Rechnungen machen sicherlich einen nicht unerheblichen Anteil der monatlichen Ausgangspost aus. Einige Unternehmen nutzen aber bereits die Möglichkeit, Rechnungen über Email zu versenden.

rechtliche Vorgaben – Vorsteuerabzug nicht gefährden

In Gesprächen mit Kunden, aber auch mit Lieferanten, stelle ich hierbei jedoch immer wieder unvollständiges Wissen zu den Anforderungen an den rechtssicheren Versand von eRechnungen fest. Viele wandeln Ihre Rechnungen schlicht in eine PDF Datei um und versenden diese per Email. Eine solche Praxis kann jedoch zu Problemen für den Empfänger führen. Denn §14a §14 UStG und §15 UStG schreiben einige Bedingungen vor, welche bei einer Nutzung der elektronischen Rechnungslegung zu beachten sind, um den Vorsteuerabzug zu gewährleisten. Aktuell ist nun in den Medien zu lesen, dass die Anforderungen für den elektronischen Rechnungsversand voraussichtlich gelockert werden sollen. So berichtete heise.de am 02.11.2010, dass das Bundesfinanzministerium die elektronische Signatur für Rechnungen streichen will.


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eRechnungsversand in Lexware-Produkten integriert

Kunden, welche die Lexware faktura+auftrag, faktura+auftrag plus, warenwirtschaft pro oder warenwirtschaft premium sowie handwerk premium einsetzen, müssen sich darüber keine Sorgen machen. Der Rechnungsversand ist hier, bereits seit einigen Jahren, direkt aus den Programmen heraus möglich und die Rechnungen werden mit der erforderlichen qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Ausserdem  erhalten die Anwender zwischen 150 und 500 Freisignaturen, abhängig von der eingesetzten Programmversion. Details hierzu sind unter Produkte hier im Blog abrufbar. Aber auch für Nutzer anderer Software gibt es Möglichkeiten, Rechnungen rechtssicher zu versenden.

Mit dem elektronischen Rechnungsversand können Aufwand und Kosten in vielen Fällen deutlich gesenkt werden. Ausserdem erreichen die Rechnungen so deutlich schneller den Empfänger. Vorteile sind hiermit für beide Seiten realisierbar.

Aufbewahrungsfristen beachten

Ein weiterer Punkt, welcher von vielen unterschätzt wird oder erst gar nicht bekannt ist: die Aufbewahrungsfrist. Natürlich müssen auch elektronisch übermittelte Rechnungen der gesetzlichen Frist entsprechend aufbewahrt werden. Viele machen jedoch den Fehler, die elektronische Rechnung auszudrucken und dann die Email danach zu löschen. Der Ausdruck ist natürlich für die Buchhaltung sinnvoll, entspricht jedoch nicht dem Original sondern lediglich einer Kopie. Die elektronischen Rechnungen müssen elektronisch archiviert, der Frist entsprechend aufbewahrt und stets lesbar vorgehalten werden. Die Aufbewahrungsfristen und -vorschriften werden in §14b UStG geregelt.

Die Aufbewahrung und Archivierung trifft im Übrigen auch allgemein auf steuerlich relevanten Schriftverkehr zu. In §146 AO sind die entsprechenden Regelungen zu finden. Es gilt also, im Unternehmen eine übersichtliche und verständliche Struktur für die Archivierung zu schaffen. Der einfachste Weg ist hierbei sicherlich, im genutzten Emailprogramm eine entsprechende Ordnerstruktur anzulegen.

[Update vom 05.02.2011] Der Gesetzentwurf zum Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde am 04.02.2011 beschlossen und enthält u.a. auch die neuen Regelungen zum elektronischen Rechnungsversand.

Letzte Aktualisierung: 2016-08-01




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geschrieben von Steve Rückwardt
Ich bin Steve, Gründer und "Hausmeister" von lex-blog.de. Mit dem Blog möchte ich AnwenderInnen bei ihrer Arbeit mit den Produkten weiterhelfen. Neben dem Blog bin ich auch viel in Foren und sozialen Netzwerken unterwegs. mehr über mich


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