netzwerken:
Twitter Facebook Google+ XING Flattr
geschrieben von Steve Rückwardt
Ich bin Steve, Gründer und "Hausmeister" von lex-blog.de. Mit dem Blog möchte ich AnwenderInnen bei ihrer Arbeit mit den Produkten weiterhelfen. Neben dem Blog bin ich auch viel in Foren und sozialen Netzwerken unterwegs. mehr über mich


Dieses Blog unterstützen

Wunschzettel oder weitere Infos über diesen Link

Flattr this

Kommentare 1


  • Die Herausvorderung wird im Passus “innerbetriebliches Kontrollverfahren” liegen, weil es ausser viel Blabla (wie sie es auch genannt haben)keine Vorgaben vorhanden sind.

    Antworten

Diesen Beitrag kommentieren

Bitte beachte die hier geltenden > Kommentarregeln <. Synonyme oder Fantasienamen sind nicht erwünscht. Kommentare, welche nicht den Kommentarregeln entsprechen werden nicht freigegeben. Es ist mindestens der Vorname anzugeben. Ich möchte Euch als Leser gern direkt ansprechen können. :) Vielen Dank!

>>>>> Für Supportfragen bitte das > Forum < nutzen.<<<<<

Back to top